jueves, 28 de noviembre de 2013

Agenda de Contactos

Dentro de los sistemas de información imprescindibles para la organización personal, aquel que te ayuda a gestionar contactos es el que te permite interactuar de manera fluída con el mundo.





La agenda de contactos es uno de los sistemas de información clave para tu día a día. Sin los datos que contiene, tu capacidad de interactuar con grupos internos o externos a tu actividad es virtualmente imposible.


Cuida la Información de tus Contactos


A pesar de ser lugar común de todas las agendas disponibles comercialmente  desde que se tenga memoria, tanto en las versiones de agenda de papel como en las electrónicas, el área de contactos es frecuentemente descuidada.

Grave error. Tu productividad depende en buena medida de comunicaciones efectivas, y en algunas ocasiones hasta puede depender también de tu velocidad para alcanzar a la persona indicada.


Agenda de Contactos y Networking




En los últimos años se ha puesto muy de moda la expresión “networking” para expresar la actividad cotidiana de mantener activos los vínculos con tus contactos y a la vez expandirlos más allá de tus círculos directos de influencia.

Moda o no, en el mundo de los negocios ésta ha sido siempre una actividad de relevancia. Ningún individuo que quiera ser exitoso puede darse el lujo de descuidar siquiera un poco su red de contactos.

En su excelente libro “NeverEat Alone”, Keith Ferrazzi da una cantidad importante de recomendaciones sobre el arte de mantener viva y siempre en crecimiento tu red de contactos. Sin la sección correspondiente de nuestra agenda permanentemente actualizada, esto sería un esfuerzo poco efectivo.

Como dice el viejo dicho:

“Out of sight, out of mind”.



Cuando la cosa se pone complicada


Por supuesto, la información de la agenda se ha ido complejizando con el tiempo. Ahora ya no alcanza con el nombre y apellido, dirección y teléfono.

Las personas ahora tienen teléfonos móviles (a veces más de uno), múltiples cuentas de correo electrónico, cuentas de chat, de voz por internet, etc.

Una buena cultura de agenda hace que ésta crezca permanentemente, y que el mantenimiento de la calidad de la información sea un trabajito no menor.


La Agenda Digital de Contactos


Aquí es donde se luce la agenda electrónica. Un soporte en papel te hace el  trabajo de actualizar la información mucho más engorroso.

La aparición de los smartphones le agrega una característica muy eficaz cuando tienes tantos contactos que siempre debes ir a buscar a la agenda el télefono o el email porque no los puedes recordar fácilmente.

Los instrumentos de comunicación modernos están “imbricados” con la agenda de contactos y esto hace que marcar un número desde el teléfono móvil o poner la dirección de correo para enviar un mensaje no sea más que pulsar unas pocas teclas.

La agilidad que se gana es realmente importante, y para alguien que tiene muchas actividades, poco tiempo y que a veces debe tomar decisiones críticas en segundos la diferencia se nota. Y mucho.


En Resumen


  • Tu agenda de contactos es vital para tu productividad en el mundo moderno. 
  • Recuerda: “Out of Sight, out of Mind 
  • Elige la agenda de contactos que más te guste, electrónica o en papel, pero asegúrate que este siempre actualizada. 
  • Si necesitas trabajar con una gran cantidad de contactos de manera cotidiana, te sugiero inclinarte por la versión electrónica sobre PC y/o Smartphone. 

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jueves, 21 de noviembre de 2013

Organiza tú los íconos del teléfono

Los iconos de tu smartphone suelen venir organizados con un esquema que utiliza el fabricante por defecto. Pero... ¿es el que más te conviene?





Seria muy sorprendente que así fuera. Si no te diste cuenta aun, puedes cambiarlos a tu conveniencia. No tienes por que usar el dispositivo tal como viene.


El "desorden" de fábrica

Si bien el fabricante trata siempre de encontrar una organización que abarque al publico mas amplio, también ha permitido que puedas personalizarlo. .

Ahora, como con casi todos los productos de cierta complejidad, la gente usa sólo un pequeño porcentaje de sus funciones. Y la verdad es que es muy común ver que los usuarios sencillamente se lanzan a usar su teléfono móvil sin casi tocar la disposición original de la pantalla.


La idea es simplificar

Ahora, si para ti el tiempo es escaso, tener que revolver la pantalla del smartphone para hacer las cosas cotidianas puede no ser una muy buena idea. A veces necesitarás hacer algo rápido, por no decir "inmediatamente", igual que lo hacías en tu viejo teléfono.

