martes, 27 de marzo de 2012

Hay un tiempo para todo


Existe un tiempo para cada cosa. No respetar sus límites es una invitación constante al conflicto y a la pérdida de control...



“Todo tiene su momento oportuno;
hay un tiempo para todo lo que se hace bajo el cielo […]”
Eclesiastés 3

El manejo de los contextos es una forma de cristalizar espacios de tiempo con un cierto alcance, que si bien pueden ser adaptados por necesidades puntuales, deben ser respetados para lograr así poner nuestra mente en el lugar y tiempo adecuados.

Identificar y actuar en el momento oportuno para cada cosa no es imposible pero sí difícil de sostener en el ajetreado mundo que vivimos. Todos nuestros compromisos, los externos y los propios, tironean constantemente de nosotros como si fuéramos ilimitadamente flexibles.

Pero lo real es que no somos ni seremos nunca tan elásticos. Podemos parecerlo, pero no podemos hacer que el día tenga más de sus 24 horas, a menos que seamos capaces de jugar con el continuo espacio-tiempo, algo difícil de lograr a todas luces.


La fantasía de la multitarea es uno de los tantos trucos al que se suele recurrir para sacarle más jugo a nuestro siempre escaso bien que es el tiempo. Pero la multitarea es una ilusión. En esencia nadie puede hacer muchas tareas de manera simultánea. Por lo menos no puede hacer todas esas tareas bien.


El concepto de mantener nuestra mente enfocada en lo que hacemos es una manera de respetar el tiempo de cada cosa. Poner toda la concentración en el tema que tenemos entre manos nos permite tomar decisiones con más claridad, a la vez que reduce el stress.

Los contextos, por otro lado nos proporcionan un marco de referencia útil para asentar nuestra mente y situarnos adecuadamente para decidir cuál es el siguiente paso.

A medida que la cantidad de temas que manejamos crece, manejar los contextos se torna cada vez más crítico. Incluso dentro de un ámbito general como el laboral, poder situarse con tranquilidad y aplomo ante diferentes proyectos requiere como pre-requisito el haber logrado un nivel de organización tal que la información pertinente al proyecto (al que podemos considerar como un sub-contexto) esté disponible al mismo tiempo que cumpla con las premisas básicas de ser clara, concisa y relevante para la toma de decisiones.

El momento de cada contexto es el tiempo para cada cosa que decidimos dedicar a lo que estemos haciendo. Cuando ese tiempo es interrumpido, nos quedan dos caminos. 

En primer lugar podemos intentar detener la interrupción de alguna manera (tomando una nota, negociando un nuevo momento para retomar el pedido o realizándola si es un tema que podemos resolver lo suficientemente rápido (tal vez en menos de dos minutos). 

La segunda opción, es precisamente cambiar de contexto/sub-contexto. Si la interrupción es lo suficientemente relevante, habrá que prestarle la debida atención y ya no será el tiempo de la tarea anterior sino el de la nueva.




Cuando se cambia de contexto general, las reglas básicas son las mismas. Nuestra mente debe estar atenta y presta para actuar de manera acorde, ya sea durante nuestro tiempo personal con la familia, como cuando estamos con nuestros hobbies.

No digo que sea fácil. Nuestra mente constantemente nos refresca los temas que nos preocupan. Si logramos adquirir la habilidad de poner cada cosa en su lugar, para así poder retomarla la siguiente vez, podremos alcanzar altos niveles de efectividad con un mínimo stress.

Todas las veces que logro mantener cada tema dentro de su contexto adecuado, me relajo mucho más y obtengo más y mejores resultados. Es por lo que a mí respecta un hábito que trato de cultivar a diario, a pesar de las constantes presiones que recibo.

Hay un tiempo para todo. Cultivemos el arte de identificar el momento oportuno para cada cosa, y pongamos toda nuestra intensidad en el presente que nos toca vivir, para así haber dejado lo mejor de nosotros a cada paso.

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martes, 20 de marzo de 2012

Cómo decir que NO


Dentro del manejo de interrupciones, el saber cómo decir que “no” es tan importante como el cuándo. Las consecuencias de no saber tratar adecuadamente las interrupciones son lo suficientemente nocivas como para ser incluidas dentro del herramental de la persona bien organizada.


