jueves, 26 de julio de 2012

Los Ingredientes de la Organización Personal

¿Sabes cuáles son los ingredientes para lograr una buena organización personal? Pues, no alcanza sólo con una buena agenda...
Y la verdad es que queremos identificar esos elementos críticos que hacen funcionar adecuadamente nuestro sistema de organización para lograr que nuestras actividades sirvan a nuestros propósitos

Cuando revisas buena parte del abundante material sobre organización personal sueles encontrar enfoques diversos. Algunos se centran fuertemente en el flujo de trabajo; otros en el manejo de herramientas de soporte (ya sean físicas o informáticas); otros en los aspectos motivacionales y otros en una estricta disciplina.

Creo desde mi personal perspectiva que todos tienen algo de razón, pero también pienso que la manera adecuada de encarar el tema debe ser “integral”.

Empecemos por el principio. Se dice que la clave está en las preguntas, no en las respuestas. Pues bien:

¿Para qué te metes en todo este lío de la
organización y la productividad personal?


La respuesta para mí es simple. Buscas organizarte mejor para alcanzar tus metas. Por eso considero un elemento esencial de la organización personal a la visión. No puedes considerarte una persona productiva si haces muchas cosas que no te llevan a ningún lado.


La “productividad” es una medida de lo producido en una determinada unidad de tiempo. ¿Buscas hacer muchas cosas o buscas que las cosas que te interesan sean verdaderamente hechas? Y lo que es más importante: 


“Hechas como a tí te interesa que se hagan”

Un sistema de organización personal sin un propósito es como un automóvil sin motor. No te llevará a ningún lado...

El enfoque sesgado hacia la productividad personal tiene la deficiencia de olvidarse que hay una persona detrás. Asume por defecto que eres una máquina que opera bajo determinadas reglas "supuestamente inmutables" y que en la medida que éstas se respeten se incrementará el producido.

No quiero decir aquí de ninguna manera que no interesa la variable “productividad”. Muchas cosas que te propones, especialmente las más ambiciosas, requieren una enorme capacidad de hacer y del buen aprovechamiento del tiempo así como del adecuado uso del recurso más importante que tienes: TU!

Es por eso que le doy a este tema un enfoque más orientado a la organización personal. Porque organizarse para alcanzar el éxito tiene una primera premisa. Saber qué es lo que consideras "éxito". Sin dirección ni propósito todo lo demás son palabras bonitas pero que te dejarán como una cáscara vacía. Te llevará a un sin sentido.

Si la herramienta es un Smartphone, ya sea un Android o un iPhone, o quizás una excelente agenda personal de cuero no hacen a la sustancia. Si a ese elemento de soporte no lo sabes aprovechar con todo lo que acompaña a un sólido sistema de organización, su valor es nulo.

Entonces, a mi modo de ver. la organización personal se compone mínimamente de los siguientes elementos:




Visión:
En el contexto de la organización personal representa la imagen de aquello que quieres conseguir. Lo que da guía a tu accionar. Cómo reza el viejo refrán: “Quien no sabe dónde va jamás llega adestino”

Actitudes
La acción que encares siempre irá acompañada por una actitud determinada. Esa disposición al hacer que determina en buena medida la energía que le pones a tu actividad. Sin las actitudes correctas sería imposible alcanzar tus objetivos. El sólo hecho de intentar alcanzar una meta representa un estado de ánimo concreto alineado con la consecución de tus intereses.

Hábitos:
Los hábitos al estar incorporados a tu forma natural de actuar tienen algunas ventajas. Una de ellas es que no necesitas tomarte el trabajo de pensar en ellos una vez adquiridos. Pensar en si se hace algo de determinada manera tiene sentido siempre y cuando no se trate de algo conocido. Si ya sabes cómo debes hacer una tarea, pensar nuevamente en ello representa una inversión adicional (e improductiva) de tu valioso y escaso tiempo.


Herramientas
En la historia de la evolución  humana la capacidad de usar herramientas ha marcado la gran diferencia entre nuestra especie y las demás.
De la misma forma que una palanca multiplica nuestra fuerza en una dirección, las herramientas de productividad multiplican tu capacidad de hacer tareas y cumplir más compromisos en el siempre escaso tiempo disponible.

