jueves, 9 de agosto de 2012

Multitarea vs Monotarea

Entre las habilidades que uno se ve forzado a desarrollar para mejorar la productividad personal está la habilidad de ser o no multitarea. Poner el enfoque en una cosa o en muchas al mismo tiempo “es la cuestión”.
Este es uno de esos temas de productividad personal bastante trillado. Mi intención aquí es contar mi perspectiva, esperando que alguno de los ángulos que uso para encarar este asunto sea de utilidad.

La “monotarea” equivale a poner un foco absoluto en lo que uno hace. Tiene muchos beneficios el lograr concentrarse con fuerza en un tema, porque en lo que respecta al objeto de la tarea se mejora la calidad y eficacia del trabajo.

Ahora la “multitarea”, entendiendo como tal la realización de múltiples tareas de manera simultánea, es una habilidad muy requerida en los tiempos que corren pero bastante difícil de dominar y con consecuencias importantes para nuestra salud (mental y física) si no se lo hace bien.

Para hacer multitarea en términos generales hay dos aproximaciones:

a)    Hacer más de una cosa al mismo tiempo



b)  Hacer una cosa a la vez, pero a intervalos relativamente cortos (fijos o variables) cambiar de tarea.



Como verán, cierta formación profesional se me cuela en ésta aproximación. Soy ingeniero, y mi especialidad es telecomunicaciones. Aquí ciertas tecnologías a las que me veo expuesto me generan una inclinación a ver el tema desde un ángulo muy concreto.

El concepto en cuestión se llama “Multiplexación” (Multiplexing en su versión inglesa). La idea es que se aprovecha un recurso escaso (una línea de comunicaciones por ejemplo) y se la aprovecha para establecer múltiples enlaces de manera simultánea. El caso Monotarea lo veo como el equivalente a tener una línea dedicada para comunicar dos puntos.

Si hacemos multitarea (o multiplexación siguiendo ésta aproximación), hay dos formas de encararlo. Se comparte el vínculo a intervalos de tiempo fijos (Time Division Multiplexing o TDM) o variables (Statistical Division Multiplexing o SDM).

Haciendo una analogía con la organización personal, hacer Time Division Multiplexing es el caso en el cual asignamos bloques fijos de tiempo en nuestro calendario. Su principal problema es que cuando uno de los usuarios (tarea) está desocupado, ese tiempo asignado se desperdicia. Como sistema de administración del recurso TDM es sencillo y en general funciona. Pero cuando lo que se tiene que manejar es de un nivel mayor o requiere algún tipo de adaptación, es un sistema poco eficaz.

Como alternativa, la asignación variable de tiempos (SDM) ofrece un mecanismo altamente adaptable que cambia el tiempo asignado según la conveniencia. Es el equivalente a tener la lista de tareas (área flexible de nuestra agenda) a disposición y asignar el tiempo por prioridad de las mismas o con algún criterio de orden. Requiere más administración

¿Es mejor ser Monotarea o Multitarea? Como siempre, depende de la actividad y de nuestra forma de trabajar.

Ciertas actividades requieren que las tareas se hagan en tiempos prefijados. Ser monotarea en esos momentos es crítico. Ejemplo: un piloto de avión en el momento del despegue o del aterrizaje. Ninguna otra tarea justifica apartar su atención de lo que está haciendo.

Las actividades gerenciales son por oposición crecientemente multitarea a medida que se crece en la jerarquía. Es normal tener que atender múltiples asuntos, de diversas fuentes y características, no siempre previsibles. La flexibilidad aquí manda, y la lista de tareas priorizada resulta el mejor auxiliar para poder lograr los objetivos sin perder el rumbo.

Y el mix también es posible y lo que más frecuentemente se da. Tener ciertas porciones de tiempo prefijadas y otras que se asignan con mayor flexibilidad. Dominar ambas es la mejor recomendación.

Cuando tenemos actividades fijas, es muy importante ser en esos períodos monotarea. Para maximizar nuestra atención y hacer la tarea con toda la energía necesaria. Eventualmente uno puede decidir convertir algo flexible en fijo, considerando que necesita condiciones esenciales de monotarea.


En estos tiempos que corren, cuando Smartphones, iPhones, iPads, Blackberry, email, SMS, y servicios de mensajes nos producen interrupciones permanentemente, tener la habilidad de fijar o flexibilizar tiempos a voluntad hace un diferencial que se nota cuando uno logra domar las herramientas. Los principios son siempre los mismos, sólo que hay que adaptarse a los tiempos modernos.

El tema es amplísimo, y esto es sólo una primera aproximación. Lo importante es dominar el arte de elegir cuando actuar en monotarea y cuando corresponde pasarse al modo múltiple. A mayor habilidad en ésta elección, mayor eficacia en nuestra actividad.
  

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