jueves, 8 de noviembre de 2012

Como priorizar cuando no hay urgencias

Es fácil tomar decisiones cuando hay urgencias. Cuando algo se debe hacer ya mismo, es inútil perder el tiempo en analizar si otra cosa tiene más importancia, porque lo urgente le quita tiempo a lo importante. Pero si no hay urgencias, ¿con qué criterio decidimos?



La toma de decisiones es un proceso complejo, que involucra tanto los aspectos racionales como emocionales de los individuos. Por lo general se dice que cuanto más racional es el proceso decisorio, se esperan mejores resultados.

Cuando tenemos urgencias, el factor racional en cierta medida se bloquea. La urgencia nubla el razonamiento, porque la inminencia de una consecuencia, buena o mala, impacta en nuestra capacidad de ver otra cosa y realizar la discriminación

Pero ¿cómo tomar decisiones si no hay urgencias? ¿Cómo elegir entre alternativas de igual prioridad si no tenemos un elemento para discriminar de una manera clara?

Aquí es cuando suele pasar lo que David Allen llama “poner en juego el estómago”. La decisión empieza a pasar por factores como la preferencia personal, el tiempo que me puede tomar hacerlo, la cantidad de tiempo disponible y la energía disponible entre muchas otras. Incluso cosas insólitas como el si me gusta o no el tono usado por quien me pidió algo podrían jugar algún rol en la elección.

Entendamos que cuando no hay que tomar decisiones urgentes, el juego cambia “radicalmente”. Y éste puede ser un arte interesante de dominar, porque puede hacer LA diferencia.

Claramente la habilidad para tomar decisiones en situaciones críticas, manteniendo la frialdad para actuar y enfrentando con firmeza los costos de los caminos elegidos es un “activo” para cualquier profesional. En términos generales, hace la diferencia entre un gerente de poca monta y un directivo de alto nivel.

Pero si lo único que hace una persona es resolver y actuar sobre urgencias, es en esencia “un bombero”. Puede ser el mejor bombero, pero su especialidad es “apagar incendios”, no alcanzar determinados objetivos.

Como los incendios en cualquier actividad existen, la habilidad es necesaria y el saber aplacar urgencias con eficacia y eficiencia debería llevarnos con rapidez al siguiente  estadio que es un estado mental de mayor control de la situación. Si no hay urgencias, entonces podemos trabajar “tranquilos”. Y cuando digo “tranquilos” por supuesto que no me refiero a que nada nos preocupe, sino a que eliminamos el foco de stress. Nadie puede vivir las 8 o 12 hs de una jornada laboral estresado permanentemente. Tarde o temprano su cuerpo y su mente sienten el impacto.

Si entonces logramos con frecuencia entrar en una zona de prioridades “normales” tendremos que elegir con sabiduría aquello que nos conviene hacer. Aquí la matriz de Eisenhower promovida por Steven Covey cobra dimensión. Podremos operar sobre las cosas “verdaderamente importantes”.

¿Cómo discriminaremos las cosas verdaderamente importantes? Contrastándolas con nuestros objetivos. Y ahí se rebela el valor de haber planificado, identificado nuestras metas y visualizado nuestros resultados deseados. Creo sin lugar a dudas que el primer filtro de relevancia para elegir conviene que sea precisamente ese. Hacer aquellas cosas que están alineadas con nuestras verdaderas metas. Las que me hacen avanzar un paso más hacia mi visión.

Supongamos ahora que tenemos dos tareas importantes para hacer. Dos cosas que realmente queremos o necesitamos que se hagan e imaginemos también que tienen el mismo grado de importancia. La pregunta es entonces ¿cuál elegimos hacer primero?
Mi respuesta: cualquiera. Es irrelevante cual elijamos si tienen la misma importancia y si el factor tiempo dejó de jugar un rol en el nivel de urgencia. En este caso, seguir dando vueltas para elegir es literalmente perder el tiempo. Para mí lo que hay que hacer allí es tomar una cualquiera, ejecutarla, y luego tomar la segunda y también liquidarla.



Hay otro caso interesante. Nuevamente dos tareas. El nivel de urgencia es bajo o inexistente. La importancia es similar, pero el tiempo necesario para realizar una tarea es más largo que el de la otra.
En este caso mi opinión es que conviene volver a revisar el factor tiempo, no tanto por la urgencia como por la disponibilidad física. Y aquí veo dos alternativas. Una, donde una de las tareas dispone de tiempo suficiente, mientras que la otra lo tiene en un nivel ajustado (o a veces escaso).

Recordemos la importancia de hacernos las preguntas correctas. ¿La tarea debe ser realizada YA? Y ninguna de las dos responde afirmativamente esa pregunta, porque debemos recordar que el caso partió de la inexistencia de “urgencia”. Pero la importancia debe ser vista desde otro ángulo si el tiempo disponible para la ejecución es escaso para una tarea y no para la otra. Conclusión, el nivel de prioridad es mayor para la tarea con menor tiempo disponible de ejecución, aún cuando no es urgente.

Variantes que se salen del clásico “urgente o importante” hay muchísimas. Estos pocos ejemplos intentan destacar la necesidad de asumir criterios racionales para administrar mejor nuestro bien más preciado: el tiempo.


Enlaces Relacionados