Procesos
Los procesos determinan el momento, la secuencia y forma en que combinas los elementos. Son de alguna manera la receta de una sabrosa comida cuyos ingredientes puestos en su combinación justa (observa que no hablo de “igual proporción”) hacen la gran diferencia entre un plato exquisito y un verdadero fiasco.

En Resumen

De la misma manera que una buena receta de cocina, la organización personal no se trata sólo de la lista de ingredientes sino de la buena mano del chef que los integra con sus conocimientos y experiencia para dar forma a un resultado sabroso y de excelencia.


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jueves, 19 de julio de 2012

Hábitos - Evitar el Re-Trabajo

El mantenimiento del orden de las actividades así como de su organización y planificación es en realidad un trabajo constante y cotidiano. Cuando no lo hacemos de esa forma indefectiblemente tendremos que dedicar energía adicional para que todo entre en caja nuevamente. Organizar las cosas “a la primera” es la consigna.




En la medida que crecemos en nuestro nivel de actividad y generamos cada vez un mayor volumen de proyectos, tareas y compromisos, el dejar el re-encauzado de nuestro material para la revisión semanal al estilo GTD puede convertirse en una sobrecarga excesiva y un doble trabajo. O se mantienen las cosas bajo control de manera regular o se termina indefectiblemente afectando valioso (por escaso) tiempo extra.

¿Cuántas personas se pueden dar el lujo de disponer de varias horas un día específico de la semana para poner en orden su sistema de organización? Puede que sean muchas. Pero para mí caso particular, es casi una quimera siquiera considerarlo. El volumen de actividades y proyectos que tengo y la probabilidad de tener que hacer frente a interrupciones que no pueda detener son tan altos que combinados hacen que la fijación de una actividad regular semanal de una o dos horas de duración sean más un deseo que una realidad.

Con lo cual, en mis primeros pasos intentando aplicar el modelo GTD me quedé sistemáticamente trancado en la imposibilidad de cerrar el orden de mi sistema. Con el agravante que para completarlo tenía inevitablemente que quitarle tiempo a mi necesario descanso, o someterme al stress de saber que tenía el sistema de organización descalabrado y tener que seguir operando.

Una de las primeras aproximaciones a solucionar ese problema fue el saltearme la bandeja de entrada (IN) para las cosas “agendables”. Si algo tenía que ir a la agenda no lo cargué nunca más en el IN. Decidí retomar el lugar central de la agenda en mi organización, espacio que en mi caso ocupa Microsoft Outlook. Sólo ese cambio bajó sensiblemente el tamaño de la bandeja de entrada que tenía que procesar.

El Blackberry fue aquí un auxiliar determinante. Teniendo el smartphone disponible todo el tiempo por cuestiones laborales, y encima sincronizando 100% del tiempo con Outlook, ingresar un elemento en el calendario o en las tareas es una acción bastante rápida y que no requiere esfuerzo adicional de consistencia. Si nos ponemos a controlar con un reloj puede que cargar todos los componentes del ítem (categoría, fecha de finalización, etc.) sea una pequeña recarga, pero tener el ítem inmediatamente en el sistema de organización no tiene precio. Esto aplica igualmente en la actualidad a usuarios de equipos de Samsung o Apple que también pueden sincronizar con la red de telefonía móvil sus elementos de organización.

Pero todavía me quedaba algo más. En mi afán por cargar todo en la bandeja de entrada, había llegado al extremo de poner cualquier archivo que recibía ahí, para después guardarlo en su carpeta respectiva.




Permítanme compartirles que fue inevitable cambiar esa lógica de trabajo. Si yo sabía positivamente donde iba cierto material, me empecé a preguntar:

¿Porqué no me tomo los pocos segundos o los “dos minutos”?

para dejarlo donde debe estar. Volví al viejo criterio de guardarlo inmediatamente en su lugar. Ser ordenado por hábito, es el criterio que decidí que primara.

