jueves, 25 de abril de 2013

Archivos-Datos Vs Informacion


En todas las épocas la información fue crítica. Pero en la actualidad su rol decisivo adquiere un ritmo vertiginoso. Administrarla correctamente es una habilidad básica del profesional moderno y para ello es fundamental entender la diferencia entre dato e información



Algunos profesionales son lo suficientemente jóvenes como para no haber vivido la época de la computación personal. Otros sin embargo tenemos el recuerdo de épocas en las cuales la información surgía a ritmos más pausados y predecibles en los cuales había que leer el diario para conseguir cierta información, y donde para obtener determinados datos había que moverse físicamente a los centros donde ésta se acumulaba, léase bibliotecas o archivos generales. Estos eran lugares inmensos repletos de papeles administrados por personas cuyo único objetivo era casualmente mantener un orden tal que pudiera encontrarse el material que se buscara.

Es claro que este escenario ha quedado en la historia.

En la actualidad disponemos de datos a la velocidad de un click. Internet ha puesto literalmente la información en nuestras manos y no sólo en nuestras oficinas. Ahora podemos acceder en todo momento y lugar con los dispositivos móviles. El cambio de paradigma es tan radical que algunos sencillamente no pueden manejarlo. Las nuevas generaciones se han criado con la computadora en el living, aunque la revolución de los datos móviles es todavía reciente.

La organización personal requiere una variedad importante de datos. Algunos son de uso cotidiano. Otros de uso eventual. La esencia del problema es que en todos los casos lo importante es disponer de la información necesaria en el momento adecuado para tomar las decisiones correctas y poder así actuar para alcanzar nuestros objetivos. Menudo detalle…

Para empezar a poner en caja este caos hay que poner “primero lo primero”. Debe entenderse la diferencia entre “dato” e “información”.

Los datos son elementos en crudo (físicos o virtuales) que por sí mismos no tienen significado ni valor alguno. La información es el resultado de tomar esos datos, organizarlos de acuerdo con algún criterio y analizarlos de tal manera que nos agreguen conocimiento que sirva a nuestros propósitos. La información es entonces, conocimiento adquirido con base en los datos a los cuales, mediante un procesamiento se les ha dado significado y utilidad.

Todos los sistemas de organización, ya sea personales o empresariales dependen de una forma u otra de los sistemas de información. En algunos casos el método de organización será básico y en otros será más sofisticado, pero la esencia de la administración de datos e información es siempre la misma.

Como pueden ver de lo aquí mencionado, la fuente de la información son los datos y los sistemas de información nos proveen maneras de organizarlos y procesarlos de manera tal que nos ofrezcan información de utilidad.

El trabajo que dedicamos a manipular los datos los convierte en información. Esto requiere que estos estén disponibles de acuerdo al contexto en que sean necesarios y que su manera de almacenarlos ayude a nuestra tarea.

Los datos se almacenan en lo que se conoce como Bases de Datos. En esencia todo el material que manipulamos, ya sea en hojas de papel, libros, folletos, garabatos, archivos, documentos, etc, constituyen una base de datos que acumula elementos. Estos carecen de valor a menos que se los convierta en información haciéndolos formar parte como mínimo de un sistema de organización. De nada nos sirve tener millones de datos almacenados si no representan información alguna, ya sea porque no la podemos encontrar a tiempo o porque el desorden es de tal magnitud que no podemos aplicarla correctamente. La estructura que elijamos para ordenarlos ya es el primer paso para convertirlos en información. Los análisis que surjan de esos datos una vez recuperados le agregan valor. A mayor procesamiento mayor valor. Como contrapartida, también requerirá que se le dedique más tiempo.




El gran desafío para los profesionales en el mundo moderno es administrar estos grandes volúmenes de datos, extraer de ellos la información que necesitan y todo ello sin morir en el intento. Aquí entrarán a pesar aspectos como la ventaja relativa de encontrar lo que buscamos rápidamente versus el tiempo que se le debe dedicar a encontrar el mejor lugar y darle la mejor manipulación para que tenga el mayor valor.

También entran a jugar aspectos como el valor decreciente con respecto al tiempo. No es lo mismo una información actual que una antigua, aunque cada una tiene su impacto dependiendo de su uso. Un documento legal contiene información válida por la duración del contrato o a perpetuidad en caso que no caduque. Pero por ejemplo en materia tecnológica, la información pierde valor violentamente con el correr del tiempo, salvo los casos de tecnología de base.

Cada caso merece un análisis particular porque cada profesión tiene sus propias necesidades. El sistema de archivos (o base de datos) debe prepararse atendiendo los requisitos específicos del usuario, y la correcta elección del método de organización puede ofrecernos un impacto significativo en nuestra productividad personal.


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