lunes, 12 de diciembre de 2011

Calendario - Reserve por adelantado sólo las actividades fijas

El calendario de nuestra agenda representa tiempos concretos de nuestra jornada, y es recomendable no recargarle por adelantado más tiempo del estrictamente necesario. Si mantenemos la disciplina de cargar “solamente” las actividades fijas que conocemos de antemano, incrementaremos notablemente nuestra flexibilidad para adaptarnos a las sorpresas que se nos presentan a diario. Esto ayuda a reducir sensiblemente el stress y nos brinda un mayor control sobre nuestro tiempo.



Es muy común leer sobre la conveniencia de reservar bloques de tiempo en nuestro calendario para aquellas actividades que queremos personalmente hacer. No digo que sea un mal consejo, muy por el contrario. Es claro que tenemos que asignar el tiempo debido a nuestras propias prioridades, y planificar en qué momento las haremos es una excelente costumbre.

Mi observación viene por el lado de ser prudentes con ésta práctica, especialmente cuando nos adelantamos mucho en el tiempo con la planificación. Si uno se anticipa demasiado cerrando períodos del calendario a diestra y siniestra, termina haciendo lo que personalmente llamo “endurecer el almanaque”. Tendrá todo muy organizado (o parecerá estarlo), pero queda poco margen de maniobra para tratar con los imprevistos.

Es un consejo similar al que a veces se da sobre el uso de la tarjeta de crédito. Si uno se endeuda con la misma por encima de determinado nivel, el problema es que luego de pagar sus saldos hay pocas oportunidades de satisfacer necesidades que no se habían contemplado previamente. Así se termina “acogotado” hasta la próxima entrada de dinero. Los bancos entienden muy bien este problema cuando analizan nuestra capacidad crediticia para aprobarnos un préstamo. Si uno se queda sin margen de maniobra el riesgo de “incobrabilidad” les sube rápidamente.

En el caso de nuestra agenda, cuando tenemos el día recargado lo que pasará es que el riesgo de que no podamos manejar un imprevisto será mucho mayor. Esa tarea no planificada no podrá ser atendida, y tal vez tenga más importancia que lo que habíamos pensado hacer en ese momento.



Por supuesto, nuestra capacidad de decisión entrará en juego allí y reasignará prioridades, pero duplica el trabajo de asignar tiempos e incrementa el stress, porque en el fondo lo que uno planificó es importante desde la valoración personal y se termina percibiendo que uno no controla el manejo del propio tiempo. 

En cambio, si mi calendario sólo registra las actividades fijas que (en principio) no puedo mover, y las cosas que quiero hacer están en mis listas de tareas (a mano), puedo ir tomando las decisiones de hacer mis objetivos prioritarios en los tiempos que voy teniendo disponibles, y eventualmente puedo ir asignando bloques de tiempo sobre la marcha para hacer esas tareas pendientes.

Recordemos que en materia de organización, “Flexibilidad es el nombre del juego”. Al igual que en política, la clave es mantener abiertas las opciones. Así uno puede poner el foco en hacer lo que más conviene a sus objetivos “siempre”.

Como regla general no es recomendable reservar más del 20% al 30% del tiempo disponible. Si se nota la agenda muy recargada, suele ser mejor reacomodar aquellas actividades que sean susceptibles de hacerse en otro día menos congestionado, o prepárarse para una jornada agobiante…

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