“Señor, haz que mis palabras sean dulces y suaves.
Por si tengo que tragármelas…”
  


Las interrupciones son inevitables, sin duda. Es muy cierto que frecuentemente arruinan nuestros planes, pero es muy difícil evitarlas, especialmente en un mundo moderno tan interconectado.

La gestión de las interrupciones suele enfocarse en decidir cuándo decir que no. Esto por lo general se basa en el criterio de que uno tiene sus propias prioridades y debe atenderlas primero. Y si uno tiene planeado hacer algo en determinado momento es justo que los demás se lo respeten.

Pero esto no siempre es así. Algunas de las interrupciones son importantes y merecen la atención que se nos reclama. No dársela podría acarrear consecuencias no deseadas y en ese caso lo peor que nos puede pasar es no haber tenido la oportunidad de evaluar las alternativas. El punto importante que no debe perder de vista la persona organizada es que debe mantener el enfoque en sus metas y compromisos, aun considerando el caos circundante. El ambiente es adverso por naturaleza, y debemos entenderlo como tal.




Para poder manejar esas situaciones de manera efectiva es muy importante no sólo saber cuándo decir que no a un pedido sino también el cómo se lo hace, para lograr que:

a)    El pedido no vuelva en un momento posterior todavía más inoportuno que el primero.

b)    No provoque un resentimiento tal que afecte nuestra capacidad de trabajar con nuestros colaboradores.

La regla de los dos minutos del método GTD  es muy útil para todos aquellos casos que se pueden resolver rápidamente. Si me puedo sacar de encima el pedido sin demasiado trámite es mejor hacerlo para evitar sumar un pendiente a nuestra lista de tareas. Quien nos hace el pedido por supuesto nos estará profundamente agradecido.

Cuándo ya no puedo aplicar la regla de los dos minutos, y descartando desde ya que la interrupción no sea lo suficientemente importante como para justificar el dejar lo que estamos haciendo, siempre se le puede hacer al requirente una primera pregunta de rigor:

¿Necesitas que veamos este tema ahora?

El principal beneficio de hacer esta pregunta, que puede tener variantes más o menos convenientes dependiendo de la cultura en la que estemos envueltos, es que nuestro interlocutor pasa a tener que justificar la interrupción, lo cual nos da a nosotros una segunda oportunidad de considerar nuestras prioridades y a él la conveniencia de habernos interrumpido. Tal vez el tema en cuestión esté relacionado con nuestras metas o compromisos y de primera mano no habíamos tenido oportunidad de verlo.

En caso que nos de un motivo valedero para interrumpir lo que estamos haciendo, tendremos un muy buen elemento de juicio para decidir dejar de hacer lo que tenemos entre manos. Es un elemento importante de nuestro sistema de organización, como ya sabemos, el saber por qué hacemos lo que hacemos y el por qué de lo que no.

Si no nos dan un motivo válido para interrumpir nuestra actividad actual y sin embargo la insistencia sigue siendo importante, no queda más remedio que recurrir a una de las herramientas más valiosas de cualquier persona organizada y eficaz: la habilidad de negociar.

Y esta habilidad incluye proponer alternativas que de mutuo acuerdo sirvan para tomar el punto solicitado en un momento más conveniente. En esencia estamos negociando la disponibilidad de nuestro tiempo, de uno muy valioso (el actual) a uno menos costoso (más adelante). La importancia del tema determinará que tan adelante será pospuesto.

Aquí la pregunta básica para nuestro interlocutor sería algo así como:

¿En qué otro momento podríamos ver este tema?

Está demás decir que es crucial para que esto sea posible la confianza de nuestra contraparte en que cumpliremos el compromiso acordado de poner nuestras manos en el tema.

Y he aquí el impacto en nuestra organización personal: de no hacerlo, la siguiente vez la persona no aceptará posponer el asunto porque partirá del supuesto que el mismo no será atendido posteriormente. Luego, la negociación será menos flexible y sufrirá nuestra capacidad de mantener nuestro enfoque en los tiempos planificados. Será un círculo vicioso del que nos costará mucho salir y al final perjudicará nuestra capacidad de hacer.

