jueves, 19 de julio de 2012

Hábitos - Evitar el Re-Trabajo

El mantenimiento del orden de las actividades así como de su organización y planificación es en realidad un trabajo constante y cotidiano. Cuando no lo hacemos de esa forma indefectiblemente tendremos que dedicar energía adicional para que todo entre en caja nuevamente. Organizar las cosas “a la primera” es la consigna.




En la medida que crecemos en nuestro nivel de actividad y generamos cada vez un mayor volumen de proyectos, tareas y compromisos, el dejar el re-encauzado de nuestro material para la revisión semanal al estilo GTD puede convertirse en una sobrecarga excesiva y un doble trabajo. O se mantienen las cosas bajo control de manera regular o se termina indefectiblemente afectando valioso (por escaso) tiempo extra.

¿Cuántas personas se pueden dar el lujo de disponer de varias horas un día específico de la semana para poner en orden su sistema de organización? Puede que sean muchas. Pero para mí caso particular, es casi una quimera siquiera considerarlo. El volumen de actividades y proyectos que tengo y la probabilidad de tener que hacer frente a interrupciones que no pueda detener son tan altos que combinados hacen que la fijación de una actividad regular semanal de una o dos horas de duración sean más un deseo que una realidad.

Con lo cual, en mis primeros pasos intentando aplicar el modelo GTD me quedé sistemáticamente trancado en la imposibilidad de cerrar el orden de mi sistema. Con el agravante que para completarlo tenía inevitablemente que quitarle tiempo a mi necesario descanso, o someterme al stress de saber que tenía el sistema de organización descalabrado y tener que seguir operando.

Una de las primeras aproximaciones a solucionar ese problema fue el saltearme la bandeja de entrada (IN) para las cosas “agendables”. Si algo tenía que ir a la agenda no lo cargué nunca más en el IN. Decidí retomar el lugar central de la agenda en mi organización, espacio que en mi caso ocupa Microsoft Outlook. Sólo ese cambio bajó sensiblemente el tamaño de la bandeja de entrada que tenía que procesar.

El Blackberry fue aquí un auxiliar determinante. Teniendo el smartphone disponible todo el tiempo por cuestiones laborales, y encima sincronizando 100% del tiempo con Outlook, ingresar un elemento en el calendario o en las tareas es una acción bastante rápida y que no requiere esfuerzo adicional de consistencia. Si nos ponemos a controlar con un reloj puede que cargar todos los componentes del ítem (categoría, fecha de finalización, etc.) sea una pequeña recarga, pero tener el ítem inmediatamente en el sistema de organización no tiene precio. Esto aplica igualmente en la actualidad a usuarios de equipos de Samsung o Apple que también pueden sincronizar con la red de telefonía móvil sus elementos de organización.

Pero todavía me quedaba algo más. En mi afán por cargar todo en la bandeja de entrada, había llegado al extremo de poner cualquier archivo que recibía ahí, para después guardarlo en su carpeta respectiva.




Permítanme compartirles que fue inevitable cambiar esa lógica de trabajo. Si yo sabía positivamente donde iba cierto material, me empecé a preguntar:

¿Porqué no me tomo los pocos segundos o los “dos minutos”?

para dejarlo donde debe estar. Volví al viejo criterio de guardarlo inmediatamente en su lugar. Ser ordenado por hábito, es el criterio que decidí que primara.

¿Por qué? Por la sencilla razón de encontrar que el uso de la bandeja de entrada de manera indiscriminada me llevaba a hacer el trabajo dos veces la mayoría de las ocasiones. Una vez que tenía el archivo en mis manos, y sabiendo que debía guardarlo y donde hacerlo, dejarlo en la bandeja de entrada me obligaba a dedicar tiempo para que mi mente encontrara la información de clasificación que ya había tenido disponible cuando el material llegó a mis manos. O sea que generaba un re-trabajo innecesario que particularmente se concentraba y crecía sobre el tiempo asignado al procesamiento de la bandeja de entrada.

Las empresas japonesas como Toyota u Honda, con su estrategia centrada en la calidad han hecho del eliminar tiempos de re-trabajo casi una religión. Es comprensible que su impacto a lo largo de toda la cadena sea tan apreciable con una búsqueda casi obsesiva por tener los productos bien hechos “a la primera”.

Ni por asomo estoy diciendo aquí que la bandeja de entrada no tiene sentido y que dejemos de considerarla. Simplemente estoy mostrando cómo llegadas las circunstancias debemos adaptar la forma de usarla según nuestras necesidades.

Donde la bandeja de entrada me parece insustituible es en su aplicación de destino por defecto (default en inglés). Esto significa que “si no se qué hacer” con algo “y no tengo tiempo de decidirlo” entonces pongo ese elemento en la bandeja de entrada sin dudarlo un instante.

El otro caso que me parece muy útil es cuando recibimos interrupciones mientras hacemos algo muy importante y logramos frenarlas generando un compromiso posterior. Escribir un pequeño trozo de papel (o en electrónico por ejemplo con Evernote) y enviar el elemento a la bandeja de entrada es un gran auxiliar para este manejo de la interrupción, porque nos permite generar el control del compromiso y asegurarle a quien nos interrumpe que cumpliremos su pedido sin necesidad de insistir. Es un círculo virtuoso cuyos resultados son rápidamente apreciables.

En este mismo momento, con el cambio de versión a Blackberry 9300 que me acaban de asignar en la empresa estoy en condiciones de integrar Evernote (tema para una próxima nota) con mis computadoras, así que la velocidad de carga de datos en la bandeja de entrada se incrementa sensiblemente y el tiempo de uso previsto para procesarla se acota, qué es el efecto que busco.

Evitar el re-trabajo con las cosas que manejamos es un gran factor de control de nuestro tiempo. Es un hábito saludable que aplicado a nuestro sistema de organización genera un salto cualitativo apreciable tanto por nosotros como por nuestro entorno.


Enlaces Relacionados