jueves, 27 de septiembre de 2012

¿Llamo o Envío Email?


La elección entre enviar un correo electrónico o usar el teléfono es una decisión que muchas veces tomamos sin pensar demasiado. En la era de facebook, twitter y todo tipo de servicios de mensajería, ésta disyuntiva sigue manteniendo su importancia. Incluso en algunas ocasiones puede ser conveniente un uso combinado de ambas herramientas…



Nos tenemos que comunicar con alguien, y tenemos que decidir que herramienta de comunicación usar. Digamos que estamos entre una llamada telefónica o el email. Asumamos que hoy por hoy con dispositivos Smartphone como el IPhone y el Blackberry o las tablets, ya es casi irrelevante preguntarse si el problema es estar o no en movimiento o en un escritorio.

Para empezar, el teléfono me brinda lo siguiente:

1)    Percibo el tono e inflexiones de voz de mi interlocutor

2)    Transmito mi propio sentido de urgencia/necesidad al tema

3)    Me aseguro que quien me escucha reciba el mensaje (que haya prestado la debida atención es otro problema, pero puedo hasta tener una percepción de eso)

4)    Puedo actuar sobre la primera reacción de mi interlocutor cuando noto una recepción favorable o no a mi planteo.


Por otro lado, desde el punto de vista del email tengo las  siguientes ventajas:

1)    Dejo una constancia escrita de la solicitud

2) Me permite disparar oficialmente el tema usando una herramienta estándar de la empresa

3)  Me evita quedar colgado tratando de localizar a la persona. No es necesario dejar el tema pendiente, aunque sí es necesario darle seguimiento.

4)  Puedo enviar simultáneamente el mismo mensaje a más de una persona.


Decidir entre éstas alternativas es frecuente. No obstante, lo común es que la gente use lo primero que tiene a mano sin detenerse a pensar si es lo más conveniente. No debe sorprender que una persona sentada en su escritorio delante de su PC tienda más a enviar un email aún teniendo a su interlocutor a una par de escritorios de distancia, o que en caso que se encuentren en la calle atinen a llamar a una persona, a pesar que el tema requiera sentarse unos minutos para asentar el caso formalmente y de manera prolija. Un iPad puede ayudar, pero requiere de cierta predisposición a sentarse a escribir y en la calle no siempre estamos en las mejores condiciones (ni que hablar sobre el hecho que manejando el auto no es la opción más prudente).



La cuestión de no dejar el tema en el aire no es menor. Hay un viejo refrán que dice que a las palabras se las lleva el viento. Y en la empresa moderna esto es cada vez más cierto, en la medida que tenemos gente permanentemente recargada de tareas de manera descontrolada. Muchas veces ni siquiera es mala voluntad. Es que sencillamente si no tienen el tema por escrito delante de sus narices no lo retienen en su mente, a menos que sean “extremadamente organizadas”.

En más de una ocasión termino haciendo las dos cosas. Primero envío el correo, explicando oficialmente el pedido, y luego llamo a la persona para que en una interacción más suave pueda explicar mejor la visión del problema y lo que se requiere de él desde el punto de vista del trabajo. O al revés, llamo a alguien primero para avisarle del tema, identificar un par de alternativas rápidamente y ponerlo en alerta, para luego enviarle un correo al contacto con el cual pueda empezar a trabajar. A veces, sin un pedido por escrito ciertos procesos sencillamente no se inician.

Como dijimos en otra ocasión, es cuestión de “Pensar antes de actuar”. Evitar lanzarse como desaforado a escribir o discar (ustedes me entienden) sin meditar mínimamente qué es lo que queremos o si eso que queremos lo conseguiremos por ese medio.

Esta forma de proceder, la elección del medio más adecuado, hace más prolijo el trabajo cotidiano, simplifica las relaciones y las mantiene en el tiempo, en la medida que mejora la efectividad y fluidez de la comunicación. Evitar pensar que todo es una emergencia y usar adecuadamente las herramientas de comunicación redunda en enormes beneficios a nuestra productividad y especialmente a nuestra calidad de vida en la relación con los demás, tanto en el ámbito laboral como en el personal.


