¿Qué tan largas conviene
armar las listas de tareas? ¿Largas o cortas. ¿Cargamos todo cuanto queremos
hacer o sólo aquello sobre lo que debemos concentrarnos ahora?
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Las listas de tareas son
un auxiliar eficaz de nuestra organización personal pero los resultados que se
obtienen de ellas tienen mucho que ver con la calidad y consistencia en la preparación
de las mismas.
La Descripcion
Tomada la decisión de si
usamos una agenda de papel o una agenda electrónica y sin perder de vista la
importancia que siempre le damos a la flexibilidad lo siguiente es
el contenido del texto descriptivo. En el artículo de la semana pasada, titulado “Cómo escribir una Tarea” describíamos las características
recomendables al escribir su texto.
Sólo el seguimiento de estas pautas nos
revela la estructura intrínseca de nuestra organización, porque las tareas
estarán asociadas automáticamente a un contexto de trabajo (en el sentido de
contexto de un proyecto), y siempre serán sentencias relativamente cortas que
incluyen un verbo.
Si trabajamos sobre un
sistema de organización electrónico, esto nos permitirá una ventaja inmediata:
nos dará la oportunidad de ordenar las tareas por “asunto” o campo descriptivo.
Cuando son pocas tareas puede no parecer relevante, pero si la cantidad es
elevada esto ya permite agrupar acciones rápidamente puesto que los encabezados
(si mantenemos consistencia en nuestra forma de escribir los textos) van a
dejar las cosas en una sección concreta del listado. Y lo más importante,
permite ubicar una tarea específica relacionada con el tema que se esté
trabajando con mayor rapidez. No tendremos que recorrer la lista entera.
El trabajar con listas en
papel no tiene la ventaja del ordenamiento inmediato, pero de todas maneras la
consistencia en la forma de escribir ayuda a poner la mente en el tema a tratar
con rapidez. El criterio sigue siendo válido, aunque el listado sea más “duro”
de ordenar porque significaría re-escribir el listado.
Ahora bien. ¿Listas cortas o listas largas?
Las listas cortas tienen
la ventaja de la ejecutividad. De un simple vistazo puedo entender el panorama
y tomar decisiones sobre lo que debo o me conviene hacer.
El inconveniente de una
lista corta es que su alcance es limitado para proyectos grandes o para grandes
cantidades de proyectos, casos en los que se suele requerir cierta habilidad "multitarea". O reelaboramos continuamente la lista de tareas a
medida que vamos haciendo las cosas, o trabajamos con una lista más larga que
contemple más temas.
En principio lo
recomendable si uno quiere hacer bien su trabajo es disponer de una lista
completa de TODAS las tareas, algo que debería hacerse en la fase de
planificación (diaria, semanal, mensual o la que corresponda). Aquí el problema
es la pérdida de enfoque. Como decíamos en otra nota hay un tiempo para todo
y una lista muy completa debe contemplar de alguna manera en que debería
concentrarme en el momento concreto en que estoy consultándola.
El grave problema de una
lista larga es lo poco práctica que puede resultar cuando hay que tomar
decisiones rápidas con muchos temas o proyectos activos simultáneamente. Si mi
sistema de organización no es lo suficientemente efectivo me va a provocar
demoras poco oportunas, porque por efecto de nuestra vieja y querida Ley de Murphy me demoraré más en encontrar la tarea que estoy buscando así
como en encontrar la información relevante a la misma. La paradoja es que el
listado largo/completo tenía por objeto “mejorar mi productividad” cuando el
resultado es un freno permanente a mi capacidad de operar.
Las listas cortas por el
contrario son muy efectivas en entornos donde la ejecutividad es primordial
porque permiten enfocarse fuerte en lo que se está haciendo. El panorama se
puede resolver mentalmente de un solo “vistazo”, y esto fortalece la capacidad
de tomar decisiones con rapidez.
El principal inconveniente
de las listas cortas es precisamente que por definición no son completas.
Cuando uno tiene que trabajar con proyectos de gran tamaño es importante tener toda
la información existente a la mano para motorizar el avance. Del mismo modo,
una cantidad grande de proyectos de poca envergadura provoca que necesitemos
tener a disposición la mayor cantidad posible de información relevante (léase “la
siguiente acción”) de cada uno de los proyectos, también para asegurarse que
cada uno tenga avances.
En Resumen
Ejecutividad vs Completitud.
Ese es el dilema de las listas cortas respecto de las largas. Cualquiera sea el
formato de preparación de la lista que hayamos elegido, éste tendrá un impacto
medible en nuestra productividad. Sin duda tendremos que elegir el que mejor se
ajusta a nuestras características personales, así como encontrar algún tipo de
balance en la eventualidad que tengamos que poner en juego ambas
características.
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¡Un post muy interesante sobre las listas de tareas! Mi opción para lograr el equilibrio consiste en escribir 3 listas. Una lista crítica con un máximo de 5 items que reviso cada hora, una lista Oportunidad (que incluye como maximo 20 tareas) y que se puede revisar a simple vista y una lista En el horizonte que contiene el resto de tareas y que reviso cada semana. Con este sistema consigo que sean listas completas y a la vez ejecutivas.
ResponderEliminarInteresante metodología Rosa. Un razonable equilibrio. Felicitaciones.
ResponderEliminarMuchas gracias por tu comentario.