Como todo problema de adaptación, es una cuestión de tiempo acostumbrarse al nuevo esquema de trabajo. Pero, después de todo las maquinas deben estár a nuestro servicio, y no al revés.




La recomendación aquí es...

Agrupa los íconos que usas frecuentemente 
en la parte superior de la pantalla, en orden decreciente de izquierda a derecha de la más usada hacia la menos. De idéntica forma de arriba hacia abajo.

Para diestros este esquema funciona muy bien. A los zurdos probablemente les convenga invertir la esquina de la pantalla.


La idea de fondo

La idea es minimizar los desplazamientos y las búsquedas para usar las aplicaciones más comunes. Cuando el tiempo para pensar es escaso, tener organizada bien la herramienta puede hacer una gran diferencia. A veces, un simple segundo es la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Si quieres empezar por algún lado, podrías arrancar por agrupar lo siguiente:

•  Correo electronico
•  SMS
•  Bloqueo de la pantalla
•  Agenda de contactos
•  Calendario
•  Lista de tareas

Esto simplifica muchísimo el día a día. Como estas funciones las usamos con mucha frecuencia, haremos el hábito con rapidez, lo que representa una ventaja adicional.


El uso "frecuente"

Algunos modelos de teléfono utilizan un formato en el que muestran las funciones mas usadas en forma agrupada. Es útil, y también muy buena la intención, pero en este caso ningún programa hecho por ningún genio podrá adivinar cual es la disposición que te resulta mas práctica. Si te sirve así, úsalo. Pero si te animas a jugar un poco moviendo los iconos obtendrás mejores resultados.


En resumen

Que el teléfono móvil se adapte a ti y no tú al teléfono  Prepara tu "tablero de comando móvil" para obtener el máximo provecho de la herramienta, y veras como podrás dedicar tiempo extra a cosas mas importantes que rastrear el icono de los mensajes de texto o el del calendario entre el montón de aplicaciones que tienes en la pantalla.


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jueves, 14 de noviembre de 2013

Calendario-Anticipa los viajes

Cuando armas tu agenda del día y anotas tus compromisos, ¿tienes en cuenta los tiempos de viaje? Tal vez sea hora de empezar...



Por lo general la gente no reserva el tiempo necesario para desplazarse de un lado a otro en su calendario. Sencillamente anota la cita, el turno o lo que sea que se fije en su agenda, y listo. Parece que no les hace falta nada mas. 

Las excusas

 ¿Te suena familiar alguna de estas excusas?

  Ni siquiera me detengo a pensarlo: si hablamos en sentido estricto no hay ningún compromiso en el viaje, ni con los demás ni contigo. La obligación, intuitivamente, es la cita y nada mas.

  Reservo mentalmente el tiempo de viaje: como ya sabes que tienes que viajar para asistir a tu compromiso no sientes que sea necesario perder el tiempo planificando a semejante nivel de detalle. Lo ves como demasiado "puntilloso", y hasta como una perdida de tiempo.

Las dos excusas anteriores se ven como muy buenas auto-trampas mentales.

¿Por que? Por la sencilla razón de que el día que debas asistir a tu cita los hechos del viaje son que:

  Es una realidad inexorable

  El tiempo que ocupa no puede asignarse a otra tarea

  No haberlo contemplado tiene consecuencias, casi siempre indeseadas.




Las Consecuencias

Las consecuencias negativas de no asentar el viaje en tu calendario, tu herramienta fundamental de gestión de tiempo sin importar si usas agenda de papel o una agenda electrónica, pueden ir desde la mas obvia que es llegar tarde a tu cita, hasta una que es menos visible como lo es una mala asignación de tiempos el día en cuestión por haber visto en tu calendario mas tiempo disponible que el que realmente tenias.

Cuando planificas tu asignación de tiempos, que es en esencia un ejercicio de imaginación del futuro, ésta no estará bien si no cuentas con la información correcta. Y no dejar asentado en nuestro calendario un tiempo que no puede ser dedicado a otra cosa es como quitar de un mapa datos importantes del camino, como pueden ser obstáculos, bifurcaciones o distancias. 
Si no los tienes en cuenta tu intención de llegar a destino a tiempo puede encontrar serias complicaciones.

Por ejemplo, imagina iniciar el trayecto previendo llegar a destino a cierto horario sin haber previsto que deberás reponer combustible, ir al baño o sencillamente detenerte a comer y descansar cada cierto tiempo. Fallarás casi con seguridad a quien te espere o no podrás hacer lo que tenias previsto. O cumplirás, pero a un altísimo costo.

Y no quieres nada de eso...
  

