viernes, 21 de octubre de 2011

Agenda Electrónica o en Papel - ¿Y un poco de ambas?

La verdad es que la discusión sobre si nos organizamos con papel o con una agenda electrónica es difícil de zanjar si nos fanatizamos. E incluso podemos ir más lejos. ¿Porqué no combinar ambas herramientas en nuestro sistema de organización?



Meditaba sobre este tema a la vez que planificaba mi fin de semana a última hora de un viernes. Y por muchas vueltas que le dí al asunto, aún con una agenda electrónica completamente operacional con Outlook y un Smartphone perfectamente sincronizados, sigo teniendo que volver al viejo papel para algunas cosas.

Está bien, no es lo mismo. Hay una trampa. Es una impresión en tríptico (tres columnas de contenido) de mi Calendario para sábado y domingo con mi lista de tareas y un espacio en blanco para escribir por si acaso.

Es como si mi vieja agenda de papel hubiera vuelto de ultratumba…


¿Cual es el problema que tuvimos que solucionar? 


El acceso a la agenda. Mi escenario el fin de semana obviamente cambia. Ya no paso horas en un escritorio, ni ando por las calles de reunión en reunión. Raras veces un fin de semana dedicado al tiempo personal termina así, aunque tiende a ocurrir mucho cuando uno precisamente no se toma el trabajo de organizarlo, y termina haciendo lo que surge sin más.




No tengo la computadora disponible todo el tiempo, y la carga de datos en el Smartphone no es tan práctica como sobre la computadora. Nos saca de un apuro, pero ni de lejos permite manejarse con la velocidad del papel.

Ahora, un segundo detalle. El tener tacos de notas por todas partes para anotarme cuando me piden, se me ocurren o me acuerdo de las cosas es un uso del papel que mejora mucho mi control de la situación y evita que se me pierdan detalles. El celular no es tan práctico, y por supuesto igual que mencionaba antes la PC no siempre está a mi disposición. Es “anota u olvida”…

El papel se niega a desaparecer...

Sigo necesitando ver ciertos temas sobre un papel. Y uso computadoras desde hace dos décadas. Pero disfruto enormemente leer un buen artículo en una página impresa. Me da una sensación de “panorama” que no tengo sobre la pantalla del computador. Y para mi organización de proyectos sobre documentos de texto, muchas veces me conviene imprimirlos y ver el escenario completo para ver si tengo que corregir algo, garabatear ideas sobre el proyecto en sí y luego volcar nuevamente al sistema informático. 

Incluso con toda la flexibilidad que puede tener una agenda electrónica, mal usada puede resultar peor el remedio que  la enfermedad. 

Un ejemplo muy interesante sobre como manejar listas extensas de tareas con papel se puede ver en la nota titulada La caja de la productividad de Valentina Thörner da Cruz.

Un muy buen ejemplo de que la clave no está tanto en la herramienta que se elija sino en cómo se la utiliza.


Conclusión

Como sea, estamos hablando siempre de herramientas. No debemos fanatizarnos sino encontrar la forma de organizarnos que más nos convenga para poder relajarnos, y no perder pisada de nuestros compromisos y metas.

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