El mantenimiento del
orden de las actividades así como de su organización y planificación es en
realidad un trabajo constante y cotidiano. Cuando no lo hacemos de esa forma
indefectiblemente tendremos que dedicar energía adicional para que todo entre
en caja nuevamente. Organizar las cosas “a la primera” es la consigna.
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En la medida que crecemos en nuestro nivel de
actividad y generamos cada vez un mayor volumen de proyectos, tareas y
compromisos, el dejar el re-encauzado de nuestro material para la revisión semanal
al estilo GTD puede convertirse en una sobrecarga excesiva y un doble trabajo.
O se mantienen las cosas bajo control de manera regular o se termina
indefectiblemente afectando valioso (por escaso) tiempo extra.
¿Cuántas personas se pueden dar el lujo de
disponer de varias horas un día específico de la semana para poner en orden su
sistema de organización? Puede que sean muchas. Pero para mí caso particular,
es casi una quimera siquiera considerarlo. El volumen de actividades y
proyectos que tengo y la probabilidad de tener que hacer frente a
interrupciones que no pueda detener son tan altos que combinados hacen que la
fijación de una actividad regular semanal de una o dos horas de duración sean
más un deseo que una realidad.
Con lo cual, en mis primeros pasos intentando
aplicar el modelo GTD me quedé sistemáticamente trancado en la imposibilidad de
cerrar el orden de mi sistema. Con el agravante que para completarlo tenía
inevitablemente que quitarle tiempo a mi necesario descanso, o someterme al
stress de saber que tenía el sistema de organización descalabrado y tener que
seguir operando.
Una de las primeras aproximaciones a
solucionar ese problema fue el saltearme la bandeja de entrada (IN) para las
cosas “agendables”. Si algo tenía que ir a la agenda no lo cargué nunca más en
el IN. Decidí retomar el lugar central de la agenda en mi organización, espacio
que en mi caso ocupa Microsoft Outlook. Sólo ese cambio bajó sensiblemente el
tamaño de la bandeja de entrada que tenía que procesar.
El Blackberry fue aquí un auxiliar determinante.
Teniendo el smartphone disponible todo el tiempo por cuestiones laborales, y
encima sincronizando 100% del tiempo con Outlook, ingresar un elemento en el
calendario o en las tareas es una acción bastante rápida y que no requiere
esfuerzo adicional de consistencia. Si nos ponemos a controlar con un reloj
puede que cargar todos los componentes del ítem (categoría, fecha de
finalización, etc.) sea una pequeña recarga, pero tener el ítem inmediatamente
en el sistema de organización no tiene precio. Esto aplica igualmente en la
actualidad a usuarios de equipos de Samsung o Apple que también pueden
sincronizar con la red de telefonía móvil sus elementos de organización.
Pero todavía me quedaba algo más. En mi afán por
cargar todo en la bandeja de entrada, había llegado al extremo de poner
cualquier archivo que recibía ahí, para después guardarlo en su carpeta
respectiva.
Permítanme compartirles que fue inevitable
cambiar esa lógica de trabajo. Si yo sabía positivamente donde iba cierto
material, me empecé a preguntar:
¿Porqué no me tomo los pocos segundos o los “dos
minutos”?
para dejarlo donde debe estar. Volví al viejo
criterio de guardarlo inmediatamente en su lugar. Ser ordenado por hábito, es
el criterio que decidí que primara.
¿Por qué? Por la sencilla razón de encontrar
que el uso de la bandeja de entrada de manera indiscriminada me llevaba a hacer
el trabajo dos veces la mayoría de las ocasiones. Una vez que tenía el archivo
en mis manos, y sabiendo que debía guardarlo y donde hacerlo, dejarlo en la
bandeja de entrada me obligaba a dedicar tiempo para que mi mente encontrara la
información de clasificación que ya había tenido disponible cuando el material
llegó a mis manos. O sea que generaba un re-trabajo innecesario que
particularmente se concentraba y crecía sobre el tiempo asignado al procesamiento
de la bandeja de entrada.
Las empresas japonesas como Toyota u Honda,
con su estrategia centrada en la calidad han hecho del eliminar tiempos de re-trabajo
casi una religión. Es comprensible que su impacto a lo largo de toda la cadena
sea tan apreciable con una búsqueda casi obsesiva por tener los productos bien
hechos “a la primera”.
Ni por asomo estoy diciendo aquí que la
bandeja de entrada no tiene sentido y que dejemos de considerarla. Simplemente
estoy mostrando cómo llegadas las circunstancias debemos adaptar la forma de
usarla según nuestras necesidades.
Donde la bandeja de entrada me parece
insustituible es en su aplicación de destino por defecto (default en inglés).
Esto significa que “si no se qué hacer” con algo “y
no tengo tiempo de decidirlo” entonces pongo ese elemento en la bandeja
de entrada sin dudarlo un instante.
El otro caso que me parece muy útil es cuando
recibimos interrupciones mientras hacemos algo muy importante y logramos
frenarlas generando un compromiso posterior. Escribir un pequeño trozo de papel
(o en electrónico por ejemplo con Evernote) y enviar el elemento a la bandeja
de entrada es un gran auxiliar para este manejo de la interrupción, porque nos
permite generar el control del compromiso y asegurarle a quien nos interrumpe que
cumpliremos su pedido sin necesidad de insistir. Es un círculo virtuoso cuyos
resultados son rápidamente apreciables.
En este mismo momento, con el cambio de
versión a Blackberry 9300 que me acaban de asignar en la empresa estoy en
condiciones de integrar Evernote (tema para una próxima nota) con mis
computadoras, así que la velocidad de carga de datos en la bandeja de entrada se
incrementa sensiblemente y el tiempo de uso previsto para procesarla se acota,
qué es el efecto que busco.
Evitar el re-trabajo con las cosas que
manejamos es un gran factor de control de nuestro tiempo. Es un hábito saludable
que aplicado a nuestro sistema de organización genera un salto cualitativo apreciable
tanto por nosotros como por nuestro entorno.
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