lunes, 23 de marzo de 2015

La Mejora Contínua

Organizarse para ser más productivo es un proceso de “mejora contínua”. No hay tal cosa como un estado final y universal de la organización personal.  
Es muy común que las personas caigan en la falsa idea de que una vez que encontraron la solución a su problema de organización personal no tienen que preocuparse más del asunto. Es como que ya tienen “el método” de trabajo que funciona y lo pueden aplicar sin importar lo que pase.

Un sistema para tí y tu realidad

En realidad la organización personal es una forma de arreglar tus asuntos de manera tal que los mismos satisfagan tus expectativas. Expectativas que deben ser entendidas en términos de tus metas y tus más caras ambiciones. Que entre otras cosas pueden incluir incrementar tu productividad personal.

Como una herramienta para alcanzar tus metas, tu sistema de organización debe adaptarse al contexto en que te desenvuelves. Es único para ti y tu coyuntura. Si quisieras pasarle tu sistema exactamente como lo usas a otra persona es muy probable que ésta fracase. Esa persona deberá adaptarlo a su propia manera de ser y a su propia realidad.

De la misma manera que el sistema tiene que considerar a la persona y a la realidad en que se encuentra, no olvides que ésta es siempre cambiante. Y que tú mismo cambias conforme pasa el tiempo. De repente cambias de puesto de trabajo, y tu sistema ya no sirve para tus nuevas metas. O adquieres un nuevo conocimiento que mejora tus habilidades y lo que hacías en un día pasas a hacerlo en apenas una hora. O tal vez pasa lo contrario. 


Se produce un evento que hace que algo que tenías resuelto en apenas un rato pasa a tomarte horas.

Adáptate o muere…

Hay infinidad de motivos por los cuales tu sistema de organización deberá cambiar, y es importante que estés preparado para ello. Recuerda que las especies que sobreviven son las que mejor se adaptan.

La única manera de enfrentar un escenario siempre cambiante es estar alerta a la evolución del mismo y actuar en consecuencia. Y para ello deberás considerar a tu sistema de organización como sometido a un proceso de “mejora contínua”.

Para lograr esto deberás mantener tu mente abierta al aprendizaje permanente, integrando cada nuevo conocimiento, habilidad, hábito o método a todo tu marco de trabajo conocido. Y cuando algo no te dé los resultados que buscas, tendrás que explorar alternativas para volver a acomodar tu sistema.

No es una tarea fácil, pero si quieres tener éxito en dominar tus asuntos, ser dueño de tu tiempo y alcanzar tus metas te darás cuenta rápido que no hay muchas opciones.

Haz los cambios de a poco

Presta atención a lo que dejó de funcionar, piensa como podrías arreglarlo y haz la prueba. No tires toda tu organización por la borda de una vez. No necesitas dinamitar toda tu organización. Haz los cambios de a poco, para ver sus resultados y asimilarlos a tu forma de actuar. Luego sigue. Una y otra vez.

Por supuesto hay reglas que tienden a ser universales y difícilmente las tengas que cambiar. Pero existirán muchas otras veces en las que todo aquello que considerabas obvio en relación a tu trabajo y a cómo gestionar tu tiempo deberás revisarlo y ponerlo a consideración para modificarlo.

Hacer una revisión de la agenda antes de iniciar la jornada es una práctica que no parece tener muchas razones para ser cambiada.

Pero si dentro de tu organización está el asignar dos horas diarias bien temprano a la mañana para estudiar un tema que te interesa, y de repente cambian tus condiciones de manera tal que esas dos horas ya no las dispones, tendrás que tomar decisiones. O quitas esas dos horas de otra actividad programada, o reduces el tiempo disponible o buscas la forma de obtener ese aprendizaje por otros medios. Sin pretender ser exhaustivo en tus opciones, la idea de estos ejemplos es que veas que muchas veces tendrás que hacer cambios ya sea forzado por la realidad externa o por un cambio en tus propias metas.


