sábado, 14 de abril de 2012

¿Puede ser Urgente pero No Importante?


La decisión de ejecutar o no una determinada tarea requiere que meditemos aunque sea de manera muy rápida sobre la conveniencia o no de hacerla. Sus niveles de urgencia e importancia son variables que podemos usar para realizar la elección. Ahora, si algo es urgente, ¿puede no ser importante?
De las técnicas para discriminar aquello que nos conviene hacer, una de las más reconocidas es la de asignar prioridades a cada una de las tareas y luego empezar por las más importantes siguiendo hacia las que lo son menos.

Algunas Maneras de Priorizar

He visto muchas formas de hacer esto, desde una asignación básica por “Alta/Media/Baja” (o 1/2/3), pasando por un incremento moderado de las prioridades por ejemplo hasta cinco (las agendas Palm permitían hacer esto), hasta listados con prioridades ilimitadas, donde uno ordena un listado asignando un número de prioridad a cada tarea en forma correlativa. Este último con un modelo de listado de tareas de tipo GTD que crece exponencialmente no me parece en lo personal un modelo de trabajo escalable.

Desde que leí “Los 7 Hábitos de la Gente AltamenteEfectiva” de Stephen Covey, adopté el criterio de analizar cada tarea bajo la conocida matriz de Urgencia e Importancia. Incluso llegué al punto de comprarme un software adicional para la Palm (el Agenduz) con el cual implementé precisamente esa matriz. El sistema resultó muy útil en muchos aspectos y fue realmente un salto de calidad en mi proceso de toma de decisiones.



El Conflicto entre lo "Urgente" y lo "Importante"

No obstante, siempre me quedaron algunos puntos grises con relación a la forma de implementación de la Matriz. Cuando uno la aplica en el trabajo cotidiano, asignar la urgencia y la importancia de cada tarea no es un asunto menor. Entra a jugar la valoración personal. Y está bien que así sea, porque precisamente el uso de nuestro criterio individual es el único que nos permite asociar cada tarea con nuestros valores y objetivos. Así es como los alineamos.

Pero muchas veces se necesitan criterios objetivos para tomar esas decisiones. Cuando digo “objetivos” me refiero a que tengan algún carácter concreto, de manera tal que se minimicen las áreas grises. De no hacerlo, frecuentemente nos ocurrirá que asignaremos ciertas tareas a los cuadrantes equivocados, lo cual repercutirá en la ejecución de esa tarea y en la de las otras que compiten con ella por nuestro foco de atención.

El caso de uso más obvio es del del IV cuadrante (No Urgente/No Importante). Es lo que Jero Sánchez comentaba en su excelente nota sobre la matriz de Eisenhower y donde el cuarto cuadrante era precisamente "aquello que sencillamente no hacía".  Covey lo trata como que son aquellas tareas que las personas altamente efectivas “dejan ahogarse por inanición”. Y esto es precisamente así. A diario terminan en mis manos tareas que sé positivamente que no conducirán a nada, pero no puedo “no considerarlas” por cuestiones de diversa índole. En mi radar deben estar disponibles en caso que mi interpretación esté errada o que ocurra, como muchas veces, un cambio efectivo en la relevancia de la tarea. Antes no era importante y ahora pasó a serlo (es más frecuente de lo que uno creería).

El problema del III Cuadrante de la Matriz

El caso no tan claro es cuando hablamos de tareas “Urgentes” pero “No Importantes”. Este es un caso, el cuadrante III de la Matriz, que sinceramente me ha traído bastantes problemas para administrarlo. La común  es que uno se concentre en el cuadrante I (Urgente/Importante) y luego pase al cuadrante II (No Urgente/Importante). ¿Por qué? Por la sencilla razón de haberle asignado importancia baja. Si no tiene importancia nuestra mente dice rápidamente “qué importa que sea urgente, vamos a lo importante”?

Cuando se entra en esa trampa, esas cosas empiezan a quedar tan colgadas como las que incluimos en el cuadrante IV (No Urgente/No Importante).
En esencia, la manera de que no queden colgadas las tareas si son urgentes es o ponerlas en el primer cuadrante o mandarlas a la bolsa de gatos.

Resultado: el cuadrante III (Urgente/No Importante) deja de usarse. Y era lo que me pasaba precisamente. Era lo mismo que no tenerlo.

Si lo miramos desde otro ángulo, terminamos con tres (3) prioridades.

Alta: Quedó exclusivamente asociada al concepto de URGENCIA, integrando lo que Covey muestra como cuadrantes I y III

Normal: Las actividades del Cuadrante II. No son Urgentes pero es Importante hacerlas

Baja: No son Urgentes ni tampoco es Importante hacerlas.

Así encima se simplifica el análisis y la toma de decisiones. En vez de lidiar con cuatro categorías resuelvo mi asignación con sólo tres.

Si uno se pone a pensarlo con detenimiento, tiene su sentido. Si algo lo catalogamos de urgente, es porque tiene intrínsecamente un grado de importancia. Si no fuera así no tendría ningún objeto poner esfuerzo en realizarla y podríamos dejarla colgada.

En Resumen

Es cierto que muchas cosas son urgentes y su importancia es menor a otras cosas que tenemos en nuestra lista, pero si le asignamos la etiqueta de “Urgente” eso le cuelga simultáneamente la de "Importante". Hay que hacerla, y seguramente debe ser hecha antes que las tareas más relevantes o de mayor impacto en el largo plazo. Lo mejor es poner manos a la obra, sacárnosla de encima rápido de la mejor manera posible y pasar al siguiente nivel de prioridad, donde nos podremos enfocar con tranquilidad en las actividades más redituables.

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