El manejar las interrupciones desde el punto de vista de una negociación trae muchos beneficios, pero el más palpable es que ayuda a mantener las relaciones con nuestros colaboradores y a poder asignar los tiempos de manera eficiente. Cada uno podrá evaluar adecuadamente el mérito de la interrupción y así poder decidir a conveniencia de ambas partes el mejor uso del tiempo.


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miércoles, 14 de marzo de 2012

¿Cómo saber si se tiene el control?


Cuando logramos tener bajo control nuestras actividades, tanto las obligaciones como nuestros más caros proyectos personales, se produce una sensible reducción en nuestros niveles de stress y un incremento de nuestra capacidad creativa. ¿Cómo podemos saber si hemos llegado a una situación adecuada o si tenemos que seguir mejorando nuestro sistema de organización aún más?



Saber que tengo mis cosas bajo control es una de esas sensaciones tranquilizadoras que me permite dedicarme a aquellos asuntos que más me gustan. Aún más, cuando tengo que hacer frente a mis obligaciones, si se trata de tareas delicadas que requieren mucha atención, el saber que no tengo algún tema explotando por ahí me permite sostener el enfoque en lo que hago.

David Allen trata sobre este tema en “Getting Things Done” desde la óptica de lograr un estado tal que al confiar plenamente en nuestro sistema de organización nos liberamos del stress que nos provoca tener nuestros asuntos pendientes flotando permanentemente entre nuestro consciente e inconsciente. Y tiene toda la razón.

El punto al que quisiera referirme en éste artículo está más vinculado con el proceso por el cual vamos evaluando nuestro grado de control. ¿Cuánto control realmente necesitamos? ¿Debemos mejorar nuestra metodología o con lo que hacemos ya alcanza?

La diferencia entre tener o no el control de las actividades es sustancial desde cualquier punto de vista que queramos verlo. Pero la gran pregunta a mi modo de ver es la siguiente:

¿Cómo sabemos si nuestras cosas están
verdaderamente bajo control?

Bueno, una de las maneras de saberlo es notando como en ese estado las emergencias se reducen drásticamente. Cuando uno tiene en orden sus temas, los puede ir trabajando por adelantado, con lo cual es difícil que se vea sorprendido en falta sin tiempo suficiente para hacer algo que demoró hasta último momento. Lo qué si es seguro es que no debería padecer una emergencia por algo que estuvo en sus manos evitar. Y si se logró esto, ya es bastante decir.



Otra característica del estado “bajo control” es que uno termina estando mejor preparado para hacer frente a los imprevistos. Las cosas se salen de cauce a diario, y nuestros planes suelen dárselas contra la realidad a cada momento. Si tengo mi situación general en estado “bajo control” puedo mantener la cabeza enfocada en el problema que surge, ya sea algo no considerado en mis planes como algo totalmente repentino e imprevisible pero de lo cual no puedo evitar tener que hacerme cargo.

Un sistema de organización que me permita tomar decisiones rápidamente, me ayudará sin dudas a mantener el control con más frecuencia. Porque tengo claro mi norte, porque sé a conciencia lo que tengo pendiente, así como su relevancia y urgencia. Sabré a cada momento qué hacer y qué consecuencias acarrea esa decisión al conjunto de mis compromisos internos y externos.

De lo arriba expuesto se desprende que un sistema de organización demasiado complejo corre también serios riesgos de falla en situaciones de elevada intensidad de actividades. Y esto aplica ya sea que se trate de muchos temas de corta duración o de pocas actividades pero con elevado consumo de tiempos. Si el esfuerzo que hay que poner para tener toda la información disponible excede de lo razonable, no se podrán tomar las decisiones adecuadas ni en tiempo ni en forma.

Para evaluar si un sistema de organización nos está ayudando a tener nuestras cosas en orden, una clave puede ser observar si está siendo confiable en no dejarme problemas pendientes con frecuencia, especialmente si el surgimiento de los mismos era previsible. Pero aún en los casos en que surjan temas imprevistos, la capacidad de hacer todo a un lado  y hacerle frente a la emergencia sin mayores consecuencias en mis otras actividades es un muy buen indicador de que “la casa está en orden”.

