martes, 27 de diciembre de 2011

Hábitos – Haga algo Importante


Nuestra carga diaria de trabajo puede estar tan repleta de actividades y obligaciones alejadas de nuestras metas que podemos terminar olvidándonos de hacer aquello que realmente importa. Asegúrese al menos de hacer algo de lo que usted considera importante durante el día para poder así disfrutar del placer de haber aprovechado su tiempo.




Sin importar lo atiborrados de trabajo que estemos, siempre queremos mantener nuestro foco en las metas que nos propusimos. Todos sabemos internamente qué actividades son las verdaderamente importantes para alcanzarlas. Sólo debemos asegurarnos de hacerlas.

Es claro que tenemos que ser flexibles, y que tenemos que adaptarnos a las cambiantes circunstancias de nuestro día. Pero no por eso tenemos que olvidarnos de las cosas que hacen que valga la pena lo que hacemos. Es más: es imperioso que no permitamos que eso ocurra. Podemos tener un período en el cual el mundo nos descarrila del objetivo, pero a la primera de cambio debemos volver a la senda correcta. 

En su libro "Las Seis Claves del Exito", Stuart Levine recomienda hacer una cosa importante por día. Me parece un excelente consejo, a pesar de que uno preferiría dedicar enteramente su tiempo a las cosas realmente importantes.

Obviamente para lograr hacer las cosas que realmente importan, es fundamental haberlas identificado primero. Aquí entran en juego la planificación previa y su elemento infaltable: la visión.

El hacer a diario algo importante nos distinguirá, porque no sólo seremos eficientes en cumplir nuestras obligaciones, sino que los resultados comenzarán a llegar más allá de lo esperado. Ahí se nota la verdadera diferencia.

¿Qué cosas son importantes? Bueno, ese es un gran tema en sí mismo pero para empezar importantes son aquellas cosas que nos acercan a nuestros objetivos; esas que nos permiten cumplir nuestros deseos o las metas que tenemos que cumplir. Las personas eficaces no sólo hacen mucho sino que ponen en juego su  pericia e inteligencia para decidir dónde es importante invertir su tiempo y esfuerzo a cada momento.

Si lo que hacemos es realmente importante, tiene que haber agregado valor al tema en cuestión. Tiene que haber sido nuestro toque personal, ese que nos distingue del común de los mortales.



StephenCovey en su legendaria obra “Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva” habla del balance P/CP (Producción/Capacidad de Producción). Muchas veces las cosas más importantes que tenemos que hacer se relacionan con aquello que potencia nuestra capacidad de hacer. Es común que al no tratarse de urgencias se termine siempre demorando estas actividades, lo cual denota un enfoque organizativo excesivamente puesto en lo inmediato, como el del típico “bombero” que vive su día apagando incendios. Aquellos capaces de romper ese paradigma son los que resultan excelentes en lo suyo.

A título de la vida personal, mucho de lo importante está en aquellas cosas que a uno lo energizan. Compartir momentos especiales en familia; ver nuestro programa favorito o leer un buen libro. Un café compartido con los amigos, o quizás ese viaje anhelado por años. Son esas cosas que nos movilizan y que no deben quedar desatendidas.

Hagamos al menos una cosa importante en nuestro día. Disfrutemos el hecho de avanzar en la dirección correcta. El alcanzar nuestras metas depende de ello.

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martes, 20 de diciembre de 2011

Hábitos – Acostúmbrese a Mantener el Foco en lo que Hace


La gota que orada la piedra es aquella que golpea siempre en el mismo punto. Alcanzar ese estado en el cual enfocamos toda nuestra energía en la actividad que estamos realizando es un hábito difícil de practicar en un mundo que nos inunda de interrupciones con múltiples intereses en conflicto. Sólo con nuestros objetivos claros podremos tomar con firmeza la decisión de mantenernos en la ruta fijada sin perder tiempo con distracciones ajenas a nuestras metas.


Las exigencias de un día atiborrado de tareas y obligaciones suele facilitar la pérdida de enfoque. Es natural. Casi todo lo que llega a nosotros tiene algún grado de importancia y no es difícil perderse en ese mar de intereses. Pero es vital encontrar la forma de mantener nuestro rumbo, y para lograrlo hacen falta algunas habilidades básicas.




En primer lugar es necesario tener claros nuestros objetivos. Si uno no está muy convencido de hacia donde va, es muy fácil salirse del camino. Pero sin importar la ruta que elijamos y aún sabiendo que como dice Joan Manuel Serrat “caminante no hay camino, se hace  camino al andar”, es importante que sepamos hacia donde pretendemos ir.


