jueves, 20 de septiembre de 2012

Reglas de Uso del Email


Siendo el email una de las herramientas más importantes en nuestro arsenal de comunicaciones, es bueno aprender a usarla correctamente. Muchos usos y costumbres son nocivos, mientras que las mejores prácticas potencian nuestra productividad. Aquí ilustramos algunas.




El correo electrónico es una de las herramientas más difundidas a nivel empresarial para manejar las comunicaciones internas y externas. A pesar de este rol relevante y su enorme impacto en la productividad tanto a niveles grupales como individuales, son pocas las que invierten en capacitar a la gente y por supuesto pocas personas se toman el trabajo de aprender cómo sacarle provecho por iniciativa propia.

Hay muchas listas de mejores prácticas. Aquí sólo quiero presentar aquellas a las que personalmente suscribo. Son esas que a lo largo de años me han resultado sanas y efectivas en el día a día. Y que ni por el advenimiento de los Smartphones, el Blackberry, el iPad o ningún otro artilugio tecnológico me han mostrado dejar de tener validez.

  • Verifique el Destinatario dos (2) veces
  • Estructure el Campo Asunto. Ejemplo: “<Cliente>-<Proyecto>-<Tema>”
  • Vaya al punto
  • Defina la Regularidad con la que lee el correo
  • No Tenga la Bandeja de Entrada siempre a la vista
  • Defina un esquema regular para revisar su bandeja de entrada
  • Mantenga Vacía la Bandeja de Entrada
  • Si el tema a tratar es muy importante o urgente, evalúe la conveniencia de reunirse en persona o usar el teléfono.
  • Antes de “Procesar” el Correo o actuar sobre el mismo, “clasifíquelo”.
  • Priorice
  • Mantenga una organización eficaz de archivos en su computadora para almacenar los correos o los adjuntos que sean parte integral de su trabajo
  • Lleve un registro/control de aquello que “delega” 
  • Genere un “esquema de contención” para aquellos correos que no puede procesar a tiempo y se pueden “postergar conscientemente”. Puede ocurrir que después de todo “tenga trabajo por hacer”
  • Evite enviar un correo electrónico sin completar el campo “Asunto” o donde el mismo sea inconsistente con el contenido
  • No “Reenvíe” cadenas
  • No escriba “TODO EN MAYUSCULAS”. Es equivalente a gritar.
  • Cuide el “lenguaje”. La buena educación paga.
  • No deje pasar mucho tiempo para responder un correo
  • No sostenga discusiones importantes por Correo
  • No espere ni exija “Respuesta Inmediata”. Si es urgente “llame o reúnase”
  • Sea considerado con el “tiempo y los recursos” de su interlocutor. El también tiene que ver que hace con “SU” correo
Aún en la era de la mobilidad absoluta, donde podemos entrar a la red en cualquier momento y lugar, estas reglas para mí siguen siendo válidas. Respondiendo email en aeropuertos, oficinas improvisadas, bares o lo que sea, la esencia del correo electrónico y el concepto de mensaje no cambia porque lo tenga en un dispositivo móvil.






Los mismos mensajes sobre las plataformas de redes sociales deberían seguir muchos de estos lineamientos. Ser cuidadoso con identificar el destinatario, no sostener discusiones importantes y especialmente la capacidad de decidir cuándo y cómo responder sin considerar a esos mensajes como algo que siempre debe ser atendido de inmediato son principios generales que es sano tener en cuenta.

La palabra escrita es muy importante, y la velocidad para comunicarla es un elemento disruptivo en el nuevo paradigma que nos toca vivir. Pero la esencia de la comunicación humana sigue pasando mayoritariamente por gestos, tonos, inflexiones y percepciones. Debemos recordarlo siempre.


 Enlaces Relacionados