viernes, 28 de diciembre de 2012

¿Cuando es Imprescindible Priorizar?

Si bien saber priorizar es fundamental, también es cierto que no en todos los casos es completamente necesario. Pero entonces… ¿Cuándo es imprescindible priorizar?



Como comentamos oportunamente, saber priorizar es fundamental porque muy frecuentemente no podremos hacer todo lo que se nos pone delante ni aquello que queremos o nos gustaría hacer.

En algunas situaciones las consecuencias visibles de elegir hacer una cosa de manera preferente a otra no son lo suficientemente relevantes. A pesar de que éste escenario no es el más frecuente en el ajetreado mundo que vivimos, por lo menos para mortales con aspiraciones normales de vida y de progreso, puede darse, y se puede considerar que a los efectos prácticos en esos caso seleccionar una tarea entre otras no requiere más esfuerzo intelectual que el de arrojar una moneda a cara o cruz.

Salvado el caso excepcional mencionado en el párrafo anterior, me parece importante resaltar aquellos casos en los que no priorizar sencillamente no es opción.

A mi modo de ver, resulta imprescindible priorizar en los siguientes casos:

  • Limitación de Espacio:

Cuando se produce un conflicto entre objetivos o intereses mutuamente excluyentes.

El ejemplo más claro que uno puede mostrar sobre este caso es cuando un individuo tiene dos actividades que deben ser realizadas en el mismo momento, pero en lugares físicamente distantes. Si se hace una, claramente se excluye a la otra. Resulta obvio que la persona debe tomar una decisión porque las leyes de la física no le permiten resolver esta disyuntiva sin pagar un costo (la actividad que se deja de hacer).

  •  Limitación de Tiempo:

Cuando el tiempo disponible para lo que debemos o queremos hacer no alcanza.

En este caso la persona podría físicamente realizar las dos actividades en el lugar físico que se encuentra, pero el tiempo disponible no es suficiente. Esta es la situación más frecuente por el cual uno termina haciendo administración de su tiempo, el cual como dijimos varias veces es un bien escaso por naturaleza. Nuevamente se pagará el costo de la tarea que no pueda ser realizada porque sus consecuencias son menos relevantes que la tarea elegida.  

En el medio de los extremos entre la necesidad imperiosa de priorizar y la de la falta de necesidad de hacerlo, por supuesto hay una cantidad enorme de situaciones que caen en el medio.

La regla general es que debemos priorizar, sencillamente porque asumir  que no hay consecuencias no es realista. Siempre las hay. Lo que puede ocurrir es que a los efectos prácticos éstas sean imperceptibles en el momento y lugar que nos encontramos, y en ese preciso instante elegir una tarea antes que otra puede resultar irrelevante. Pero en un tiempo posterior, esas dos tareas pueden no tener la misma relevancia. Recordemos que el mundo es un entorno dinámico, y lo que en un momento no es importante, al siguiente sí puede serlo.



Por supuesto la decisión de cuánto esfuerzo se debe invertir en priorizar depende de cada uno. Lo ideal es disponer siempre de un método de trabajo lo suficientemente flexible para adaptarse a esos entornos cambiantes con fluidez y que refleje lo mejor posible nuestra siempre subjetiva valoración de la importancia “relativa”. De esa manera nuestro proceso interno de toma de decisión elabora la información con mayor velocidad y libera tiempo y energía para hacer las cosas que sí debemos hacer. Aquellas por las que nos pagan…



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jueves, 20 de diciembre de 2012

Metas - Que se Vean

Mucha literatura pone énfasis en la definición de metas, pero no toda abunda en aspectos críticos de cómo formularlas. Uno de esos es el de que las metas sean “visualizables” para que la mente las fije más fácilmente y las interiorice con fuerza.



La característica fundamental de una meta es la capacidad de brindarnos dirección. Un rumbo concreto hacia el cual apuntar nuestras acciones.

El mayor problema con el tema de las metas se presenta con aquellas que están mal formuladas. Hacerse las preguntas correctas; identificar cosas verdaderamente importantes; proponerse cosas realistas. Hay varios aspectos a tener cuenta en lo referente a lo que debe contener una meta.

Por ejemplo, podemos usar la la tradicional y no poco conocida regla mnemotécnica “SMART”. Usando esta regla, un objetivo debe ser:

Specific
Measurable
Achievable
Relevant
Time Based

Me atrevo a recomendar un ejercicio adicional muy sano para la definición de objetivos. Qué estos sean “visualizables”.

En su libro “Metas”, Brian Tracy tiene todo un capítulo dedicado a la visualización. Y con mucha razón afirma:

“La característica más común de los líderes a todos los niveles a través de todos los tiempos, es “la visión”.

Cuando soy capaz de imaginar el objetivo como si lo hubiera concretado, tengo una imagen que me sirve de guía. Es un elemento muy poderoso que favorece la toma de decisión en los procesos intermedios. Si fui capaz de darle forma mental a mi objetivo, podré actuar con más rapidez y decisión ante los cambios de rumbo que me imponga la realidad para volverlos a su cauce.

