La decisión de
ejecutar o no una determinada tarea requiere que meditemos aunque sea de manera
muy rápida sobre la conveniencia o no de hacerla. Sus niveles de urgencia e
importancia son variables que podemos usar para realizar la elección. Ahora, si
algo es urgente, ¿puede no ser importante?
De las técnicas para
discriminar aquello que nos conviene hacer, una de las más reconocidas es la de asignar prioridades a
cada una de las tareas y luego empezar por las más importantes siguiendo hacia
las que lo son menos.
Algunas Maneras de Priorizar
He visto muchas
formas de hacer esto, desde una asignación básica por “Alta/Media/Baja” (o
1/2/3), pasando por un incremento moderado de las prioridades por ejemplo hasta
cinco (las antiguas agendas Palm permitían hacer esto), hasta listados con prioridades
ilimitadas, donde uno ordena un listado asignando un número de prioridad a cada
tarea en forma correlativa. Este último, con un modelo de listado de tareas de
tipo GTD que crece
exponencialmente con cosas por hacer, no me parece en lo personal un modelo de trabajo escalable.
Desde que leí “Los 7 Hábitos de la Gente AltamenteEfectiva” de Stephen Covey, adopté el criterio de analizar cada tarea bajo la conocida matriz de Urgencia e Importancia. Incluso llegué al punto de
comprarme un software con el cual
implementé precisamente esa matriz. El sistema resultó muy útil en muchos
aspectos y fue realmente un salto de calidad en mi proceso de toma de
decisiones.
El Conflicto entre lo "Urgente" y lo "Importante"
No obstante, siempre me quedaron algunos puntos grises con relación a la forma de implementación de la matriz. Cuando uno la aplica en el trabajo cotidiano, asignar la urgencia y la importancia de cada tarea no es un asunto menor. Entra a jugar la valoración personal. Y está bien que así sea, porque precisamente el uso de nuestro criterio individual es el único que nos permite asociar cada tarea con nuestros valores y objetivos. Así es como los alineamos.
Pero muchas veces se necesitan criterios objetivos para tomar esas decisiones. Cuando digo “objetivos” me refiero a que tengan algún carácter concreto, de manera tal que se minimicen las áreas grises. De no hacerlo, frecuentemente nos ocurrirá que asignaremos ciertas tareas a los cuadrantes equivocados, lo cual repercutirá en la ejecución de esa tarea y en la de las otras que compiten con ella por nuestro foco de atención.
Covey lo trata como que son aquellas tareas
que las personas altamente efectivas “dejan ahogarse por inanición”. Y esto es
precisamente así. A diario terminan en mis manos tareas que sé positivamente
que no conducirán a nada, pero no puedo “no considerarlas” por cuestiones de
diversa índole. En mi radar deben estar disponibles en caso que mi
interpretación esté errada o que ocurra, como muchas veces, un cambio efectivo
en la relevancia de la tarea. Antes no era importante y ahora pasó a serlo (es
más frecuente de lo que uno creería).
El problema del III Cuadrante de la Matriz
El caso no tan claro
es cuando hablamos de tareas “Urgentes” pero “No Importantes”. Este es un caso,
el cuadrante III de la matriz, que sinceramente me ha traído bastantes
problemas para administrarlo. La común
es que uno se concentra en el cuadrante I (Urgente/Importante) y luego
pasa al cuadrante II (No Urgente/Importante). ¿Por qué? Por la sencilla razón
de haberle asignado importancia "baja". Si no tiene importancia nuestra mente
dice rápidamente “¿qué importa que sea urgente?, ¡vamos a lo importante!”
Cuando se entra en
esa trampa, esas cosas empiezan a quedar tan colgadas como las que incluimos en
el cuadrante IV (No Urgente/No Importante).
En esencia, la manera de que no queden pendientes las tareas urgentes es o
ponerlas en el primer cuadrante o mandarlas "a la bolsa de gatos".
Resultado: el
cuadrante III (Urgente/No Importante) deja de usarse. Y era lo que me pasaba
precisamente. Era lo mismo que no tenerlo.
Si lo miramos desde
otro ángulo, terminamos con tres (3) prioridades.
Alta: Quedó exclusivamente
asociada al concepto de URGENCIA, integrando lo que Covey muestra como
cuadrantes I y III
Normal: Las actividades del
Cuadrante II. No son Urgentes pero es Importante hacerlas
Baja: No son Urgentes ni
tampoco es Importante hacerlas.
Así encima se
simplifica el análisis y la toma de decisiones. En vez de lidiar con cuatro
categorías resuelvo mi asignación con sólo tres.
Si te pones a
pensarlo con detenimiento, tiene su sentido. Si algo lo catalogamos de urgente,
es porque tiene intrínsecamente un grado de importancia. Si no fuera así no
tendría ningún objeto poner esfuerzo en realizarla y podríamos dejarla colgada.
En Resumen
Es cierto que muchas
cosas son urgentes y su importancia es menor a otras cosas que tenemos en
nuestra lista, pero si le asignamos la etiqueta de “Urgente” eso le cuelga
simultáneamente la de "Importante". Hay que hacerla, y seguramente debe ser hecha
antes que las tareas más relevantes o de mayor impacto en el largo plazo. Lo
mejor es poner manos a la obra, sacárnosla de encima rápido de la mejor manera
posible y pasar al siguiente nivel de prioridad, donde nos podremos enfocar con tranquilidad en las
actividades más redituables.
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