Es
fácil tomar decisiones cuando hay urgencias. Cuando algo se debe hacer ya
mismo, es inútil perder el tiempo en analizar si otra cosa tiene más
importancia, porque lo urgente le quita tiempo a lo importante. Pero si no hay
urgencias, ¿con qué criterio decidimos?
La toma de decisiones es
un proceso complejo, que involucra tanto los aspectos racionales como
emocionales de los individuos. Por lo general se dice que cuanto más racional
es el proceso decisorio, se esperan mejores resultados.
Cuando tenemos urgencias,
el factor racional en cierta medida se bloquea. La urgencia nubla el
razonamiento, porque la inminencia de una consecuencia, buena o mala, impacta
en nuestra capacidad de ver otra cosa y realizar la discriminación
Pero ¿cómo tomar decisiones
si no hay urgencias? ¿Cómo elegir entre alternativas de igual prioridad si no
tenemos un elemento para discriminar de una manera clara?
Aquí es cuando suele pasar
lo que David Allen llama “poner en juego el estómago”. La decisión empieza a
pasar por factores como la preferencia personal, el tiempo que me puede tomar
hacerlo, la cantidad de tiempo disponible y la energía disponible entre muchas
otras. Incluso cosas insólitas como el si me gusta o no el tono usado por quien
me pidió algo podrían jugar algún rol en la elección.
Entendamos que cuando no
hay que tomar decisiones urgentes, el juego cambia “radicalmente”. Y éste puede
ser un arte interesante de dominar, porque puede hacer LA diferencia.
Claramente la habilidad
para tomar decisiones en situaciones críticas, manteniendo la frialdad para
actuar y enfrentando con firmeza los costos de los caminos elegidos es un
“activo” para cualquier profesional. En términos generales, hace la diferencia
entre un gerente de poca monta y un directivo de alto nivel.
Pero si lo único que hace
una persona es resolver y actuar sobre urgencias, es en esencia “un bombero”.
Puede ser el mejor bombero, pero su especialidad es “apagar incendios”, no
alcanzar determinados objetivos.
Como los incendios en
cualquier actividad existen, la habilidad es necesaria y el saber aplacar urgencias
con eficacia y eficiencia debería llevarnos con rapidez al siguiente estadio que es un estado mental de mayor
control de la situación. Si no hay urgencias, entonces podemos trabajar
“tranquilos”. Y cuando digo “tranquilos” por supuesto que no me refiero a que
nada nos preocupe, sino a que eliminamos el foco de stress. Nadie puede vivir
las 8 o 12 hs de una jornada laboral estresado permanentemente. Tarde o
temprano su cuerpo y su mente sienten el impacto.
Si entonces logramos con
frecuencia entrar en una zona de prioridades “normales” tendremos que elegir
con sabiduría aquello que nos conviene hacer. Aquí la matriz de Eisenhower
promovida por Steven Covey cobra dimensión. Podremos operar sobre las cosas
“verdaderamente importantes”.
¿Cómo discriminaremos las
cosas verdaderamente importantes? Contrastándolas con nuestros objetivos. Y ahí
se rebela el valor de haber planificado, identificado nuestras metas y
visualizado nuestros resultados deseados. Creo sin lugar a dudas que el primer
filtro de relevancia para elegir conviene que sea precisamente ese. Hacer
aquellas cosas que están alineadas con nuestras verdaderas metas. Las que me
hacen avanzar un paso más hacia mi visión.
Supongamos ahora que
tenemos dos tareas importantes para hacer. Dos cosas que realmente queremos o
necesitamos que se hagan e imaginemos también que tienen el mismo grado de
importancia. La pregunta es entonces ¿cuál elegimos hacer primero?
Mi respuesta: cualquiera.
Es irrelevante cual elijamos si tienen la misma importancia y si el factor
tiempo dejó de jugar un rol en el nivel de urgencia. En este caso, seguir dando
vueltas para elegir es literalmente perder el tiempo. Para mí lo que hay que
hacer allí es tomar una cualquiera, ejecutarla, y luego tomar la segunda y
también liquidarla.
Hay otro caso interesante.
Nuevamente dos tareas. El nivel de urgencia es bajo o inexistente. La
importancia es similar, pero el tiempo necesario para realizar una tarea es más
largo que el de la otra.
En este caso mi opinión es
que conviene volver a revisar el factor tiempo, no tanto por la urgencia como
por la disponibilidad física. Y aquí veo dos alternativas. Una, donde una de
las tareas dispone de tiempo suficiente, mientras que la otra lo tiene en un
nivel ajustado (o a veces escaso).
Recordemos la importancia
de hacernos las preguntas correctas. ¿La tarea debe ser realizada YA? Y ninguna
de las dos responde afirmativamente esa pregunta, porque debemos recordar que
el caso partió de la inexistencia de “urgencia”. Pero la importancia debe ser
vista desde otro ángulo si el tiempo disponible para la ejecución es escaso
para una tarea y no para la otra. Conclusión, el nivel de prioridad es mayor
para la tarea con menor tiempo disponible de ejecución, aún cuando no es
urgente.
Variantes que se salen del
clásico “urgente o importante” hay muchísimas. Estos pocos ejemplos intentan
destacar la necesidad de asumir criterios racionales para administrar mejor nuestro
bien más preciado: el tiempo.
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