En Resumen

Considera poner a tu organización personal en un estado de aprendizaje permanente, para implementar una mejora contínua. Sólo así podrás hacer frente de manera exitosa a los cambios inevitables que la vida te presentará a diario. 


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sábado, 14 de marzo de 2015

El Tiempo es tu Recurso Central

Una vez que encaras la tarea de mejorar tu organización y productividad personal es necesario que tengas en claro cuál va a ser el centro de tus desvelos.
Sí. Estamos hablando del más escurridizo de tus recursos: “TU TIEMPO!”


El haber decidido tomar el toro por las astas en lo que respecta a tu organización y productividad personal es un gran paso sin dudas. De esos que marcarán tu vida para siempre. Y para bien. 

Pero una de las preguntas clave que tendrás que hacerte es: 


¿Sobre cuál aspecto del tema
debo enfocar mis mayores energías? 


¿Por dónde empezar?

Puedes comenzar el proceso de mejorar por donde quieras, pero es bueno que vayas asimilando la idea de que al final de cuentas terminarás siempre girando detrás de un mismo concepto:

El tema central es cómo administrar 
de la mejor manera el más valioso, 
escurridizo y escaso de tus recursos: 

"TU TIEMPO"


Y al tratar de hacerlo “mejor” tendrás que poner el énfasis en cómo hacerlo de la manera más eficaz y eficiente. Simplemente porque quieres obtener los mejores resultados en el menor “tiempo” posible.






Productividad es una palabra que relaciona la cantidad de un producido por unidad de tiempo. En el caso de la productividad personal, lo que buscas es "incrementar la cantidad de cosas hechas en el tiempo que tienes disponible”.

Esto requiere que apliques una cantidad de técnicas y estrategias de “organización” que incrementarán “tu capacidad de hacer más cosas en menos tiempo”.

¿Pero cuáles cosas? He ahí la clave: principalmente aquellas que están relacionadas con tus metas.


Tendrás que tomar decisiones

Al avanzar sobre tu gestión de tiempo vas a encontrarte con el problema básico que enfrenta todo ser humano para asignar el tiempo disponible:

¿“Hago A, o hago B”?

Y prepárate porque ciertamente tendrás que “elegir”, así como deberás mejorar tu habilidad para tomar más y mejores decisiones. Ah, y ten en cuenta de paso que también es posible que debas hacerlo cada vez más rápido. Quizás al progresar te encuentres con que tengas que hacerlo más rápido de lo que  jamás pensaste.

Empieza a grabarte esto en tu mente. Para poder elegir, y hacerlo bien (lo que es aún más importante), lo que deberás lograr es tener claras tus prioridades. Si no tienes claro que cosas tienen para tí más o menos importancia, te será prácticamente imposible tomar decisiones en el escaso tiempo que tengas para hacerlo, o aún peor. Decidirás mal...


Y deberás dedicar tiempo para “pensar”

El tiempo no es más que un recurso. Pero tiene algunas particularidades. Es fijo y por ende finito. En sólo 24 hs diarias a disposición deberás calzar todas tus obligaciones y deseos. 

No hay atajos para evitar este proceso, el cual requiere apartar algo de energía y (otra vez) tiempo para pensar. Y pensar es un esfuerzo que no todos quieren hacer, pero tú, que tienes la certeza de querer mejorar para alcanzar tus más ambiciosas metas, deberás hacerlo.

Tendrás que pensar para definir tus metas. Tendrás que pensar para planificar como alcanzarlas y a través de ese derrotero tendrás que pensar para identificar con cuales recursos cuentas, cómo usas mejor los que tienes y como consigues los que no tienes.


¿Debo invertir tiempo para obtener “tiempo”?

Es muy interesante cuando te das cuenta que debes “invertir tiempo para obtener más tiempo”.  He ahí el arte de la organización y la productividad personal. Al igual que una inversión hecha de capital monetario, el tiempo dedicado a todo lo relacionado con tu organización y productividad personal es una “inversión”. Una inversión que te dará un retorno hecho de la misma moneda: tiempo. Cuánto más hábil seas para invertir, más tiempo obtendrás como “renta”.

