jueves, 26 de septiembre de 2013

Outlook-Contextos con Atajos

¿Quieres asignar contextos rápidamente para tus tareas en Outlook? ¿Te molestan todos esos clicks que tienes que dar sólo para etiquetar una tarea o una cita? 
Usa un atajo...



Contextos por aquí, contextos por allá

Todo aquel que implementa GTD  se encuentra con la necesidad de implementar los contextos. Esas asignaciones que David Allen le aplica a los entornos físicos donde se realizan ciertas tareas.

Aterrizando en Outlook

La forma en que implemento mis contextos en Outlook son naturalmente las "categorías", peeeeero... (siempre hay uno), es una verdadera molestia tener que estar pasando por los varios clicks necesarios cada vez que creamos una tarea o una cita. Pueden necesitarse entre tres y cuatro clicks si uno usa la opción de arrancar por el botón derecho para asignar la categoría, y en el mejor de los casos dos si tengo disponible el botón de categorías en la barra de menúes. Aclaro desde el principio que en mi caso trabajo con Microsoft Outlook 2007 por standard corporativo.

Y si por casualidad se te ocurrió ponerte estricto en no dejar pasar ni una cosa que ande por tu mente, ésta "inocente" acción de categorizar se puede comer de manera agregada valioso tiempo productivo.

Asi que la manera más práctica de resolver este asunto (y muchos otros) es buscar el viejo y no poco ponderado "ATAJO".

Un sólo click es mucho mejor. Si accedes al menú de categorías, te encontrarás un item (bien abajo) que dice "Todas las Categorías".












 Al seleccionarlo verás una tabla con todas las categorías existentes en tu sistema y a su lado estará identificada su "Tecla de Método Abreviado", también conocida como atajo o "shortcut" en inglés. Si ya no hay una asignada puedes elegir la tuya y hasta elegirle un color (algo muy útil). 

Con éste esquema montado, que toma muy poco esfuerzo ponerlo a punto, uno tiene asignado el contexto al elemento de Outlook que necesite con la simple combinación de "CNTRL+Fx", donde Fx representa las teclas de función que todos tenemos en la parte superior del teclado. 

Y el beneficio no termina ahí. También se puede eliminar la misma asignación volviendo a pulsar la combinación de teclas correspondiente, así que uno puede cambiar sus elementos de contexto a la velocidad del rayo. 


Mis Contextos y sus Atajos

Asi que la manera más práctica de poner o sacar una tarea de un contexto es el atajo de teclado. 

Actualmente uso tres contextos básicos:
  • @Work: F2
  • @Home: F3
  • @Errands: F4
Operativamente hablando no necesito más. 

@Work lo utilizo para todo lo relacionado con el trabajo y (aquí me salteo un poco el concepto asociado al espacio físico) no importa si trabajo desde casa. Si es una tarea o una cita asociada mi actividad laboral cae aquí.

@Home sí es asociada efectivamente a mi presencia física en el hogar.

@Errands también está asociado a mi presencia física, pero esta vez en la calle como corresponde.





Tengo algunas categorías más en mi sistema, pero no tienen el impacto operativo de estas tres. Algunas las uso para planificar, como "Objetivos Semanales". Y otra a mi actividad como Rotario. Pero en el día a día, las tres primeras son las que mandan.

Conclusión

Con los atajos de teclado asigno o cambio mis contextos con un sólo click, lo cual me permite enfocarme más rápidamente en la tarea que tengo entre manos. Y especialmente cuando tengo una intensa cantidad de tareas que surgen o caen, reduzco tiempo administrativo improductivo para entregárselo a la tan preciada generación de valor.


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