Una organización eficaz se
caracteriza por hacer un seguimiento “implacable” de todos tus asuntos. No
hay lugar aquí para confiarse en la memoria. Todos y cada uno de los temas
de los que eres responsable deben ser monitoreados de manera fiable y
persistente sin soltar presa hasta cerrarlos.
Para que
tu organización funcione es indispensable un seguimiento a toda prueba. No hay opción: tiene
que ser implacable. Que no deje cabos sueltos hasta que el tema en cuestión
quede completamente cerrado.
El seguimiento constante
genera confianza porque aquellos que te pidan algo sabrán con certeza que no
quedaron sin la debida atención. Significa no perderle pisada a los temas y asegurarte que se mantienen en el curso de tu plan o que te puedas dar cuenta a tiempo
que debes modificarlo porque no refleja la realidad.
Ahora bien, la
pregunta del millón es:
¿Cómo armar ese seguimiento tan sólido
que quieres?
La respuesta es simple:
Domina el Uso de la Agenda
En primer lugar
el calendario te permite establecer revisiones a intervalos regulares con fechas específicas.
Las listas de tareas te ofrecen a su vez un mecanismo sencillo para definir de manera flexible las revisiones que hagan falta y los puntos de control que te ayuden a contrastar el grado de avance de tu plan. Así podrás hacer correcciones y tomar las acciones pertinentes. Esto hace a la flexibilidad y adaptabilidad de tu sistema de organización.
Aquí usar una agenda
electrónica te puede dar da algunas ventajas adicionales. Las fechas de Inicio y
Vencimiento de las Tareas (por ejemplo si fuera el caso que uses Microsoft Outlook) te permiten por un lado alejar de tu vista las
tareas que decides aplazar, y por el otro poner una llamada de atención en la fecha
siguiente a la de vencimiento al aparecerte esa tarea en rojo. Además puedes usar los avisos para que te aparezca una alarma (visual y sonora) tanto en la
computadora como en tu smartphone.
Usando
inteligentemente estas herramientas y combinándolas con un plan eficaz,
podrás dar un seguimiento cercano a todos tus proyectos abiertos de
manera simultánea.
El caso del
seguimiento de proyectos se ve obvio, pero a veces las tareas sencillas son las
que más te complican porque se acumulan rápidamente, y generan un caos que impide ver a tiempo los temas que debes seguir (los que “realmente”
debes seguir”).
Poder dejar
marcas como ayuda-memoria a futuro es la mejor manera de quitarles a esas
tareas la capacidad de abrumarte y que puedas enfocarte en lo que realmente tienes que hacer en ese momento. Es el equivalente a las notas de papel bien a
la vista en un escritorio o pegadas en nuestro monitor. Si las tienes siempre
a la vista, siempre serás consciente que eso está
pendiente.
Las alertas y
avisos son buenos trucos para llamar tu atención y volcarla a los temas
que tienen relevancia, pero haciéndolo en el momento adecuado. Ni antes, ni
después.
En Resumen
Usa tu agenda para dar un seguimiento implacable de todos tus asuntos, ya
sean simples o complejos. Un seguimiento estricto te permitirá saber donde
estás parado, y generar un marco de confianza a tu alrededor que
facilitará tu trabajo y el de todos los que te rodean.
excelente consejo, yo utilizo al igual que tú los avisos solo en las tareas que puedo hacer antes o a mas tardar en la fecha de vencimiento ...
ResponderEliminarY combinada con el Blackberry mucho mas poderosos aún.
ResponderEliminarGracias por tu comentario.
Saludos
JC
JC, escribiste un artículo muy educativo. La agenda es una herramienta muy útil para dirigir nuestra vida.
ResponderEliminarEs una manera más precisa de hacerle un seguimiento a nuestras acciones para saber si vamos en la dirección de nuestros objetivos.
Gracias por haber creado un blog muy útil para la humanidad.
Luis:
ResponderEliminarMuchas gracias por tu comentario. Espero que la gente pueda sacar provecho del material.
Saludos
JC