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jueves, 20 de septiembre de 2012

Reglas de Uso del Email


Siendo el email una de las herramientas más importantes en nuestro arsenal de comunicaciones, es bueno aprender a usarla correctamente. Muchos usos y costumbres son nocivos, mientras que las mejores prácticas potencian nuestra productividad. Aquí ilustramos algunas.




El correo electrónico es una de las herramientas más difundidas a nivel empresarial para manejar las comunicaciones internas y externas. A pesar de este rol relevante y su enorme impacto en la productividad tanto a niveles grupales como individuales, son pocas las que invierten en capacitar a la gente y por supuesto pocas personas se toman el trabajo de aprender cómo sacarle provecho por iniciativa propia.

Hay muchas listas de mejores prácticas. Aquí sólo quiero presentar aquellas a las que personalmente suscribo. Son esas que a lo largo de años me han resultado sanas y efectivas en el día a día. Y que ni por el advenimiento de los Smartphones, el Blackberry, el iPad o ningún otro artilugio tecnológico me han mostrado dejar de tener validez.

  • Verifique el Destinatario dos (2) veces
  • Estructure el Campo Asunto. Ejemplo: “<Cliente>-<Proyecto>-<Tema>”
  • Vaya al punto
  • Defina la Regularidad con la que lee el correo
  • No Tenga la Bandeja de Entrada siempre a la vista
  • Defina un esquema regular para revisar su bandeja de entrada
  • Mantenga Vacía la Bandeja de Entrada
  • Si el tema a tratar es muy importante o urgente, evalúe la conveniencia de reunirse en persona o usar el teléfono.
  • Antes de “Procesar” el Correo o actuar sobre el mismo, “clasifíquelo”.
  • Priorice
  • Mantenga una organización eficaz de archivos en su computadora para almacenar los correos o los adjuntos que sean parte integral de su trabajo
  • Lleve un registro/control de aquello que “delega” 
  • Genere un “esquema de contención” para aquellos correos que no puede procesar a tiempo y se pueden “postergar conscientemente”. Puede ocurrir que después de todo “tenga trabajo por hacer”
  • Evite enviar un correo electrónico sin completar el campo “Asunto” o donde el mismo sea inconsistente con el contenido
  • No “Reenvíe” cadenas
  • No escriba “TODO EN MAYUSCULAS”. Es equivalente a gritar.
  • Cuide el “lenguaje”. La buena educación paga.
  • No deje pasar mucho tiempo para responder un correo
  • No sostenga discusiones importantes por Correo
  • No espere ni exija “Respuesta Inmediata”. Si es urgente “llame o reúnase”
  • Sea considerado con el “tiempo y los recursos” de su interlocutor. El también tiene que ver que hace con “SU” correo
Aún en la era de la mobilidad absoluta, donde podemos entrar a la red en cualquier momento y lugar, estas reglas para mí siguen siendo válidas. Respondiendo email en aeropuertos, oficinas improvisadas, bares o lo que sea, la esencia del correo electrónico y el concepto de mensaje no cambia porque lo tenga en un dispositivo móvil.






Los mismos mensajes sobre las plataformas de redes sociales deberían seguir muchos de estos lineamientos. Ser cuidadoso con identificar el destinatario, no sostener discusiones importantes y especialmente la capacidad de decidir cuándo y cómo responder sin considerar a esos mensajes como algo que siempre debe ser atendido de inmediato son principios generales que es sano tener en cuenta.

La palabra escrita es muy importante, y la velocidad para comunicarla es un elemento disruptivo en el nuevo paradigma que nos toca vivir. Pero la esencia de la comunicación humana sigue pasando mayoritariamente por gestos, tonos, inflexiones y percepciones. Debemos recordarlo siempre.


