jueves, 21 de junio de 2012

Nuestra Area de Atención Prioritaria

Es decisivo tener en la mente aquellas cosas importantes que tenemos que hacer. Y aquello que no está a la vista está fuera de nuestra mente. Todos tenemos un lugar donde sabemos que si la información se pone allí nos aseguramos de tenerla siempre a la vista para no olvidarnos de aquello que no puede pasarse por alto.






“Out of Sight, Out of Mind”

La posibilidad de perdernos en la bruma de actividades que tenemos que hacer es un riesgo latente a lo largo del día, y hay ciertas cosas que no podemos darnos el lujo de que caigan en el olvido. Porque son importantes. Porque tienen consecuencias, buenas o malas. En esos casos, nuestro sistema de organización personal tiene que considerar la forma de ponerlas bien a la vista para asegurarnos que no pasamos por alto su existencia.

Estrategias para mantener a la vista determinada información hay miles, probablemente tantas como personas y situaciones posibles. Por supuesto hay algunas prácticas muy probadas que pueden intentarse, siempre en el conocimiento que tal vez no sean lo más adecuado para nuestra particular forma de actuar y requieran tal vez alguna adaptación.

Podemos por ejemplo usar las alarmas o notificaciones audibles, como las que hay en un reloj digital, un smartphone, o nuestra computadora. Esto tiene sentido cuando la necesidad es la de recordar algo en horarios específicos con suficiente antelación a un evento dado. Y especialmente cuando no necesito saber algo todo el tiempo, sino únicamente en determinado momento del día.

Mucha gente usa desde hace años (al menos desde que fueron creados) los Post-It, para pegarlos por ejemplo en la pantalla de su notebook como una manera de asegurarse que tiene bien de frente el tema en cuestión.
Otras personas tienen mecanismos más tradicionales como la vieja plancha de corcho donde pueden pinchar sus recordatorios, o la tradicional variante del pizarrón ya sea con tizas o marcadores de colores.

Si nuestra actividad se desarrolla mayormente en un escritorio con una computadora, no es de extrañar el uso de las herramientas que nos provee el software de organización que utilizamos, ya sea aprovechando los elementos de nota o de tareas asignados a determinada categoría de alta prioridad. También se pueden poner notas en el calendario en un día específico pero en el área libre, sin un horario específico.





La esencia es siempre la misma. Llamar nuestra propia atención. Y para eso nadie mejor que nosotros mismos para elegir dónde y cómo, porque sólo nosotros sabemos cómo pensamos y cuál es la mejor manera de asegurar nuestra atención. Por eso es muy difícil pensar una estrategia que aplique a todas las personas.  

Además del uso de esa zona prioritaria para recordar hechos, tareas pendientes o vencimientos, podemos usar esa área prioritaria para algo mucho más proactivo. La podemos asignar para mantener bien a la vista nuestra misión u objetivo del día. Para recordarnos a lo largo de la jornada qué es aquello a lo que deberíamos estar volviendo sistemáticamente para asegurarnos que avanzamos hacia nuestras metas. Es una poderosa manera de mejorar nuestro enfoque, a pesar de no vincularse directamente con recordar algo que deba hacerse en un momento puntual. De ésta manera, sin importar que nos interrumpan, que nos hayamos enfrascado en una emergencia o que hayamos hecho otras cosas que no podían dejarse pasar, tan pronto logremos liberarnos de aquello que se aleja de nuestra metas podremos volver a ellas rápidamente para asegurarnos el hacer algo importante.

Es necesario que encontremos nuestra propia área de atención prioritaria para apoyar a nuestro sistema de organización a lo largo del día. Nos permite asegurar que nuestra atención no se desvíe demasiado. Tanto de aquellas cosas que deben ser hechas en ciertos momentos específicos como de lo verdaderamente importante y prioritario.


Enlaces Relacionados