Dentro de los sistemas de información imprescindibles para la
organización personal, aquel que te ayuda a gestionar contactos es el que te permite
interactuar de manera fluída con el mundo.
La agenda de contactos es uno de los sistemas de información clave para tu
día a día. Sin los datos que contiene, tu capacidad de interactuar con grupos
internos o externos a tu actividad es virtualmente imposible.
Cuida la Información de tus Contactos
A pesar de ser lugar común de todas las agendas disponibles
comercialmente desde que se tenga
memoria, tanto en las versiones de agenda de papel como en las electrónicas, el área de contactos
es frecuentemente descuidada.
Grave error. Tu productividad depende en buena medida de comunicaciones
efectivas, y en algunas ocasiones hasta puede depender también de tu velocidad
para alcanzar a la persona indicada.
Agenda de Contactos y Networking
En los últimos años se ha puesto muy de moda la expresión “networking” para expresar la actividad cotidiana de mantener activos los vínculos con tus contactos y a la vez expandirlos más allá de tus círculos directos de influencia.
Moda o no, en el mundo de los negocios ésta ha sido siempre una
actividad de relevancia. Ningún individuo que quiera ser exitoso puede darse el
lujo de descuidar siquiera un poco su red de contactos.
En su excelente libro “NeverEat Alone”, Keith Ferrazzi da una cantidad importante de
recomendaciones sobre el arte de mantener viva y siempre en crecimiento tu red
de contactos. Sin la sección correspondiente de nuestra agenda permanentemente actualizada, esto sería un esfuerzo poco
efectivo.
Como dice el viejo dicho:
“Out of
sight, out of mind”.
Cuando la cosa se pone complicada
Por supuesto, la información de la agenda se ha ido complejizando con el
tiempo. Ahora ya no alcanza con el nombre y apellido, dirección y teléfono.
Las personas ahora tienen teléfonos móviles (a veces más de uno),
múltiples cuentas de correo electrónico, cuentas de chat, de voz por internet,
etc.
Una buena cultura de agenda hace que ésta crezca permanentemente, y que
el mantenimiento de la calidad de la información sea un trabajito no menor.
La Agenda Digital de Contactos
Aquí es donde se luce la agenda electrónica. Un soporte en papel te hace
el trabajo de actualizar la información
mucho más engorroso.
La aparición de los smartphones le agrega una característica muy eficaz
cuando tienes tantos contactos que siempre debes ir a buscar a la agenda el
télefono o el email porque no los puedes recordar fácilmente.
Los instrumentos de comunicación modernos están “imbricados” con la
agenda de contactos y esto hace que marcar un número desde el teléfono móvil o
poner la dirección de correo para enviar un mensaje no sea más que pulsar unas
pocas teclas.
La agilidad que se gana es realmente importante, y para alguien que
tiene muchas actividades, poco tiempo y que a veces debe tomar decisiones
críticas en segundos la diferencia se nota. Y mucho.
En Resumen
- Tu agenda de contactos es vital para tu productividad en el mundo moderno.
- Recuerda: “Out of Sight, out of Mind”
- Elige la agenda de contactos que más te guste, electrónica o en papel, pero asegúrate que este siempre actualizada.
- Si necesitas trabajar con una gran cantidad de
contactos de manera cotidiana, te sugiero inclinarte por la versión electrónica
sobre PC y/o Smartphone.
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