Cantares, por Joan Manuel Serrat

En segundo lugar es importante que haya buenas razones para ir en esa dirección, porque en caso contrario cualquier cosa que encontremos en nuestra travesía nos distraerá y apartará del camino.

Por último, debemos adquirir la capacidad de tomar la decisión de sostener nuestro rumbo o cambiarlo según nuestros propios criterios. Así, cuando decidamos mantener nuestra atención en algo que estamos haciendo lo haremos con la confianza de que tenemos buenos motivos para persistir en la tarea entre manos, y que sólo por buenos motivos saldremos de nuestra concentración.



Mantener el enfoque es algo que nos resulta complicado cotidianamente. Las interrupciones son como distracciones en nuestro camino que permanentemente nos descarrilan. Hay que tener los objetivos muy claros para no dejarse llevar por éstos estímulos que nos hacen perder continuidad.

A veces no habrá más remedio. Sería necio intentar seguir avanzando si algo de mayor prioridad requiere ser atendido. Y me refiero a algo “realmente más importante”. Pero para poder tomar esa decisión rápidamente y con eficacia tengo que tener en claro porqué hago lo que hago.

Es importante también no poner nuestro foco completamente en el fin del camino. Debemos poner foco en el proceso, no en el resultado. Si uno mantiene la atención exclusivamente en los resultados, pierde concentración sobre las acciones que lo llevan a esa condición. Imagínese pilotar un avión caza a 2000 km/h y usted trabajando con la mente puesta en el aeropuerto de destino, pensando en todas las cosas interesantes que va a realizar cuando termine su misión.

Si, adivinó. Lo más probable es que se estrelle…

La concentración debe estar puesta en los mandos de la nave y en los instrumentos de navegación, para asegurarse que avanzamos en la dirección correcta y no se pierden las condiciones operativas del vuelo. Y no es poca la atención que esto le requiere al piloto. Extremo como es el caso del piloto de un avión supersónico, es un claro ejemplo de donde debe poner uno la mente cuando está trabajando en un proyecto. Precisamente en lo que le toca hacer “AHORA”…

En resumen, desarrollemos el hábito de poner nuestro foco en lo que hacemos “ahora”, para lo cual es necesario tener claras nuestras metas y prioridades así como cuál es la tarea que nos toca hacer. Además debemos aprender a manejar con buen criterio las interrupciones que recibimos. De esta manera podremos alcanzar nuestras metas porque sabremos donde poner toda nuestra energía en el momento oportuno.

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lunes, 12 de diciembre de 2011

Calendario - Reserve por adelantado sólo las actividades fijas

El calendario de nuestra agenda representa tiempos concretos de nuestra jornada, y es recomendable no recargarle por adelantado más tiempo del estrictamente necesario. Si mantenemos la disciplina de cargar “solamente” las actividades fijas que conocemos de antemano, incrementaremos notablemente nuestra flexibilidad para adaptarnos a las sorpresas que se nos presentan a diario. Esto ayuda a reducir sensiblemente el stress y nos brinda un mayor control sobre nuestro tiempo.



Es muy común leer sobre la conveniencia de reservar bloques de tiempo en nuestro calendario para aquellas actividades que queremos personalmente hacer. No digo que sea un mal consejo, muy por el contrario. Es claro que tenemos que asignar el tiempo debido a nuestras propias prioridades, y planificar en qué momento las haremos es una excelente costumbre.

Mi observación viene por el lado de ser prudentes con ésta práctica, especialmente cuando nos adelantamos mucho en el tiempo con la planificación. Si uno se anticipa demasiado cerrando períodos del calendario a diestra y siniestra, termina haciendo lo que personalmente llamo “endurecer el almanaque”. Tendrá todo muy organizado (o parecerá estarlo), pero queda poco margen de maniobra para tratar con los imprevistos.

Es un consejo similar al que a veces se da sobre el uso de la tarjeta de crédito. Si uno se endeuda con la misma por encima de determinado nivel, el problema es que luego de pagar sus saldos hay pocas oportunidades de satisfacer necesidades que no se habían contemplado previamente. Así se termina “acogotado” hasta la próxima entrada de dinero. Los bancos entienden muy bien este problema cuando analizan nuestra capacidad crediticia para aprobarnos un préstamo. Si uno se queda sin margen de maniobra el riesgo de “incobrabilidad” les sube rápidamente.

En el caso de nuestra agenda, cuando tenemos el día recargado lo que pasará es que el riesgo de que no podamos manejar un imprevisto será mucho mayor. Esa tarea no planificada no podrá ser atendida, y tal vez tenga más importancia que lo que habíamos pensado hacer en ese momento.



