jueves, 12 de julio de 2012

Importante a tiempo desactiva Urgente


La excusa de que lo urgente le quita tiempo a lo importante tiene mucho de realidad, pero también esconde una trampa de la que es necesario salir las más de las veces. Las cosas urgentes hechas a tiempo desactivan posteriores urgencias.



Es claro que debemos atender las urgencias. Por algo lo son. Si no las hacemos ahora podemos tener un problema. Pero muchas veces estas supuestas urgencias no lo son tanto y quitan un tiempo a las tareas importantes que si se demoran (o procrastinan) más de lo debido se convierten luego en emergencias que nunca debieron llegar a ser tales. 

Voy a poner un ejemplo lo más gráfico posible. Supongamos que nos pasamos más tiempo en la oficina para responder o leer correos que no son críticos y no nos queda tiempo en ese día para pasar por la estación de servicio (o gasolinera  para algunos países) para cargar combustible cuando nuestro indicador de nivel claramente muestra que sólo podemos hacer unos pocos kilómetros adicionales. Al día siguiente cargar el tanque de nuestro querido medio de locomoción se convirtió en una verdadera "urgencia". 
¿Cómo la podríamos haber evitado? Podríamos haber cargado en nuestro smartphone una alarma para cargar combustible y recordarnos que debíamos interrumpir la lectura de correos, o podríamos haber agendado una carga de combustible con más tiempo.

Urgencia e importancia son conceptos entrelazados. Una actividad urgente tiene importancia porque afecta a mi presente o a mi futuro inmediato. Pero debo tener en claro el grado de importancia. Es como la relación entre el espacio y el tiempo. Si bien son dimensiones de la realidad claramente diferenciadas, no pueden ser tenidas en cuenta de manera independiente cada una sin considerar a la otra. Y ahí reside precisamente la complejidad de su manejo.

Cuando uno toma la decisión de mantener el esfuerzo sobre una actividad catalogada como “importante” por delante de las pseudo-urgencias, logra desactivar urgencias reales a futuro.

¿Cómo es esto? Muy simple. Una actividad verdaderamente importante es una que tiene consecuencias reales, ya sean negativas o positivas. Las tareas más importantes son aquellas cuyas consecuencias son más transcendentales para nosotros o nuestros equipos. No realizarlas tiene efectos negativos sin duda.

Es decir que si en el presente identifico a cierta tarea como de mucha importancia pero a la vez no es necesariamente urgente, al completarla antes de que se convierta en urgente obtengo todos los beneficios con un “valor agregado”:

“Evité tener una VERDADERA URGENCIA a futuro”


Algunas ventajas de ésta forma de actuar son:

a)    Menor stress:
Me puedo quedar tranquilo con que la tarea está hecha, quito el tema de mi cabeza y elimino la presión que esto genera. Cuánta mayor sea la diferencia de tiempo con el límite, más extendido el beneficio.

b)   Incremento la flexibilidad de ese futuro
Porque al eliminar una urgencia previsible, puedo decidir con mayor grado de libertad en el futuro. A medida que se acerca una fecha límite el margen de maniobra para hacer otras cosas (relevantes o no) se reduce.

c)    Estoy mejor preparado para verdaderas emergencias
Si bien esto es algo que podría considerarse un corolario del punto anterior, el cual apunta al concepto de mantener la capacidad de poder tomar las mejores y más valiosas decisiones sobre qué hacer, vale la pena verlo como un punto aparte.
Los imprevistos y las emergencias son parte inevitable de cualquier actividad. La ley de Murphy nunca falla y siempre puede aparecer una emergencia que sea lo suficientemente importante como para entrar en conflicto con algo crítico que me haya quedado retrasado para último momento. Si hice mi actividad verdaderamente importante con tiempo suficiente podré hacer frente a una real emergencia con toda la energía necesaria para superarla.





No quiero decir aquí que el único criterio para decidir hacer algo importante en vez de algo aparentemente urgente tiene que ser liberar el tiempo en el futuro. Lo que uno hace tiene que estar siempre en línea con las metas y ésta tiene que ser la vara con la que se mida nuestro progreso.

Poner lo importante por encima de lo urgente siempre que se pueda cobra su verdadera dimensión en la medida que nos permite hacer más y mejor de todo aquello que es fundamental para alcanzar nuestra visión. No debemos perder esto de vista. Aquí entra también todo aquello que potencia nuestras capacidades como la capacitación, el aprendizaje de idiomas, el mantenimiento de nuestras herramientas de trabajo, etc.

Vale la pena tomarse unos segundos para decidir con inteligencia. Lo importante hecho a tiempo desactiva urgencias en el futuro y nos lleva a la verdadera eficacia y un mayor dominio de nuestro tiempo.


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