jueves, 14 de marzo de 2013

Rincon del Lector - Take Back Your Life

Hace algún tiempo Jeroen Sangers publicó una reseña en El Canasto sobre el libro “Take Back Your Life”, de Sally Mc Ghee. Siendo un trabajo fuertemente orientado a Microsoft Outlook y teniendo que manejar esa plataforma desde hace algunos años, llamó inmediatamente mi atención.



Y debo decir que no me defraudó...

La metodología explicada por Sally Mc Ghee, es hasta ahora lo mejor que he visto para sacar provecho en serio de una herramienta tan compleja y poderosa como Outlook, utilizando para ello criterios y procesos muy similares al  Getting Things Done de David Allen. Si bien no son exactamente iguales, las semejanzas entre ambos métodos son notorias, y muestran a las claras el origen en común de ambos autores.

Un capitulo muy recomendable del libro es el de la preparación de metas y objetivos. Muy bien estructurado y listo para poner en práctica. Uno siempre puede adaptar el método a las necesidades personales, pero este tema es en general poco trabajado en la literatura, que suele quedarse en las grandes definiciones. Este libro va "a los bifes", como decimos en mi tierra.

El sistema integrado de gestión que describe es una de las grandes ventajas de utilizar una herramienta como Outlook. Especialmente la habilidad de Outlook de intercambiar indistintamente objetos entre funciones naturalmente separadas como el Calendario, la lista de tareas pendientes, los correos electrónicos y la lista de contactos. La potencia de estos features y el tiempo que nos hacen ahorrar se vuelven críticos (y adictivos) una vez que uno se acostumbra a usarlos. La sola idea de tener que copiar y pegar estos elementos entre distintas herramientas le pone a uno la piel de gallina.

Excelentes recomendaciones también en lo relacionado con las comunicaciones de correo electrónico. Todas correctas y derecho al blanco. Muy recomendable el capítulo también.

La lectura del texto nos lleva a una visión muy de “Sistemas” o si lo prefieren de “IT”. No es incorrecta per se, y para profesionales de la informática esto no es una barrera. Para el común de la gente puede ser un hueso un tanto duro de roer. Lo que si tiene es que desde el punto de vista del manejo de la información, el método “cierra”, en el sentido que no deja muchos puntos sueltos. Yo puedo tener diferentes aproximaciones a ciertos temas, pero el enfoque que se presenta aquí es esencialmente sólido y confiable.

Por ejemplo, una de las recomendaciones que propone es utilizar agresivamente el Calendario como método de asegurar que las cosas se hagan. Lo argumenta correctamente y si bien entiendo los motivos que expone en lo personal le pongo un límite a esa metodología.

Otra cosa interesante es la propuesta de usar la lista de tareas pendientes como bandeja de entrada, pero con la particularidad de usarla sin categorizar. Luego, durante el procesamiento uno asigna la tarea donde corresponda. El concepto es interesante, aunque personalmente prefiero generar las tareas directamente en las categorías que corresponden, y para dejarme mensajes en la bandeja de entrada uso directamente el mandarme email a mi mismo (especialmente si estoy dando vueltas con mi Blackberry).

Una única crítica, comprensible sabiendo las raíces de GTD que comparte con David Allen. No encuentro un enfoque adecuado sobre el manejo de prioridades. Sigo insistiendo que esto es una falencia grave en cualquier metodología de organización. Me da la sensación que ambos interpretan el problema desde un punto de vista tan interno y personal que no juzgan necesario introducirse a esa rama de la discusión. El problema es que sus sistemas de información y los procesos que proponen son una máquina de escalar sin límite los temas a poner bajo control. Si uno los sigue al pie de la letra no se escapa “nada”. Take Back Your Life sí nos pone sobre el tapete el hecho de que no vamos a poder hacer todo.

El libro tiene unas cuantas perlas para quien use cualquier otro sistema, pero entiendo que a quien no necesita aplicar la misma herramienta el libro se le vuelva un tanto pesado. Abunda en detalles de implementación y configuración.


Por lo demás, es bibliografía que recomiendo fuertemente, luego de leer primero Getting Things Done, que es más útil como una introducción general al tema de la organización personal y a una metodología bien sistémica. A la hora de bajarlo a Microsoft Outlook, definitivamente recomiendo leer el libro de Sally Mc Ghee. 


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