Ventajas

Si tienes en cuenta el tiempo de viaje para cada cita en tu calendario, habrás dado el primer paso de una planificación exitosa de tu tiempo. No solo porque dejarás asentado  por escrito (sin riesgo de olvidarlo) que no podrás hacer otra cosa durante ese trayecto. También te estarás haciendo una pregunta clave:

¿Cuanto tardaré en llegar?

Cuando debas responderla, posiblemente te encuentres con cosas que pueden afectar tu horario de llegada. Podría estar el camino cortado por reparaciones o bloqueado por algún evento festivo. Incluso podrías encontrarte con que cuando incluyes el tiempo que necesitas para viajar, tu salida es inmediata a la terminación "rigurosamente agendada" de una reunión muy importante en tu oficina. Si, esa reunión que "jamas termina a horario". Y te habrás ganado la oportunidad de re-negociar el horario de tu posterior cita.

¿Imaginas la diferencia en tu imagen profesional cuando eres capaz de controlar tus tiempos a ese nivel?

En resumen

No olvides reservar en tu calendario los tiempos de viaje. No podrás usarlos para ninguna otra cosa y tendrás mayor visibilidad y un mayor control de tus tiempos. Seguramente tendrás muy buenos usos para los verdaderamente disponibles!


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jueves, 7 de noviembre de 2013

Backup-La Herramienta Ignorada

¿Perdiste el trabajo de meses por una falla de la computadora? ¿Algún virus te hizo de las suyas? ¿Cometiste un error y pisaste el material? ¿Te robaron el equipo? Seguramente habrás hecho el “backup” 




Si, ya sé. En realidad la respuesta casi segura a esta pregunta es que no lo has hecho. Que ni siquiera se te ocurrió que una cosa así pudiera ocurrir.

Te entiendo. ¡No sabes cómo! Pero el problema es que estas cosas SI ocurren.


¿Pero por qué se lo ignora?


No parece haber una respuesta única a este flagelo. A lo largo de los años uno se encuentra con personas, incluso muy formadas en informática, que padecen la pérdida irreparable de incontables horas de trabajo por los más diversos motivos. Y lo usual es que la respuesta a por qué no se hizo un archivo de respaldo sea: “ni lo pensé”.

¿Vagancia? ¿Procrastinación? ¿Exceso de confianza? ¿Ignorancia? Todas pueden ser.

Pero hay una incluso más cruel:

“No tenía tiempo”

Esta respuesta es la más paradigmática de todas. Gente disciplinadísima, que trabaja como animal horas y horas no se detiene un minuto a ver cómo dar seguridad de información a su trabajo teniendo en cuenta el enorme tiempo y esfuerzo que llevan invertidos. Y cuando se enfrentan a una pérdida del trabajo se dan cuenta que con apenas muy poco tiempo dedicado a crear una simple copia de disco hubieran salvado todo. 



Cuando van al resultado luego de un evento catastrófico ven que tiraron directamente a la basura todo el tiempo que tuvieron, por no asignarle prioridad a una tarea relativamente sencilla.

Y sí. La primera vez uno podría entender que pasara porque la pérdida del trabajo hecho es un evento difícil de anticipar. Pero la segunda…


¿Por dónde empezar?


Nunca es tarde para iniciarnos en el hábito de hacer backup.

Estos tres (3) pasos básicos te pueden ser de utilidad:

1.    Identifica  tus “activos” más valiosos: Aquí la pregunta clave es “

"¿Cuáles archivos me producirían un dolor de cabeza en caso de perderlos?”

2.    Elige un medio “externo” a tu computadora: Hoy hay equipos de seguridad que realizan estos trabajos en forma automática y puedes descargar software de todos los tipos y colores para que este trabajo nunca se te olvide.Como medio externo también tienes variedad de opciones:

    • Memorias USB 
    • DVD 
    • Disco Rígido “EXTERNO” 
    • Disco en la NUBE (Cloud)



3.    Aleja el backup de la máquina: Sea cual sea el medio que elijas, evita por todos los medios las situaciones de riesgo para la integridad conjunta de tu máquina y el backup. Por ejemplo viajar en un medio público y en la misma mochila llevar tanto la máquina como el medio de respaldo externo.


Para recordar


Espera lo inesperado. Anticípate. Recuerda siempre la 

Ley de Murphy: Si algo puede ocurrir, "va a ocurrir"


Protegiendo tu trabajo con un backup protegerás el esfuerzo y el tiempo que hayas invertido. 

Poco o mucho vale, porque “el tiempo SIEMPRE es dinero”.

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