¿Por qué? Por la sencilla razón de encontrar que el uso de la bandeja de entrada de manera indiscriminada me llevaba a hacer el trabajo dos veces la mayoría de las ocasiones. Una vez que tenía el archivo en mis manos, y sabiendo que debía guardarlo y donde hacerlo, dejarlo en la bandeja de entrada me obligaba a dedicar tiempo para que mi mente encontrara la información de clasificación que ya había tenido disponible cuando el material llegó a mis manos. O sea que generaba un re-trabajo innecesario que particularmente se concentraba y crecía sobre el tiempo asignado al procesamiento de la bandeja de entrada.

Las empresas japonesas como Toyota u Honda, con su estrategia centrada en la calidad han hecho del eliminar tiempos de re-trabajo casi una religión. Es comprensible que su impacto a lo largo de toda la cadena sea tan apreciable con una búsqueda casi obsesiva por tener los productos bien hechos “a la primera”.

Ni por asomo estoy diciendo aquí que la bandeja de entrada no tiene sentido y que dejemos de considerarla. Simplemente estoy mostrando cómo llegadas las circunstancias debemos adaptar la forma de usarla según nuestras necesidades.

Donde la bandeja de entrada me parece insustituible es en su aplicación de destino por defecto (default en inglés). Esto significa que “si no se qué hacer” con algo “y no tengo tiempo de decidirlo” entonces pongo ese elemento en la bandeja de entrada sin dudarlo un instante.

El otro caso que me parece muy útil es cuando recibimos interrupciones mientras hacemos algo muy importante y logramos frenarlas generando un compromiso posterior. Escribir un pequeño trozo de papel (o en electrónico por ejemplo con Evernote) y enviar el elemento a la bandeja de entrada es un gran auxiliar para este manejo de la interrupción, porque nos permite generar el control del compromiso y asegurarle a quien nos interrumpe que cumpliremos su pedido sin necesidad de insistir. Es un círculo virtuoso cuyos resultados son rápidamente apreciables.

En este mismo momento, con el cambio de versión a Blackberry 9300 que me acaban de asignar en la empresa estoy en condiciones de integrar Evernote (tema para una próxima nota) con mis computadoras, así que la velocidad de carga de datos en la bandeja de entrada se incrementa sensiblemente y el tiempo de uso previsto para procesarla se acota, qué es el efecto que busco.

Evitar el re-trabajo con las cosas que manejamos es un gran factor de control de nuestro tiempo. Es un hábito saludable que aplicado a nuestro sistema de organización genera un salto cualitativo apreciable tanto por nosotros como por nuestro entorno.


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jueves, 12 de julio de 2012

Importante a tiempo desactiva Urgente


La excusa de que lo urgente le quita tiempo a lo importante tiene mucho de realidad, pero también esconde una trampa de la que es necesario salir las más de las veces. Las cosas urgentes hechas a tiempo desactivan posteriores urgencias.



Es claro que debemos atender las urgencias. Por algo lo son. Si no las hacemos ahora podemos tener un problema. Pero muchas veces estas supuestas urgencias no lo son tanto y quitan un tiempo a las tareas importantes que si se demoran (o procrastinan) más de lo debido se convierten luego en emergencias que nunca debieron llegar a ser tales. 

Voy a poner un ejemplo lo más gráfico posible. Supongamos que nos pasamos más tiempo en la oficina para responder o leer correos que no son críticos y no nos queda tiempo en ese día para pasar por la estación de servicio (o gasolinera  para algunos países) para cargar combustible cuando nuestro indicador de nivel claramente muestra que sólo podemos hacer unos pocos kilómetros adicionales. Al día siguiente cargar el tanque de nuestro querido medio de locomoción se convirtió en una verdadera "urgencia". 
¿Cómo la podríamos haber evitado? Podríamos haber cargado en nuestro smartphone una alarma para cargar combustible y recordarnos que debíamos interrumpir la lectura de correos, o podríamos haber agendado una carga de combustible con más tiempo.

Urgencia e importancia son conceptos entrelazados. Una actividad urgente tiene importancia porque afecta a mi presente o a mi futuro inmediato. Pero debo tener en claro el grado de importancia. Es como la relación entre el espacio y el tiempo. Si bien son dimensiones de la realidad claramente diferenciadas, no pueden ser tenidas en cuenta de manera independiente cada una sin considerar a la otra. Y ahí reside precisamente la complejidad de su manejo.

