lunes, 3 de octubre de 2011

Sistemas de Apoyo – El Cuaderno de Notas

Dentro de los sistemas de apoyo a tu actividad diaria el cuaderno de notas juega un rol destacado. No se si podría considerarse totalmente indispensable, pero casi…
Tomar notas mientras vas haciendo alguna actividad te permite enfocarte con más fuerza en lo que estás haciendo y al mismo tiempo mantener un registro básico del curso de los acontecimientos.

Mejor Escríbelo...

Pongamos por ejemplo que durante el curso de una reunión vas escribiendo los elementos salientes de la misma, la información que entiendes necesitarás con posterioridad. Datos técnicos, situaciones complejas, pedidos de un cliente, y por sobre todas las cosas: “Los Puntos de Acción”.

Es muy tentador confiar en la memoria para las reuniones más simples, pero como casi cualquier aspecto relacionado a la organización “cuando las cantidades aumentan el riesgo de error se incrementa sensiblemente”. Ya sea porque se tienen muchas reuniones cortas o pocas pero largas, las notas son un elemento que resultan ser de un valor incalculable.

Un detalle no menor es que el uso del cuaderno de notas, redunda en una mejora sustancial de la efectividad de tu propia memoria a pesar de ser sólo un sistema de apoyo externo. Es muy común que termines recordando el tema con más facilidad por el sólo hecho de haber tomado notas, y que como resultado termines no usándolas luego. 




Pero el hecho de no volver a usarlas no debe hacerte caer en el error de suponer que no tienen utilidad.


Las notas sus múltiples usos

Así es como el cuaderno de notas termina oficiando de apoyo externo que sirve como:

  • Bitácora: puedes ir siempre a revisar que se hizo en tal o cual fecha, para ver que temas se tocaron, o en el caso opuesto saber cuándo se trató determinado asunto.

  • Confirmación: No es infrecuente tener dudas sobre qué se planteó en determinada conversación sobre un tema específico. Sin importar lo seguro que estés de lo que recuerdas, confirmarlo por medio de las notas produce una sensación de seguridad que te puede ahorrar mucho tiempo. Por lo pronto no tendrás que negociar cosas innecesarias en muchísimas ocasiones.

  • Repaso: Muchas veces necesitarás repasar un tema. Ya sea porque lo retomamos luego de mucho tiempo, o porque queremos estar seguros de lo que habíamos hecho para poder continuar con el siguiente paso. Más allá de la documentación que puedas disponer, revisar tus propias notas tiene el efecto de ayudar a tu mente a ponerte en contexto con el tema tal cual lo veías en el momento en que lo trabajabas.

  • Punto de Enfoque: La toma de la nota provoca un enfoque en tu mente que te ayuda a no distraer tu atención del contexto en el que estás envuelto.

De repente se te ocurre alguna idea, y puedes reflejarla rápidamente como un gráfico, un texto explicativo, o un sencillo garabato. Si vale la pena lo que resultó lo puedes pasar a tu sistema de organización. Si no, no se pierde. Allí estará en caso que en algún momento la necesites.

Imprescindible durante las llamadas

Durante las llamadas, es "in-dis-pen-sa-ble". Una recomendación: antes de empezar la llamada (o incluso cuando recibas una) toma nota de la persona con la que hablas. Eso te ayuda a visualizar a tu interlocutor y ponerte en contexto del tema, el cual también conviene anotar. Cuantas más notas tomes será más fácil reflejar una escucha activa que será apreciada positivamente por tu contraparte.

Muchos te dirán: pero en los tiempos modernos conviene tomar notas sobre sistemas digitales, notas de texto o las mismas handheld. Bueno, no puedes tomar notas en dispositivo de mano a la misma velocidad que en una hoja de papel (a pesar de que algunos dispositivos permiten trabajar en formato libre, por ejemplo la vieja Palm), y la simplicidad de encontrar todos los temas de un período en cierto formato es espectacular. 

No digo que no se pueda con el dispositivo de mano, pero el cuaderno de notas escritas representa a mi entender un elemento mucho más eficaz para tu mente, con una ventaja: no se queda sin baterías y es un registro “duro”. Es difícil perderlo por un error de manipulación o un virus. Se que es un tema discutible, pero a pesar de haber probado en mi caso otros sistemas, siempre termino volviendo a este viejo pero eficaz sistema.

Usa el scanner

Si en ciertas circunstancias te conviene que las notas estén vinculadas a cierto proyecto, hoy en día cuentas con tu buen amigo el scanner. Es una duplicación de la información, pero para ciertas cosas de relevancia tiene sus ventajas que la información esté asociada a la estructura del proyecto. Es cuestión de mensurar adecuadamente las ventajas y desventajas de copiar en formato electrónico. Los efectos de esto sólo los podrás ver con el tiempo, si tienes que revisar las notas mucho después.

En Resumen

El cuaderno de notas puede ayudarte a mejora tu atención; te da un registro "duro" de aquello que quieres recordar y lo puedes tener siempre a mano. Por donde se lo mire, es un elemento de la vieja escuela que no puedo dejar de recomendar a todo aquel que quiera mantener sus cosas bajo control.



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