Cuando el tiempo para pensar es escaso

¿Cómo me preparo para esos momentos en que el tiempo para pensar es escaso y lo que exige la situación es simplemente actuar? Las veces que nos enfrentamos a tomas de decisión repentina son aquellas en las que mucho de lo que hicimos para organizarnos con anterioridad cobra más valor.

Es cuando el tiempo para pensar resulta escaso cuando más valoramos todo el esfuerzo invertido en la planificación. Cuando no tenemos margen de seguridad para una segunda oportunidad todo el arsenal que preparamos con anterioridad cobra su verdadera dimensión.

No nos confundamos. Pensar antes de actuar es fundamental. No hay dudas. Una de las cosas que nos distingue de los animales es nuestra capacidad de análisis y discriminación racional. Pero cuando el tiempo apremia, tenemos que recurrir al famoso “estómago” para tomar la decisión. Y si en ese momento la información disponible es más completa, nuestra elección será probablemente más acertada. Cuánto más incompleta esté, correremos más riesgos de fallar.

Cuando el tiempo apremia no podemos darnos el lujo de detenernos a preparar complejos planes de trabajo, reformular los existentes ni analizar en profundidad la situación. Detenernos a reflexionar a conciencia el nivel de importancia de una tarea y todas las posibles consecuencias de realizarla en esas circunstancias es sencillamente imposible. Y tampoco es oportuno.

Por eso es tan importante que el sistema de organización personal este ordenado como norma. Porque muchas veces será necesario simplemente actuar con la información disponible, y allí el estado de nuestro calendario, la lista de tareas, el listado de contactos y la información actualizada de los proyectos tienen necesariamente que ser confiables. 

La revisión semanal que propone David Allen en “Getting Things Done” cumple el rol de ajustar clavijas luego de un cierto período, pero si nuestro nivel de actividad es lo suficientemente intenso puede no alcanzar a poner en caja la información a tiempo. El sistema de organización tiene que estar actualizado constantemente, y nuestros “procesos” cotidianos tienen que lograr ese cometido.

Los smartphones, tablets, netbooks y en general cualquier dispositivo electrónico móvil nos están poniendo la información muy a mano casi en cualquier circunstancia. Pero ésta debe estar digerida previamente y aplicada con inteligencia si debemos usarla en circunstancias críticas. Y debe ser consistente con un modo concreto de actuar. Un Blackberry con toda su integración a Microsoft Outlook carece de utilidad si uno no tiene la disciplina de por ejemplo programar con buen criterio las notificaciones en los tiempos correctos para llamar nuestra atención y no olvidar una actividad importante.

Como nadie sabe mejor que nosotros que tan al día está nuestro sistema de organización, en caso que no lo esté lo que ocurrirá es que tendremos incertidumbres que podríamos haber evitado, cuando ya son suficientes las normales. Y nuestro stress se incrementará en exceso porque internamente empezaremos a pensar en más consecuencias que las realmente involucradas. Esto último es el resultado de no tener en claro que alternativas son inviables, cuáles poco probables y cuáles son las de consecuencias poco relevantes.

La toma de decisión en escenarios de incertidumbre es todo un capítulo de casi cualquier programa de formación de cuadros ejecutivos. Pero en todos los casos, la recomendación de fondo es siempre la misma: reducir la incertidumbre incrementando la cantidad y, mucho más importante aún, la calidad de la información disponible.

La calidad de la información se mejora de dos formas.

a)  Consiguiendo más fuentes que corroboren la veracidad de la información disponible.

b)  Dedicando tiempo al análisis de la información. Poniendo “inteligencia” sobre los datos crudos.

Y esto no se puede hacer cuando un problema requiere una acción inmediata. Es como querer aprender defensa personal en el momento mismo de un atraco. Lo que no se sabe en ese momento no surgirá de la nada. En el mejor de los casos se dará algún que otro manotazo, pero éste será de dudosa efectividad y terminaremos poniendo en mayor riesgo nuestra vida.

Con más información y de mayor calidad, es posible una mejor evaluación de los riesgos de cada alternativa de acción, de manera tal de elegir la de mejor relación Costo/Beneficio.

En resumen, cuando el tiempo para pensar es escaso, el disponer de un sistema de organización fiable y efectivo hará una enorme diferencia en la calidad de nuestras decisiones. Es una inversión en administración personal que vale la pena y paga suculentos dividendos…

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