Cuando uno toma la decisión de mantener el esfuerzo sobre una actividad catalogada como “importante” por delante de las pseudo-urgencias, logra desactivar urgencias reales a futuro.

¿Cómo es esto? Muy simple. Una actividad verdaderamente importante es una que tiene consecuencias reales, ya sean negativas o positivas. Las tareas más importantes son aquellas cuyas consecuencias son más transcendentales para nosotros o nuestros equipos. No realizarlas tiene efectos negativos sin duda.

Es decir que si en el presente identifico a cierta tarea como de mucha importancia pero a la vez no es necesariamente urgente, al completarla antes de que se convierta en urgente obtengo todos los beneficios con un “valor agregado”:

“Evité tener una VERDADERA URGENCIA a futuro”


Algunas ventajas de ésta forma de actuar son:

a)    Menor stress:
Me puedo quedar tranquilo con que la tarea está hecha, quito el tema de mi cabeza y elimino la presión que esto genera. Cuánta mayor sea la diferencia de tiempo con el límite, más extendido el beneficio.

b)   Incremento la flexibilidad de ese futuro
Porque al eliminar una urgencia previsible, puedo decidir con mayor grado de libertad en el futuro. A medida que se acerca una fecha límite el margen de maniobra para hacer otras cosas (relevantes o no) se reduce.

c)    Estoy mejor preparado para verdaderas emergencias
Si bien esto es algo que podría considerarse un corolario del punto anterior, el cual apunta al concepto de mantener la capacidad de poder tomar las mejores y más valiosas decisiones sobre qué hacer, vale la pena verlo como un punto aparte.
Los imprevistos y las emergencias son parte inevitable de cualquier actividad. La ley de Murphy nunca falla y siempre puede aparecer una emergencia que sea lo suficientemente importante como para entrar en conflicto con algo crítico que me haya quedado retrasado para último momento. Si hice mi actividad verdaderamente importante con tiempo suficiente podré hacer frente a una real emergencia con toda la energía necesaria para superarla.





No quiero decir aquí que el único criterio para decidir hacer algo importante en vez de algo aparentemente urgente tiene que ser liberar el tiempo en el futuro. Lo que uno hace tiene que estar siempre en línea con las metas y ésta tiene que ser la vara con la que se mida nuestro progreso.

Poner lo importante por encima de lo urgente siempre que se pueda cobra su verdadera dimensión en la medida que nos permite hacer más y mejor de todo aquello que es fundamental para alcanzar nuestra visión. No debemos perder esto de vista. Aquí entra también todo aquello que potencia nuestras capacidades como la capacitación, el aprendizaje de idiomas, el mantenimiento de nuestras herramientas de trabajo, etc.

Vale la pena tomarse unos segundos para decidir con inteligencia. Lo importante hecho a tiempo desactiva urgencias en el futuro y nos lleva a la verdadera eficacia y un mayor dominio de nuestro tiempo.


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jueves, 5 de julio de 2012

El Stress Innecesario

Pocas cosas hay tan destructivas para tu productividad como el stress. Si bien éste es inevitable, existen muchas fuentes del mismo completamente innecesarias y que una vez controladas te permiten reservar la energía que ocupaban para las cosas que realmente lo justifican.
El stress es un enemigo íntimo para todos aquellos que trabajamos largas jornadas. Se te puede presentar de muchas formas, pero la manifestación externa más común es un estado general de irritabilidad y cansancio constante. Afecta tu salud, tu trabajo y a tus relaciones tanto laborales como personales.


Las Causas Típicas de Stress


Si bien hay muchas causas para la aparición del stress, una de las más frecuentes es una especie de pasaje por un período de elevada presión laboral con escasas o nulas interrupciones en la intensidad. Es decir que terminas algo así como “cocinado” a un fuego constante que en algunos casos te afecta tan profundamente que hasta puede nublar tu capacidad para tomar decisiones, procesar información relevante o reaccionar a tiempo a ciertos eventos. Por supuesto tus conflictos personales se pueden sumar con rapidez a esta olla a presión, y crear un cóctel poco recomendable.

