jueves, 27 de septiembre de 2012

¿Llamo o Envío Email?


La elección entre enviar un correo electrónico o usar el teléfono es una decisión que muchas veces tomamos sin pensar demasiado. En la era de facebook, twitter y todo tipo de servicios de mensajería, ésta disyuntiva sigue manteniendo su importancia. Incluso en algunas ocasiones puede ser conveniente un uso combinado de ambas herramientas…



Nos tenemos que comunicar con alguien, y tenemos que decidir que herramienta de comunicación usar. Digamos que estamos entre una llamada telefónica o el email. Asumamos que hoy por hoy con dispositivos Smartphone como el IPhone y el Blackberry o las tablets, ya es casi irrelevante preguntarse si el problema es estar o no en movimiento o en un escritorio.

Para empezar, el teléfono me brinda lo siguiente:

1)    Percibo el tono e inflexiones de voz de mi interlocutor

2)    Transmito mi propio sentido de urgencia/necesidad al tema

3)    Me aseguro que quien me escucha reciba el mensaje (que haya prestado la debida atención es otro problema, pero puedo hasta tener una percepción de eso)

4)    Puedo actuar sobre la primera reacción de mi interlocutor cuando noto una recepción favorable o no a mi planteo.


Por otro lado, desde el punto de vista del email tengo las  siguientes ventajas:

1)    Dejo una constancia escrita de la solicitud

2) Me permite disparar oficialmente el tema usando una herramienta estándar de la empresa

3)  Me evita quedar colgado tratando de localizar a la persona. No es necesario dejar el tema pendiente, aunque sí es necesario darle seguimiento.

4)  Puedo enviar simultáneamente el mismo mensaje a más de una persona.


Decidir entre éstas alternativas es frecuente. No obstante, lo común es que la gente use lo primero que tiene a mano sin detenerse a pensar si es lo más conveniente. No debe sorprender que una persona sentada en su escritorio delante de su PC tienda más a enviar un email aún teniendo a su interlocutor a una par de escritorios de distancia, o que en caso que se encuentren en la calle atinen a llamar a una persona, a pesar que el tema requiera sentarse unos minutos para asentar el caso formalmente y de manera prolija. Un iPad puede ayudar, pero requiere de cierta predisposición a sentarse a escribir y en la calle no siempre estamos en las mejores condiciones (ni que hablar sobre el hecho que manejando el auto no es la opción más prudente).



La cuestión de no dejar el tema en el aire no es menor. Hay un viejo refrán que dice que a las palabras se las lleva el viento. Y en la empresa moderna esto es cada vez más cierto, en la medida que tenemos gente permanentemente recargada de tareas de manera descontrolada. Muchas veces ni siquiera es mala voluntad. Es que sencillamente si no tienen el tema por escrito delante de sus narices no lo retienen en su mente, a menos que sean “extremadamente organizadas”.

En más de una ocasión termino haciendo las dos cosas. Primero envío el correo, explicando oficialmente el pedido, y luego llamo a la persona para que en una interacción más suave pueda explicar mejor la visión del problema y lo que se requiere de él desde el punto de vista del trabajo. O al revés, llamo a alguien primero para avisarle del tema, identificar un par de alternativas rápidamente y ponerlo en alerta, para luego enviarle un correo al contacto con el cual pueda empezar a trabajar. A veces, sin un pedido por escrito ciertos procesos sencillamente no se inician.

Como dijimos en otra ocasión, es cuestión de “Pensar antes de actuar”. Evitar lanzarse como desaforado a escribir o discar (ustedes me entienden) sin meditar mínimamente qué es lo que queremos o si eso que queremos lo conseguiremos por ese medio.

Esta forma de proceder, la elección del medio más adecuado, hace más prolijo el trabajo cotidiano, simplifica las relaciones y las mantiene en el tiempo, en la medida que mejora la efectividad y fluidez de la comunicación. Evitar pensar que todo es una emergencia y usar adecuadamente las herramientas de comunicación redunda en enormes beneficios a nuestra productividad y especialmente a nuestra calidad de vida en la relación con los demás, tanto en el ámbito laboral como en el personal.


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