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Introducción

martes, 6 de marzo de 2012

El Balance entre Vida y Trabajo

La primera regla para balancear entre Vida y Trabajo


La herramienta principal para balancear entre vida y trabajo es la capacidad de lograr que los elementos de un mundo no se crucen con el otro... 


O al menos reducir todo lo que se pueda dicho cruce. ¿Debemos sostener una disciplina de hierro en este sentido, o debemos olvidarnos por completo de separar nuestras vidas personal y profesional porque es una meta de imposible cumplimiento?

Ubiquémonos por un momento en un escenario imaginario donde podamos claramente delimitar el alcance de nuestras tareas y en el que nos aseguremos sin ninguna posibilidad de duda que nuestra vida laboral no interfiere en nuestros asuntos personales y viceversa.

En ese mundo ideal, dejaríamos automáticamente de pensar en los problemas del trabajo cuando cruzamos la puerta de la oficina hacia la calle. Asimismo nuestros problemas personales quedarían en casa cuando nos dirigimos al trabajo.

Ese mundo ideal no existe, a pesar de lo cual sigue siendo un escenario deseable.






Si uno decide enfocarse en lo que hace necesariamente está eligiendo dejar de prestar atención a todo lo demás. Si lo que hace es trabajar, su compromiso es con su tarea en ese momento. Si está en su casa y se enfoca, su mente está con sus afectos.

El corte mental entre un mundo y el otro es posible, pero en la realidad cotidiana no siempre podemos evitar que los problemas atraviesen nuestras fronteras personales. Somos seres humanos, y la intensidad de algunos temas es lo suficientemente relevante como para hacer triza casi cualquier barrera que queramos imponerle.

Algunas personas dominan la habilidad de hacer el corte mental. Otras no. 

La pregunta que uno se hace es: ¿está bien hacer ese manejo de manera rigurosa?

Mi respuesta a ésta pregunta es SI y NO.

Sí, porque la habilidad de hacer el corte mental entre un mundo y el otro marca una diferencia muy importante en la calidad de lo que hacemos, sea compartir tiempo con nuestros hijos o preparar un informe para nuestro jefe. Y no, porque no necesariamente es un objetivo deseable cortar tajantemente entre un mundo y el otro.

Aún con lo contradictorio que esto pueda parecer, es necesario entender que nuestra manera de actuar en cada contexto debe tener un ancla con la realidad, y no es realista ni deseable decir: “no voy a escuchar nada porque estoy concentrado en lo mío” cuando por ejemplo mi familia necesita comunicarse conmigo urgente porque hubo una emergencia en casa. O teniendo que terminar nuestro trabajo porque se espera un entregable a primera hora del día siguiente, ignorar esa situación porque “terminó nuestro horario de oficina”.

En cualquier caso, las consecuencias se harán sentir. Actuar como autistas sólo nos deparará situaciones no deseadas, que se alejan de nuestros objetivos y de nuestros valores.

¿Cómo conviene manejar esas situaciones? Dando a las cosas la importancia que tienen, negociando con el entorno en cada caso, y tendiendo en la medida de lo posible a separar los aspectos personales de los profesionales. El ideal nos sirve de pauta general. Y es muy sano tenerla, porque permite bajar el stress. Nadie puede ser efectivo si está pendiente de decenas de temas de otros ambientes cuando tiene que poner atención a lo que hace.

Si uno está manejando un auto, debe tener el foco principal de atención en la conducción, o se estrellará con potenciales personas heridas. Si uno maneja un negocio, no prestarle la debida atención, puede hacer que lo pierda. Y si uno tiene una familia debe poder hacer conexión con sus integrantes compartiendo con ellos momentos especiales. Seres queridos que también deberán entender cuando el trabajo apremia, y colegas que deberán entender también cuando un tema familiar no tiene opción de ser atendido en otro momento.