El punto es que no necesitas tener "tanto" stress. Seguramente es común que quieras hacerlo todo, y resulta que terminas en una situación que en los casos más extremos te incapacita temporal o permanentemente. En el peor de los casos, tu "máquina" puede decir “basta”...




Y te vienen con frases hechas


Los médicos te dirán “tiene que reducir la cantidad de horas de trabajo" o el clásico “descanse un poco”. Un psicólogo tal vez te diga que no debes presionarte tanto.

Pero a la hora de los hechos, el trabajo está sobre tu cabeza y necesitamos sacarlo adelante. No es a ellos a quienes afectarán los resultados. Seguramente muchos de los remedios que te propongan serán de mucha utilidad, y bajarán en algún grado la situación. Pero el trabajo sigue ahí. Se puede escapar de muchas cosas, pero nunca de las consecuencias.

La buena organización como remedio

Una buena organización ayuda a reducir tus niveles de stress. No va a eliminarlo completamente, porque eso equivaldría a no tener situaciones tensas en lo absoluto. Eso es en realidad imposible. Incluso hay hasta un grado deseable de stress, pero ese es tema para otra charla.

David Allen, con su método GTD hace hincapié en la habilidad de delegar el seguimiento de tus compromisos en un sistema de información consistente. La esencia de poner el énfasis en organizar mejor tus actividades es sacar de la cabeza aquello que puede ser manejado de una manera más efectiva fuera de ella.


Enfócate en lo que sí puedes controlar ...


La primera pregunta que te podrías hacer sería: 

¿qué objetivos me puedo poner en relación al control del stress?

·         Respuesta rápida: no tenerlo

·         Respuesta elaborada: limitarlo a los casos inevitables en que deberás enfrentar la tensión, o aquellos en los que realmente se justifique estar expuesto a niveles excesivos de presión.

Soy consciente que hay gente con más habilidad que otra para manejar el cambio, la presión constante y la incertidumbre. Una mentalidad adecuada en términos de actitud, flexibilidad y templanza es el mejor punto de partida para controlar tu stress.

Aquí sólo quiero concentrarme en aquellos pequeños hábitos que sin ser demasiado elaborados ayudan sobremanera a no tener que lidiar con niveles de presión innecesarios. Lo relevante es que estos son puntos que en general están bajo tu control. Sólo depende de tí ponerlos en práctica

Pongamos unos pocos ejemplos de fuentes innecesarias de stress:

·         Dormir pocas horas
·         No considerar tiempo para el relax
·         No considerar tiempo para el ejercicio
·         Llegar tarde a las citas
·         Hacer todo a último momento
·         Trabajar sin planificar
·         Vivir pendiente del reloj
·         Ponerse objetivos inalcanzables
·         Comprometerse a más cosas de las que se pueden cumplir
·         Responder inmediatamente cada correo que se recibe
·         Dejar temas eternamente pendientes
·         Dejar temas pendientes que se pueden resolver en menos de dos minutos
·         Atender todas las llamadas del celular sin importar la situación
·         Aceptar todas las interrupciones
·         No invertir en el mantenimiento de tus herramientas (por ejemplo: tu automóvil)
·         Ponerle prioridad alta a cosas sin mayor importancia
·         Chequear cada dos minutos la bandeja de entrada de tu correo en el smartphone o en tu computadora


Cada una de estas variantes son fuentes de presión innecesaria sobre tu mente, y esta lista seguramente dista de ser exhaustiva.

Digo que no tiene sentido verse sometido a esa presión porque con un poco de esfuerzo invertido en controlar estos hábitos puedes liberarte de presiones que en principio parecen poco intensas pero que sumadas unas sobre las otras y de manera constante te generan una gran ola de stress que sencillamente no se justifica tener bajo ningún aspecto.

En Resumen


Si tienes que lidiar con presión intensa y el stress que ésta conlleva, que sea por algo que realmente valga la pena. Que dure el tiempo que deba durar, sabiendo que el resto de los factores que te pueden afectar se mantienen bajo control. Así podrás tener algún respiro, tu cuerpo y tu mente  podrán reponerse con rapidez y estarás listo para una nueva batalla tan pronto se presente. 

Y puedes dar por seguro que ésta se presentará...


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