martes, 24 de enero de 2012

Tareas - La parte Flexible de nuestra Agenda

Nuestra agenda tiene un área de actividades fijas con el calendario, pero también nos permite disponer de un espacio para las actividades que no están atadas a un horario determinado. Este espacio de actividades flexibles es nuestra lista de tareas pendientes (o To-Do List), una herramienta imprescindible en nuestro sistema de organización.


La organización de nuestro día está íntimamente relacionada con el arte de la agenda. Desde nuestras obligaciones laborales y personales hasta nuestros más caros deseos, todos tienen que entrar en el mismo número limitado de horas. Sólo veinticuatro…


Cuando nuestra vida se concentra en pocas actividades con tiempos claramente delimitados esto no es un problema, e incluso solemos prescindir de las agendas para organizarnos en estos casos. Carece de sentido complicarse por algo que uno puede administrar sin mayores inconvenientes. El hecho en ese caso es que existe tiempo de sobra.

El problema es cuando el tiempo empieza a no alcanzar. Cuando veinticuatro horas no son suficientes no una vez sino a diario. Ahí nuestro escenario cambia radicalmente.

El manejo del tiempo representa un problema que es en su esencia de carácter económico, porque se trata por definición de “necesidades ilimitadas para recursos escasos”. Cualquiera se organiza con tiempo en exceso. Con poco tiempo disponible el cuento es otro.

En un artículo anterior mencionaba que dentro de nuestra agenda (ya sea electrónica o en papel), el calendario debíamos reservarlo sólo para las actividades fijas. Que no era recomendable recargar (o endurecer) la agenda con actividades en horarios prefijados a mansalva. Y esto se debe a que las otras actividades, aquellas que no tienen necesariamente un día y hora específicos para ser realizados deben entrar en la parte flexible de nuestra agenda. En la lista de “tareas pendientes o To-Do List”.

El día que empecé a usar ésta perspectiva respecto de la agenda, mi forma de organizarme dio un gran salto de calidad. Porque de un pantallazo podía ver cuáles eran las obligaciones concretas de mi día con las citas, mientras que paralelamente podía ver todas las otras cosas que tenía que hacer siempre a mano, de tal manera de insertarlas en el día a medida que encontrara espacios de tiempo.

Verán que repito una y otra vez que “Flexibilidad es el nombre del juego”, y es algo en lo que creo realmente. Nuestro sistema de organización será tanto más eficaz en la medida que me ayude a navegar las vicisitudes e imprevistos del día con facilidad. Cuando el sistema de organización se basa en estructuras rígidas que no soportan cambios, éste sistema termina siendo abandonado, porque no es realista.

Me he cansado de fijar horarios específicos en mi agenda para ciertas cosas que quería hacer para luego ver deshechos esos “auto-compromisos” en un instante con pedidos urgentes de jefes, clientes o urgencias de todo tipo, ya sean laborales o familiares.

Para evitar que todas esas “interrupciones” bloqueen la capacidad de cumplir nuestros objetivos es crítico tener las metas claras para no perder de vista nuestras prioridades mientras mantenemos siempre la flexibilidad de aprovechar todos y cada uno de los espacios de tiempo que van surgiendo a lo largo del día.



Con las actividades fijas identificadas en el calendario, nuestra lista de tareas pendientes nos permite ir seleccionando las tareas que decidimos realizar de manera flexible en cualquier momento. Incluso nos ayuda a trabajar las prioridades de las tareas entre sí. Lo importante es tener esa lista a mano.

En resumen, ya sea con agenda electrónica o en papel, la lista de tareas pendientes en conjunto con el calendario permite administrar el delicado balance entre las actividades fijas y las flexibles para poder aprovechar al máximo nuestro recurso más escaso y por ende más preciado: 



Enlaces Relacionados