jueves, 28 de noviembre de 2013

Agenda de Contactos

Dentro de los sistemas de información imprescindibles para la organización personal, aquel que te ayuda a gestionar contactos es el que te permite interactuar de manera fluída con el mundo.





La agenda de contactos es uno de los sistemas de información clave para tu día a día. Sin los datos que contiene, tu capacidad de interactuar con grupos internos o externos a tu actividad es virtualmente imposible.


Cuida la Información de tus Contactos


A pesar de ser lugar común de todas las agendas disponibles comercialmente  desde que se tenga memoria, tanto en las versiones de agenda de papel como en las electrónicas, el área de contactos es frecuentemente descuidada.

Grave error. Tu productividad depende en buena medida de comunicaciones efectivas, y en algunas ocasiones hasta puede depender también de tu velocidad para alcanzar a la persona indicada.


Agenda de Contactos y Networking




En los últimos años se ha puesto muy de moda la expresión “networking” para expresar la actividad cotidiana de mantener activos los vínculos con tus contactos y a la vez expandirlos más allá de tus círculos directos de influencia.

Moda o no, en el mundo de los negocios ésta ha sido siempre una actividad de relevancia. Ningún individuo que quiera ser exitoso puede darse el lujo de descuidar siquiera un poco su red de contactos.

En su excelente libro “NeverEat Alone”, Keith Ferrazzi da una cantidad importante de recomendaciones sobre el arte de mantener viva y siempre en crecimiento tu red de contactos. Sin la sección correspondiente de nuestra agenda permanentemente actualizada, esto sería un esfuerzo poco efectivo.

Como dice el viejo dicho:

“Out of sight, out of mind”.



Cuando la cosa se pone complicada


Por supuesto, la información de la agenda se ha ido complejizando con el tiempo. Ahora ya no alcanza con el nombre y apellido, dirección y teléfono.

Las personas ahora tienen teléfonos móviles (a veces más de uno), múltiples cuentas de correo electrónico, cuentas de chat, de voz por internet, etc.

Una buena cultura de agenda hace que ésta crezca permanentemente, y que el mantenimiento de la calidad de la información sea un trabajito no menor.


La Agenda Digital de Contactos


Aquí es donde se luce la agenda electrónica. Un soporte en papel te hace el  trabajo de actualizar la información mucho más engorroso.

La aparición de los smartphones le agrega una característica muy eficaz cuando tienes tantos contactos que siempre debes ir a buscar a la agenda el télefono o el email porque no los puedes recordar fácilmente.

Los instrumentos de comunicación modernos están “imbricados” con la agenda de contactos y esto hace que marcar un número desde el teléfono móvil o poner la dirección de correo para enviar un mensaje no sea más que pulsar unas pocas teclas.

La agilidad que se gana es realmente importante, y para alguien que tiene muchas actividades, poco tiempo y que a veces debe tomar decisiones críticas en segundos la diferencia se nota. Y mucho.


En Resumen


  • Tu agenda de contactos es vital para tu productividad en el mundo moderno. 
  • Recuerda: “Out of Sight, out of Mind 
  • Elige la agenda de contactos que más te guste, electrónica o en papel, pero asegúrate que este siempre actualizada. 
  • Si necesitas trabajar con una gran cantidad de contactos de manera cotidiana, te sugiero inclinarte por la versión electrónica sobre PC y/o Smartphone. 

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