Dentro del método SMART este punto se refiere al primer punto “Specific”. Entiendo perfectamente que sea más genérico hablar de un objetivo específico que de uno visualizable. A veces cuesta cierto esfuerzo “ver” el resultado. Pero para ser honesto, las más de las veces es posible imaginar un elemento concreto y/o palpable de cuál es el resultado que estamos buscando.

La imaginación humana es una herramienta muy poderosa. Incluso para resolver temas relacionados con la memorización de palabras absolutamente abstractas hay técnicas que recomiendan el uso de la visualización. Cuánto más loca sea la imagen más sencilla será su retención por parte de nuestro cerebro. Una retención superior dará más fuerza al objetivo y una clara idea del objetivo a obtener.

En aras de obtener una imagen nítida de nuestro objetivo, hay una pregunta sencilla que nos puede simplificar la tarea.

¿Cuál sería el producto “entregable” que representaría haber alcanzado mi meta?

Podemos estar hablando de un documento escrito, una presentación, un archivo, un plano, un diseño, etc. Cuanto más concreto mejor. Cualquier cosa que pueda ser visualizable y tangible ayuda a convertir en más específica y definida cualquier meta.

No estamos hablando de un ejercicio necesariamente sencillo. Significa tener la habilidad de dar forma mentalmente a un futuro que puede o no ser conocido. Pero es un esfuerzo que vale la pena. Sólo el hecho de dedicarle tiempo a ésta “creación” mental puede generar un impulso determinante capaz de llevarnos directo a nuestro objetivo. Y cuanto más deseable sea ese objetivo, si somos capaces de verlo en nuestra mente, con más fuerza nos abocaremos a su alcance.




  

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jueves, 6 de diciembre de 2012

Rincón del Lector: Tráguese ese Sapo, de Brian Tracy

Acabo de terminar de leer un libro muy recomendable para organizarse de manera productiva. Tráguese ese Sapo, de Brian Tracy es una sana lista de recomendaciones sobre cómo encarar con decisión cuestiones importantes pero que evitamos hacer por múltiples motivos.




La verdad es que un poco por haber leído Metas, también de Brian Tracy, tenía un poco de prejuicio sobre encarar la lectura de “Tráguese ese Sapo”. Las constantes apelaciones del autor en la primera obra que encaré a las fuerzas del universo sencillamente me retenían de iniciar la faena.

Dicho lo anterior, puedo decir que el libro es “altamente recomendable” para mejorar significativamente una cantidad de aspectos relevantes de la productividad personal. Y lo mejor de todo es que lo hace de una manera muy didáctica y efectiva para transmitir las ideas, como ya pude observar de mi lectura previa. Los capítulos están muy bien organizados, y son cortos. Es un tipo de lectura llevadera que hace que el libro se recorra muy rápido, casi sin esfuerzo. Es más, es tan bueno que he decidido incluirlo en mi lista de Bibliografía Recomendada.

Vayamos entonces a la cuestión del contenido. Como muchos de los lectores de este blog saben, para mí saber priorizar es fundamental. La elección de cuáles acciones se deben anteponer a otras es decisiva en lo que hace a la calidad y resultados de nuestro trabajo, así como en una buena administración del bien más escaso que todos disponemos: nuestro tiempo.

Tracy enfoca el problema de la priorización de las tareas más importantes, las de mayor repercusión en nuestro trabajo. Y como muchas veces éstas son las más feas de encarar, por lo tediosas y largas o porque sencillamente no nos gusta hacerlas aún sabiendo que son importantes, el las llama “Sapos”.

Y nos dice sin ambigüedades: viejo, si quiere ser realmente productivo, “tráguese ese sapo a la primera y de una vez de ser posible”, y luego pase a otras cosas. Quitado el sapo del medio, la perspectiva del resto de su día cambia radicalmente.

Más allá que la recomendación es excelente, el autor le pega de paso a otro tema importante. La tan mentada “procrastinación”. Esa que hace que retrasemos las cosas que sabemos que debemos hacer. Si uno adopta la filosofía de tragarse los sapos de una y a la primera de cambio, no puede menos que terminar pegándole un tiro en la frente a la procrastinación.

Por supuesto la obra abunda en muchas otras recomendaciones, muy buenas en general. Como todo, a cada uno le pueden servir unas más que otras.

Especial mención quisiera hacer sobre el capítulo 5, el cual da un método de priorización que me parece terriblemente efectivo. Mi sugerencia es en general trabajar con hasta tres (3) prioridades, pero su método ABCDE merece ser considerado y seguramente a mucha gente le puede resolver de manera práctica como asignar orden a las listas de tareas, ya sean “largas o cortas”.

Un componente interesante en lo personal fue que se trató de la compra y lectura de mi primer ebook. No digan nada. Ya sé que vengo atrasado. Me siguen gustando los libros tangibles, pero decidí comprarme un iPad entre otras cosas para poder aventurarme en la experiencia de la lectura digital, y ésta fue la primera.





En esencia el libro es un compacto de excelentes recomendaciones sobre aspectos actitudinales para mejorar nuestros resultados, pero termina de paso ofreciendo técnicas sencillas (mis preferidas) y efectivas (las prefiero aún más) de organización personal. Creo sinceramente que es uno de esos libros que no debería faltar en la biblioteca personal de nadie que quiera mejorar su productividad.


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