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El Dominio del Correo Electrónico

jueves, 13 de septiembre de 2012

Sin prisa y sin pausa


El ritmo de trabajo es otra de esas facetas de la productividad personal a la que no se le dedica mucha literatura. Encontrar la intensidad correcta de actividad también es un arte, aunque haciendo memoria hay tradiciones antiguas y bien conocidas al respecto.



Hace muchos años, tal vez demasiados, mis padres decidieron hacer una reforma en la cocina de nuestro departamento. Había que instalar una cantidad importante de azulejos para cubrir completamente las paredes, extendiendo los revestimientos existentes. No era un trabajo complicado por definición, pero para nosotros significaba unos cuantos días de cocina inutilizada.

Me quedó grabada la sorpresa de mi madre por la velocidad con la que el joven albañil que contrataron realizó el trabajo. Pero su observación no era la rapidez con la que éste trabajaba sino su ritmo. Le recordaba una frase antigua que le repetía una y otra vez mi abuelo cuando era chica.

“Sin prisa y sin pausa”

El trabajo de esta persona, además de estar bien hecho y resistir el paso de más de 30 años (sin un azulejo caído en todo este tiempo), se hizo en un tiempo razonablemente corto. Arrancaba temprano en la mañana, se tomaba breves descansos, almorzaba  y no demasiado tarde terminaba. Pero cada vez que nos acercábamos a la cocina veíamos progresos. Y en pocos días el trabajo quedó completado.

¿Cuáles fueron las ventajas para él de trabajar de esta forma?

En primer lugar diría que mantuvo un ritmo de trabajo adecuado para su cuerpo. Luego, terminó en pocos días con lo cual se liberó para tomar otro trabajo. Tampoco hubo que llamarlo nunca para arreglar algo que hubiera quedado mal.
¿Las ventajas para nosotros? Pudimos volver a nuestra vida normal en pocos días, y además nunca tuvimos que reinvertir dinero en ese trabajo. Se hizo una sola vez. Y se hizo bien a la primera.

Creo que de a poco se darán cuenta hacia donde apunto. Recordaba ésta anécdota mientras leía unas páginas sobre el Toyota Production System (TPS). Las técnicas de producción de ésta fabricante de automóviles incluyen un concepto que define ésta política muy bien, aunque su nombre en japonés signifique poco para nosotros en la cultura occidental: “Heijunka”.

Heijunka significa “nivelar la carga” o el flujo de trabajo. Esta filosofía opera con la mente puesta en evitar los valles o los picos en los niveles de producción. Porque tarde o temprano les producen inventarios, y estos se traducen en dinero detenido. Lo que busca el TPS es que se opere sobre una base de producción lo más estable posible.

Volvamos a la aplicación de este concepto en nuestra vida cotidiana.

Muchas veces el frenético estilo de vida que llevamos nos induce a acelerar nuestro ritmo a niveles poco saludables. Puede ser que los resistamos, pero lo difícil es sostenerlos en el tiempo. Así, introducimos una carga de stress en el cuerpo y en nuestra mente que impacta negativamente en nuestra capacidad de hacer.



Pasar noches sin dormir para terminar un trabajo, por ejemplo durante un período de sobrecarga laboral hace que seguramente necesitemos luego de un descanso superior al disponible para poder recuperar fuerzas. No es una analogía exacta, pero creo que el problema queda de manifiesto.

Es preferible encontrar un ritmo de trabajo adecuado pero sostenido, de manera tal que los resultados sean con mayor frecuencia los buscados, a provocar picos y valles en nuestra actividad que nos desgastan a nosotros, a nuestros colaboradores y a nuestras familias.

Desde ya, la vida no siempre es tan predecible y muchas veces la realidad nos pasa por encima. Ahí nuestra capacidad de adaptación juega un rol determinante, pero el conocer nuestro propio ritmo nos permite jugar las cartas para que los imponderables sean enfrentados de la mejor manera posible. Y siempre lo recomendable es llevar la actividad a un nivel compatible con un flujo estable de trabajo.