Por supuesto, nuestra capacidad de decisión entrará en juego allí y reasignará prioridades, pero duplica el trabajo de asignar tiempos e incrementa el stress, porque en el fondo lo que uno planificó es importante desde la valoración personal y se termina percibiendo que uno no controla el manejo del propio tiempo. 

En cambio, si mi calendario sólo registra las actividades fijas que (en principio) no puedo mover, y las cosas que quiero hacer están en mis listas de tareas (a mano), puedo ir tomando las decisiones de hacer mis objetivos prioritarios en los tiempos que voy teniendo disponibles, y eventualmente puedo ir asignando bloques de tiempo sobre la marcha para hacer esas tareas pendientes.

Recordemos que en materia de organización, “Flexibilidad es el nombre del juego”. Al igual que en política, la clave es mantener abiertas las opciones. Así uno puede poner el foco en hacer lo que más conviene a sus objetivos “siempre”.

Como regla general no es recomendable reservar más del 20% al 30% del tiempo disponible. Si se nota la agenda muy recargada, suele ser mejor reacomodar aquellas actividades que sean susceptibles de hacerse en otro día menos congestionado, o prepárarse para una jornada agobiante…

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lunes, 5 de diciembre de 2011

Explote su Agenda para dar un Seguimiento Implacable


Una organización eficaz se caracteriza por hacer un seguimiento “implacable” de todos nuestros asuntos. No hay lugar aquí para confiar en nuestra memoria. Todos y cada uno de los temas de los que somos responsables deben ser monitoreados de manera fiable y persistente sin soltar presa hasta cerrarlos.



Para que nuestra organización funcione es indispensable un seguimiento a toda prueba. No hay opción: tiene que ser implacable. Que no deje cabos sueltos hasta que el tema en cuestión quede completamente cerrado.

El seguimiento constante genera confianza porque aquellos que nos piden algo saben con certeza que no los dejaremos colgados. Significa no perderle pisada a los temas y asegurarnos que se mantienen en el curso de nuestro plan o que nos demos cuenta a tiempo que debemos modificarlo porque no refleja la realidad.


Ahora bien, la pregunta del millón es:

¿Cómo armar ese seguimiento tan sólido que queremos?


Bueno, nuestra agenda es un auxiliar excelente.

En primer lugar el calendario nos permite establecer revisiones a intervalos regulares y/o fechas específicas.

Las listas de tareas nos ofrecen a su vez un mecanismo sencillo para definir de manera flexible las revisiones que hacen falta y los puntos de control que nos ayuden a contrastar el grado de avance de nuestro plan. Así podremos hacer correcciones y tomar las acciones pertinentes. Esto hace a la flexibilidad de nuestro sistema de organización (ver
Flexibilidad es el Nombre del Juego)

Aquí la agenda electrónica da algunas herramientas muy útiles. Las fechas de Inicio y Vencimiento de las Tareas  (por ejemplo en Microsoft Outlook) nos permiten por un lado alejar de nuestra vista las tareas que decidimos aplazar, y por el otro poner una llamada en la fecha siguiente a la de vencimiento al aparecernos esa tarea en rojo. Además podemos usar los avisos para que nos aparezca una alarma (visual y sonora) tanto en la computadora como en nuestro Smartphone (Blackberry en mi caso).

Usando inteligentemente estas herramientas y combinándolas con un plan eficaz, podremos dar un seguimiento cercano a todos nuestros proyectos abiertos de manera simultánea.

El caso del seguimiento de proyectos se ve obvio, pero a veces las tareas sencillas son las que más nos complican porque se acumulan rápidamente, y nos generan un caos que nos impide ver a tiempo los temas que debemos seguir (los que “realmente” debemos seguir”). 
Poder dejar marcas como ayuda-memoria a futuro es la mejor manera de quitarles a esas tareas la capacidad de abrumarnos y que podamos enfocarnos en lo que realmente tenemos que hacer en ese momento. Es el equivalente a las notas de papel bien a la vista en un escritorio o pegadas en nuestro monitor. Si las tenemos siempre a la vista, siempre tendremos en el fondo de nuestra mente que eso está pendiente.

Las alertas y avisos son buenos trucos para llamar nuestra atención y volcarla a los temas que tienen relevancia, pero haciéndolo en el momento adecuado. Ni antes, ni después.

Usemos nuestra agenda para dar un seguimiento implacable de todos nuestros asuntos, ya sean simples o complejos. Un seguimiento estricto nos permitirá saber donde estamos parados, y generar un marco de confianza a nuestro alrededor que facilitará nuestro trabajo y el de todos los que nos rodean.


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