martes, 20 de marzo de 2012

Cómo decir que NO


Dentro del manejo de interrupciones, el saber cómo decir que “no” es tan importante como el cuándo. Las consecuencias de no saber tratar adecuadamente las interrupciones son lo suficientemente nocivas como para ser incluidas dentro del herramental de la persona bien organizada.


“Señor, haz que mis palabras sean dulces y suaves.
Por si tengo que tragármelas…”
  


Las interrupciones son inevitables, sin duda. Es muy cierto que frecuentemente arruinan nuestros planes, pero es muy difícil evitarlas, especialmente en un mundo moderno tan interconectado.

La gestión de las interrupciones suele enfocarse en decidir cuándo decir que no. Esto por lo general se basa en el criterio de que uno tiene sus propias prioridades y debe atenderlas primero. Y si uno tiene planeado hacer algo en determinado momento es justo que los demás se lo respeten.

Pero esto no siempre es así. Algunas de las interrupciones son importantes y merecen la atención que se nos reclama. No dársela podría acarrear consecuencias no deseadas y en ese caso lo peor que nos puede pasar es no haber tenido la oportunidad de evaluar las alternativas. El punto importante que no debe perder de vista la persona organizada es que debe mantener el enfoque en sus metas y compromisos, aun considerando el caos circundante. El ambiente es adverso por naturaleza, y debemos entenderlo como tal.




Para poder manejar esas situaciones de manera efectiva es muy importante no sólo saber cuándo decir que no a un pedido sino también el cómo se lo hace, para lograr que:

a)    El pedido no vuelva en un momento posterior todavía más inoportuno que el primero.

b)    No provoque un resentimiento tal que afecte nuestra capacidad de trabajar con nuestros colaboradores.

La regla de los dos minutos del método GTD  es muy útil para todos aquellos casos que se pueden resolver rápidamente. Si me puedo sacar de encima el pedido sin demasiado trámite es mejor hacerlo para evitar sumar un pendiente a nuestra lista de tareas. Quien nos hace el pedido por supuesto nos estará profundamente agradecido.

Cuándo ya no puedo aplicar la regla de los dos minutos, y descartando desde ya que la interrupción no sea lo suficientemente importante como para justificar el dejar lo que estamos haciendo, siempre se le puede hacer al requirente una primera pregunta de rigor:

¿Necesitas que veamos este tema ahora?

El principal beneficio de hacer esta pregunta, que puede tener variantes más o menos convenientes dependiendo de la cultura en la que estemos envueltos, es que nuestro interlocutor pasa a tener que justificar la interrupción, lo cual nos da a nosotros una segunda oportunidad de considerar nuestras prioridades y a él la conveniencia de habernos interrumpido. Tal vez el tema en cuestión esté relacionado con nuestras metas o compromisos y de primera mano no habíamos tenido oportunidad de verlo.

En caso que nos de un motivo valedero para interrumpir lo que estamos haciendo, tendremos un muy buen elemento de juicio para decidir dejar de hacer lo que tenemos entre manos. Es un elemento importante de nuestro sistema de organización, como ya sabemos, el saber por qué hacemos lo que hacemos y el por qué de lo que no.

Si no nos dan un motivo válido para interrumpir nuestra actividad actual y sin embargo la insistencia sigue siendo importante, no queda más remedio que recurrir a una de las herramientas más valiosas de cualquier persona organizada y eficaz: la habilidad de negociar.

Y esta habilidad incluye proponer alternativas que de mutuo acuerdo sirvan para tomar el punto solicitado en un momento más conveniente. En esencia estamos negociando la disponibilidad de nuestro tiempo, de uno muy valioso (el actual) a uno menos costoso (más adelante). La importancia del tema determinará que tan adelante será pospuesto.

Aquí la pregunta básica para nuestro interlocutor sería algo así como:

¿En qué otro momento podríamos ver este tema?

Está demás decir que es crucial para que esto sea posible la confianza de nuestra contraparte en que cumpliremos el compromiso acordado de poner nuestras manos en el tema.

Y he aquí el impacto en nuestra organización personal: de no hacerlo, la siguiente vez la persona no aceptará posponer el asunto porque partirá del supuesto que el mismo no será atendido posteriormente. Luego, la negociación será menos flexible y sufrirá nuestra capacidad de mantener nuestro enfoque en los tiempos planificados. Será un círculo vicioso del que nos costará mucho salir y al final perjudicará nuestra capacidad de hacer.

El manejar las interrupciones desde el punto de vista de una negociación trae muchos beneficios, pero el más palpable es que ayuda a mantener las relaciones con nuestros colaboradores y a poder asignar los tiempos de manera eficiente. Cada uno podrá evaluar adecuadamente el mérito de la interrupción y así poder decidir a conveniencia de ambas partes el mejor uso del tiempo.


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