No Suba Artificialmente la Prioridad

Incrementar de manera artificial el nivel de prioridad de una actividad es tan nocivo como no darle prioridad alta a algo que la debe tener. Torcerá tu percepción de la realidad de tal manera que incrementará tu stress y te expondrá al riesgo de no ver cosas verdaderamente importantes.

Existe una práctica muy común que es, cuando te organizas, subir artificialmente las prioridades de ciertas tareas. Puede que sea para dejar de procrastinar, o sencillamente para incrementar tu enfoque. Tal vez deseas simplemente hacer esa tarea y sólo con ese argumento le terminas imponiendo a la misma una elevada prioridad en tu sistema de organización.

La Agenda es un Sistema de Navegación

Tu agenda funciona como el sistema de navegación de un barco o el de un avión. Si desplazas manualmente, por ejemplo con auxilio de un imán, la orientación de la aguja de la brújula para que no mire al norte puedes terminar  en cualquier lado menos en tu destino. El problema es que los efectos no los detectarás hasta que es demasiado tarde, a menos que viajes a mucha velocidad y las consecuencias sean inevitables. Y dolorosas...

El hecho de que te propongas hacer una tarea el día de hoy no significa necesariamente que esa tarea es urgente y prioritaria. Estas manifestando un deseo, que incluso puede ser una decisión acertada desde el punto de vista de tu carrera, tus perspectivas de largo plazo y muchos otros ángulos por los que se pueda evaluar la calidad de una decisión.

Pero al marcarla como de alta prioridad lo que estas dándole a entender a tu mente es que esa tarea tiene tu compromiso absoluto para ser ejecutada. Y el problema se nota cuando aparecen las cosas que SI cumplen con la premisa de ser prioritarias y urgentes. Esas que de no hacerlas tienen consecuencias importantes, tanto positivas como negativas.

Si Todo es Urgente, NADA es Urgente...

Ahí tendrás un conflicto importante. Porque cuando todo es urgente, en el fondo lo que ocurre es que nada lo es, o al menos tendrás que ponernos a decidir qué actividad es más prioritaria que otra. Mientras que si hubiéras puesto las prioridades en el lugar correcto, podrías haberte evitado ese tiempo perdido en tomar una decisión que tal vez era obvia con sólo tomarte un par de segundos para saber qué cosas debías hacer primero desde el principio.

Imagina una lista de tareas con sólo diez (10) de ellas marcadas con alta prioridad. Casi con seguridad te diría que unas cuantas de esas actividades no son absolutamente urgentes e importantes, y si eliges mal puede no alcanzarte el tiempo para realizar las realmente críticas.

Lo mejor que puedes hacer es meditar adecuadamente si aquello que pones en la prioridad más alta realmente merece estar allí. Cuando lo hagas, verás que pocos ítems realmente se mantienen en el tope de tu atención.

Cuando filtres adecuadamente las cosas que son verdaderamente importantes, lo que ocurrirá con seguridad es que obtendrás un panorama más claro de lo que debes hacer en lo inmediato, para que una vez terminado pases a realizar todas aquellas cosas que quieres hacer, ya sea por conveniencia o por cualquier otro criterio que te resulte adecuado. Tu nivel de stress bajará rápidamente cuando sepas que limpiaste de tus pendientes los compromisos más críticos.

Hay además otra tradicional práctica de organización personal que es una manifestación del mismo problema.

El Calendario es SAGRADO!

En un artículo anterior titulado “Calendario-Reserve por adelantado sólo las actividades fijas” comentábamos que no era recomendable poner en el calendario otra cosa que no fueran compromisos verdaderamente fijos. Cargar todo lo que quieres o te gustaría hacer es otra de las prácticas típicas del mal hábito de subir artificialmente el nivel de prioridad.

Un compromiso cargado en tu calendario es algo que está ahí porque necesitas tenerlo en cuenta en una fecha y horario específico. Ese día y a esa hora es de “Alta Prioridad”. Al cargar de forma arbitraria actividades en el calendario provocas el mismo efecto de alteración de la propia percepción de prioridades que poner una marca de “Alta” o “1” en una tarea.

En Resumen

Mantén los niveles de prioridad elevados para las cosas verdaderamente urgentes e importantes, y evita usar el calendario de manera indiscriminada para completar tareas. 

Usar la información de tu sistema de organización de manera adecuada y consistente te permitirá tomar decisiones rápida y efectivamente, bajando tu stress a los niveles mínimos indispensables para actuar en este acelerado mundo en que vivimos.

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• GTD y la Matriz de Eisenhower para priorizar tareas (por El Gachupas)
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