jueves, 1 de marzo de 2012

¿Cuánta Planificación Necesitamos?


Central como es la planificación para nuestra organización personal, debemos determinar en cada caso hasta donde avanzar en su grado de detalle y el tiempo que invertiremos en su preparación, de manera tal que sea una verdadera ayuda en vez de una carga sin sentido.



Planificar es esencial para alcanzar nuestros objetivos, y cuánto más compleja y diversa es la tarea en cuestión más patente se hace ésta realidad. Decíamos en otro artículo que planificación y organización son dos caras de una misma moneda , y tanto es así que a mayor complejidad para organizarnos más engorrosos serán nuestros planes.

Hay una regla básica. Un plan debe ser lo más sencillo posible, a la vez que nos permita alcanzar nuestra meta. Y no me refiero a “minimalismo”. Me refiero a alcanzar un grado de sencillez tal que nos permita ejecutar nuestro proyecto en tiempo y forma de mejor manera que poniéndose a actuar directamente.

Un proyecto de gran complejidad va a necesitar una clara delimitación de tareas, bien fraccionada, con tiempos bien marcados y múltiples responsables. Si uno es el gerente de un proyecto así, por ejemplo la construcción de un transatlántico, el uso de diagramas de Gantt, análisis de camino crítico, simulaciones de Montecarlo, diagramas de decisión, y cuanta cosa se nos ocurra generalmente se justificarán. Un error en cualquier punto inevitablemente será muy costoso en tiempo y dinero, y usar cuanto esté a nuestro alcance siempre será poco.

Por el contrario, proyectos muy sencillos como comprar un insumo o reparar una pared de nuestro hogar requerirán un esfuerzo bastante inferior. Por lo general simplemente anotaremos la tarea en nuestra agenda y la planificación no irá más allá de identificar un poco de tiempo disponible para hacer lo que nos hemos propuesto.



Por supuesto, los dos casos extremos arriba expuestos no representan cabalmente el total de casos que se nos presentarán. Hay una cantidad importante de proyectos que no entran en estás dos clasificaciones. Especialmente si usamos la definición de GTD sobre asignar la categoría “proyecto” a todo aquello que requiera más de dos tareas. En ese caso tendremos una multitud (creciente) de proyectos con pocas tareas requeridas, cuya secuencia no puede obviarse pero que sin embargo no requieren todo el herramental formal de una Gerencia de Proyectos ni una certificación del PMI (Project Management Institute) para realizarlos.

¿Cuánta planificación?¿Un par de minutos? ¿Diez minutos? ¿Una hora? ¿Una hoja de papel, una planilla de cálculo, un archivo de Microsoft Project?

Son todas preguntas válidas.

El componente más elemental a disponer en cualquier planificación de proyecto es la lista de tareas a realizar en un simple texto (ya sea en papel o en un archivo electrónico). Podemos llegar a esa lista de una manera tradicional o usando métodos que estimulen la creatividad como los mapas mentales y las técnicas de brainstorming. Al final del día, nuestro plan será una lista de tareas que tendremos que adjuntar al material de referencia del proyecto de alguna manera.

¿Cuánta información adicional conviene incluir en el plan? Podemos incluir una fecha final con cada tarea, un responsable asignado si hay más de uno, alguna información relevante que explique los lineamientos generales del proyecto. El criterio de base es que se incluye sólo aquello que es estrictamente necesario, y que de no estar nos impide alcanzar el objetivo.

La planificación no es un fin en sí mismo. Tiene que existir en nuestra organización en la medida que la relación costo/beneficio sea favorable. En caso contrario, pongamos manos a la obra y usemos la organización mínima necesaria para no olvidarnos de hacer lo que nos hemos propuesto y usemos el tiempo ganado para hacer otras cosas más útiles o interesantes como dedicarnos a disfrutar de nuestro hobbies o pasar más tiempo con nuestros afectos.

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