Central como es la
planificación para nuestra organización personal, debemos determinar en cada
caso hasta donde avanzar en su grado de detalle y el tiempo que invertiremos en
su preparación, de manera tal que sea una verdadera ayuda en vez de una carga
sin sentido.
Planificar es
esencial para alcanzar nuestros objetivos, y cuánto más compleja y diversa es
la tarea en cuestión más patente se hace ésta realidad. Decíamos en otro
artículo que planificación y organización son dos caras de una misma moneda , y tanto es así que a
mayor complejidad para organizarnos más engorrosos serán nuestros planes.
Hay una regla básica.
Un plan debe ser lo más sencillo posible, a la vez que nos permita alcanzar
nuestra meta. Y no me refiero a “minimalismo”. Me refiero a alcanzar un grado
de sencillez tal que nos permita ejecutar nuestro proyecto en tiempo y forma de
mejor manera que poniéndose a actuar directamente.
Un proyecto de gran
complejidad va a necesitar una clara delimitación de tareas, bien fraccionada, con
tiempos bien marcados y múltiples responsables. Si uno es el gerente de un
proyecto así, por ejemplo la construcción de un transatlántico, el uso de
diagramas de Gantt, análisis de camino crítico, simulaciones de Montecarlo,
diagramas de decisión, y cuanta cosa se nos ocurra generalmente se
justificarán. Un error en cualquier punto inevitablemente será muy costoso en tiempo
y dinero, y usar cuanto esté a nuestro alcance siempre será poco.
Por el contrario, proyectos
muy sencillos como comprar un insumo o reparar una pared de nuestro hogar
requerirán un esfuerzo bastante inferior. Por lo general simplemente anotaremos
la tarea en nuestra agenda y la planificación no irá más allá de identificar un
poco de tiempo disponible para hacer lo que nos hemos propuesto.
Por supuesto, los dos
casos extremos arriba expuestos no representan cabalmente el total de casos que
se nos presentarán. Hay una cantidad importante de proyectos que no entran en
estás dos clasificaciones. Especialmente si usamos la definición de GTD sobre asignar
la categoría “proyecto” a todo aquello que requiera más de dos tareas. En ese
caso tendremos una multitud (creciente) de proyectos con pocas tareas
requeridas, cuya secuencia no puede obviarse pero que sin embargo no requieren
todo el herramental formal de una Gerencia de Proyectos ni una certificación
del PMI (Project Management Institute) para realizarlos.
¿Cuánta
planificación?¿Un par de minutos? ¿Diez minutos? ¿Una hora? ¿Una hoja de papel,
una planilla de cálculo, un archivo de Microsoft Project?
Son todas preguntas
válidas.
El componente más elemental
a disponer en cualquier planificación de proyecto es la lista de tareas a
realizar en un simple texto (ya sea en papel o en un archivo electrónico).
Podemos llegar a esa lista de una manera tradicional o usando métodos que
estimulen la creatividad como los mapas mentales y las técnicas de
brainstorming. Al final del día, nuestro plan será una lista de tareas que
tendremos que adjuntar al material de referencia del proyecto de alguna manera.
¿Cuánta información adicional
conviene incluir en el plan? Podemos incluir una fecha final con cada tarea, un
responsable asignado si hay más de uno, alguna información relevante que
explique los lineamientos generales del proyecto. El criterio de base es que se
incluye sólo aquello que es estrictamente necesario, y que de no estar nos impide
alcanzar el objetivo.
La planificación no
es un fin en sí mismo. Tiene que existir en nuestra organización en la medida
que la relación costo/beneficio sea favorable. En caso contrario, pongamos
manos a la obra y usemos la organización mínima necesaria para no olvidarnos de
hacer lo que nos hemos propuesto y usemos el tiempo ganado para hacer otras
cosas más útiles o interesantes como dedicarnos a disfrutar de nuestro hobbies
o pasar más tiempo con nuestros afectos.
Enlaces Relacionados
- Planificación y Organización - Dos caras de una misma moneda
- Planificación - Planes vs Realidades
- PMI (Project Management Institute)
- Diagramas de Gantt
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