En Resumen, 

Para poder balancear adecuadamente entre vida y trabajo es necesario darle a cada cosa su tiempo, poniendo el máximo compromiso personal en lo que se está haciendo y dándole a cada cosa la importancia que tiene de acuerdo a nuestros valores y a la realidad imperante. Así podremos decidir si en alguna circunstancia es conveniente o no interrumpir nuestra concentración, para poder retomarla luego con la tranquilidad de no tener problemas graves sin resolver en los sombreros de nuestra vida.

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jueves, 1 de marzo de 2012

¿Cuánta Planificación Necesitamos?


Central como es la planificación para nuestra organización personal, debemos determinar en cada caso hasta donde avanzar en su grado de detalle y el tiempo que invertiremos en su preparación, de manera tal que sea una verdadera ayuda en vez de una carga sin sentido.



Planificar es esencial para alcanzar nuestros objetivos, y cuánto más compleja y diversa es la tarea en cuestión más patente se hace ésta realidad. Decíamos en otro artículo que planificación y organización son dos caras de una misma moneda , y tanto es así que a mayor complejidad para organizarnos más engorrosos serán nuestros planes.

Hay una regla básica. Un plan debe ser lo más sencillo posible, a la vez que nos permita alcanzar nuestra meta. Y no me refiero a “minimalismo”. Me refiero a alcanzar un grado de sencillez tal que nos permita ejecutar nuestro proyecto en tiempo y forma de mejor manera que poniéndose a actuar directamente.

Un proyecto de gran complejidad va a necesitar una clara delimitación de tareas, bien fraccionada, con tiempos bien marcados y múltiples responsables. Si uno es el gerente de un proyecto así, por ejemplo la construcción de un transatlántico, el uso de diagramas de Gantt, análisis de camino crítico, simulaciones de Montecarlo, diagramas de decisión, y cuanta cosa se nos ocurra generalmente se justificarán. Un error en cualquier punto inevitablemente será muy costoso en tiempo y dinero, y usar cuanto esté a nuestro alcance siempre será poco.

Por el contrario, proyectos muy sencillos como comprar un insumo o reparar una pared de nuestro hogar requerirán un esfuerzo bastante inferior. Por lo general simplemente anotaremos la tarea en nuestra agenda y la planificación no irá más allá de identificar un poco de tiempo disponible para hacer lo que nos hemos propuesto.



Por supuesto, los dos casos extremos arriba expuestos no representan cabalmente el total de casos que se nos presentarán. Hay una cantidad importante de proyectos que no entran en estás dos clasificaciones. Especialmente si usamos la definición de GTD sobre asignar la categoría “proyecto” a todo aquello que requiera más de dos tareas. En ese caso tendremos una multitud (creciente) de proyectos con pocas tareas requeridas, cuya secuencia no puede obviarse pero que sin embargo no requieren todo el herramental formal de una Gerencia de Proyectos ni una certificación del PMI (Project Management Institute) para realizarlos.

¿Cuánta planificación?¿Un par de minutos? ¿Diez minutos? ¿Una hora? ¿Una hoja de papel, una planilla de cálculo, un archivo de Microsoft Project?

Son todas preguntas válidas.

El componente más elemental a disponer en cualquier planificación de proyecto es la lista de tareas a realizar en un simple texto (ya sea en papel o en un archivo electrónico). Podemos llegar a esa lista de una manera tradicional o usando métodos que estimulen la creatividad como los mapas mentales y las técnicas de brainstorming. Al final del día, nuestro plan será una lista de tareas que tendremos que adjuntar al material de referencia del proyecto de alguna manera.

¿Cuánta información adicional conviene incluir en el plan? Podemos incluir una fecha final con cada tarea, un responsable asignado si hay más de uno, alguna información relevante que explique los lineamientos generales del proyecto. El criterio de base es que se incluye sólo aquello que es estrictamente necesario, y que de no estar nos impide alcanzar el objetivo.

La planificación no es un fin en sí mismo. Tiene que existir en nuestra organización en la medida que la relación costo/beneficio sea favorable. En caso contrario, pongamos manos a la obra y usemos la organización mínima necesaria para no olvidarnos de hacer lo que nos hemos propuesto y usemos el tiempo ganado para hacer otras cosas más útiles o interesantes como dedicarnos a disfrutar de nuestro hobbies o pasar más tiempo con nuestros afectos.

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