Y cuando adquieras esa habilidad verás que es una de las inversiones más rentables que puedas hacer. Porque te permitirá hacer mejor lo que sea que hagas. Ampliará tus opciones, liberándote espacios de tiempo que antes tal vez no tenías disponibles en medio de un bosque de obligaciones a las que respondías en forma reactiva.

También te brindará criterios para tomar decisiones en los momentos críticos, que son aquellos cuando el caos parece imperar y en los que aquellos que tienen claro lo que quieren y lo que deben hacer para obtenerlo se adelantan a los demás. Aquí es donde una pequeña diferencia te hará una “gran diferencia”.


Resumiendo

Asimila la idea de que si quieres mejorar tu organización y productividad personal deberás aprender a usar mejor tu siempre escaso recurso que es “tu tiempo”. Aprende a dominarlo y a ponerlo cada vez más bajo tu control. Para ello deberás tomar decisiones, para lo cual es imprescindible que tengas claras tus prioridades. Y además tendrás que invertir también tiempo y esfuerzo para definir cuáles son tus metas para no apartarte del camino en el caótico mundo que tienes enfrente.

Pero créeme. Vale la pena…


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jueves, 5 de marzo de 2015

No seas tan estricto con los 2 minutos

¿Eres fanático de la regla de los “2 minutos”? No seas demasiado estricto …

Creo que muchos coincidirán conmigo en que la regla de los “2 minutos” es uno de los aportes concretos de GTD a la productividad personal que te provoca resultados casi inmediatos. Si leiste el libro de David Allen seguramente ésta regla te trajo muchas ventajas, y notaste un cambio importante y favorable en tu manera de trabajar al ponerla inmediatamente en práctica.


¿Pero que pasa si…?

Ahora bien. ¿Qué pasa si lo que tienes que resolver no te toma 2 minutos o menos? Imagina que evalúas que algo te toma un poco más. Y digamos 5 minutos para no caer en la tontería de discutir la nimiedad de que sean 3.

Si eres demasiado estricto con el criterio de los 2 minutos, lo que ocurrirá es que una tarea que toma tan poco tiempo como 5 minutos puede caer sin más en tu larga lista de temas por encarar. Cuando te la pudiste sacar de encima en tan sólo 5 minutos… 5 MINUTOS!


¿¿¿Tiene sentido???






La idea subyacente detrás de la regla

Sin caer en la tontera de decir que las reglas están para ser violadas, voy a insistir en que tienes que ser flexible como he sugerido innumerables veces.

“El espíritu de la regla de los “2 minutos” es que si una actividad puede ser resuelta en un período de tiempo previsiblemente corto, conviene hacerla y no postergarla usando algún otro criterio de priorización.”


Esto baja tu lista de pendientes y reduce el stress porque liberas tu cabeza de esa preocupación.

¿Quiere decir que podrías extender la regla de los 2 minutos a tareas que requieran 5, 10 o 15 minutos? 

Si se justifica SI, por supuesto! 

El límite de 2 minutos no es una muralla de fuego que te produce heridas irreparables en caso de que no la respetes. Es una guía. Una pauta. Un criterio que te ayuda a tomar decisiones.

¿Y por qué no 30 minutos? Nadie dice que no. Si, por ejemplo, dentro del panorama de actividades tienes cosas que sabes positivamente que no podrás cerrar hoy, pero también tienes una tarea que con dedicarle 30 minutos de muy buena atención la liquidas ¿te atreverías a decir que no te conviene hacerla ya mismo???

En Resumen

Al igual que las leyes, las reglas tienen un cierto “espíritu” como bien diría nuestro buen amigo el Barón de Montesquieu. Utiliza la regla de los 2 minutos asimilando este espíritu para tomar las mejores decisiones sobre el uso de tu tiempo.

Si algo que debes hacer toma poco tiempo, más allá de sea un poco más de 2 minutos, no lo dudes. Hazlo!...


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