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miércoles, 5 de septiembre de 2012

Sobre Productividad y Redes Sociales

Las hoy llamadas “Redes Sociales” representan como todos sabemos un medio de comunicación en pleno auge. No obstante, su uso (y abuso) debe ser considerado cuidadosamente en la medida que pueden tener un impacto significativo en nuestra productividad.



 ¿Con cuánta gente puede interactuar uno sin afectar negativamente su productividad? ¿Cuántas interrupciones son manejables hasta lograr descarrilarnos completamente de nuestros objetivos? La verdad es que no puedo precisar un número, pero seguramente no es infinito. Y lo que tienen las redes sociales que conocemos es precisamente una apertura hacia una cantidad enorme de personas, actividades, interacciones e interrupciones por lejos muy superior a lo que cualquier empresa podría generar con las tradicionales herramientas como el teléfono, el celular o el email.

Que me perdonen los fanáticos de las redes sociales, pero hablando claro son una distracción enorme. Una cosa es mantener una comunicación estrecha con un grupo de gente, y otra es estar abierto permanentemente a la interacción con personas que tienen objetivos e intereses diversos, que eventualmente pueden (o no) coincidir con los míos. Por lo menos no soy partidario de usar estos servicios en las horas de trabajo y si se los usa, al menos debe hacerse de manera muy prudente.

¿Quiero decir con esto que no es bueno entrar en las redes sociales? De ninguna manera. Son plataformas excelentes para mantenerse en contacto, y para sostener vínculos con aquellos que se encuentran distantes así como para generar determinadas dinámicas de grupo. Desde el punto de vista de la inserción social son una herramienta excelente.

Todo lo que digo es que su uso durante el tiempo “productivo” tiene que estar acotado. Debe existir, a mi modo de ver, una cierta disciplina autoimpuesta, para evitar perderse en banalidades encadenadas una tras otra que absorben tiempo como una aspiradora. Estos sistemas están pensados y diseñados para mantenernos la mayor cantidad posible de tiempo dentro de sus páginas. Con un objetivo claro. Incrementar sus ingresos. Y para nosotros, el objetivo cuando producimos es generar nuestros propios ingresos.

Un ejemplo sencillo son las notificaciones de las redes sociales en los smartphones. El tener una alarma de mensaje (incluso la simple indicación de pantalla) de facebook o twitter es como un imán para entrar al teléfono, y la probabilidad de que sea algo sin la menor importancia para nosotros es “altísima”. Uno entra al teléfono (previo desbloqueo), accede  a la aplicación, busca el mensaje y se encuentra que es por ejemplo un comentario que hizo alguien sobre un tema en el que uno apenas participó, pero que de ahora en más notifica cada vez que alguien agrega algo. Ya sea que me interese o no.



Entiendo, hoy día al menos, que la mejor manera de usar estas herramientas es encontrar un rato durante la jornada en el que uno se proponga ingresar a la red en cuestión y ver “que hay de nuevo”. Tomárselo como un mecanismo de distracción, como podría ser leer una revista o mirar un programa de televisión. Si se lo intercala durante las horas laborales, se requiere la disciplina para que sean no más de “x” minutos, así sean cinco o diez, tomados como un descanso. Ya hay bastante distracción con el correo electrónico mal usado por ejemplo con las cadenas, las respuestas generales indiscriminadas y el abuso del copiado. Agreguémosle el SMS, y la casilla de voz del teléfono fijo y el móvil, y tenemos más que suficiente para que cualquiera que necesite contactarnos lo pueda hacer.

La clave es mantener el control. La red tiene que estar a mi servicio y no al revés. El acceso tiene que ser tan cuidadoso como las llamadas personales o el cuchicheo en horario laboral. Eliminarlo del todo es imposible, pero debe ser hecho con la suficiente prudencia como para no afectar nuestro trabajo.

Si dejamos libradas nuestras comunicaciones a la caótica dinámica de estos servicios nos veremos arrastrados a participar en interminables conversaciones, equivalentes a las charlas de pasillo en la empresa, pero que se multiplican exponencialmente.


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