jueves, 25 de abril de 2013

Archivos-Datos Vs Informacion


En todas las épocas la información fue crítica. Pero en la actualidad su rol decisivo adquiere un ritmo vertiginoso. Administrarla correctamente es una habilidad básica del profesional moderno y para ello es fundamental entender la diferencia entre dato e información



Algunos profesionales son lo suficientemente jóvenes como para no haber vivido la época de la computación personal. Otros sin embargo tenemos el recuerdo de épocas en las cuales la información surgía a ritmos más pausados y predecibles en los cuales había que leer el diario para conseguir cierta información, y donde para obtener determinados datos había que moverse físicamente a los centros donde ésta se acumulaba, léase bibliotecas o archivos generales. Estos eran lugares inmensos repletos de papeles administrados por personas cuyo único objetivo era casualmente mantener un orden tal que pudiera encontrarse el material que se buscara.

Es claro que este escenario ha quedado en la historia.

En la actualidad disponemos de datos a la velocidad de un click. Internet ha puesto literalmente la información en nuestras manos y no sólo en nuestras oficinas. Ahora podemos acceder en todo momento y lugar con los dispositivos móviles. El cambio de paradigma es tan radical que algunos sencillamente no pueden manejarlo. Las nuevas generaciones se han criado con la computadora en el living, aunque la revolución de los datos móviles es todavía reciente.

La organización personal requiere una variedad importante de datos. Algunos son de uso cotidiano. Otros de uso eventual. La esencia del problema es que en todos los casos lo importante es disponer de la información necesaria en el momento adecuado para tomar las decisiones correctas y poder así actuar para alcanzar nuestros objetivos. Menudo detalle…

Para empezar a poner en caja este caos hay que poner “primero lo primero”. Debe entenderse la diferencia entre “dato” e “información”.

Los datos son elementos en crudo (físicos o virtuales) que por sí mismos no tienen significado ni valor alguno. La información es el resultado de tomar esos datos, organizarlos de acuerdo con algún criterio y analizarlos de tal manera que nos agreguen conocimiento que sirva a nuestros propósitos. La información es entonces, conocimiento adquirido con base en los datos a los cuales, mediante un procesamiento se les ha dado significado y utilidad.

Todos los sistemas de organización, ya sea personales o empresariales dependen de una forma u otra de los sistemas de información. En algunos casos el método de organización será básico y en otros será más sofisticado, pero la esencia de la administración de datos e información es siempre la misma.

Como pueden ver de lo aquí mencionado, la fuente de la información son los datos y los sistemas de información nos proveen maneras de organizarlos y procesarlos de manera tal que nos ofrezcan información de utilidad.

El trabajo que dedicamos a manipular los datos los convierte en información. Esto requiere que estos estén disponibles de acuerdo al contexto en que sean necesarios y que su manera de almacenarlos ayude a nuestra tarea.

Los datos se almacenan en lo que se conoce como Bases de Datos. En esencia todo el material que manipulamos, ya sea en hojas de papel, libros, folletos, garabatos, archivos, documentos, etc, constituyen una base de datos que acumula elementos. Estos carecen de valor a menos que se los convierta en información haciéndolos formar parte como mínimo de un sistema de organización. De nada nos sirve tener millones de datos almacenados si no representan información alguna, ya sea porque no la podemos encontrar a tiempo o porque el desorden es de tal magnitud que no podemos aplicarla correctamente. La estructura que elijamos para ordenarlos ya es el primer paso para convertirlos en información. Los análisis que surjan de esos datos una vez recuperados le agregan valor. A mayor procesamiento mayor valor. Como contrapartida, también requerirá que se le dedique más tiempo.




El gran desafío para los profesionales en el mundo moderno es administrar estos grandes volúmenes de datos, extraer de ellos la información que necesitan y todo ello sin morir en el intento. Aquí entrarán a pesar aspectos como la ventaja relativa de encontrar lo que buscamos rápidamente versus el tiempo que se le debe dedicar a encontrar el mejor lugar y darle la mejor manipulación para que tenga el mayor valor.

También entran a jugar aspectos como el valor decreciente con respecto al tiempo. No es lo mismo una información actual que una antigua, aunque cada una tiene su impacto dependiendo de su uso. Un documento legal contiene información válida por la duración del contrato o a perpetuidad en caso que no caduque. Pero por ejemplo en materia tecnológica, la información pierde valor violentamente con el correr del tiempo, salvo los casos de tecnología de base.

Cada caso merece un análisis particular porque cada profesión tiene sus propias necesidades. El sistema de archivos (o base de datos) debe prepararse atendiendo los requisitos específicos del usuario, y la correcta elección del método de organización puede ofrecernos un impacto significativo en nuestra productividad personal.


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jueves, 18 de abril de 2013

Planificación-La Vision

Todo plan tiene un punto de partida. El elemento fundamental que da origen a un amplio abanico de objetivos, misiones y planes de acción. Aquello que nos impulsa y se graba a fuego en nuestra mente y que nos sostiene en los momentos difíciles para seguir adelante. Y ese elemento es “La Visión”.


La visión, ese término tan escuchado en los ámbitos empresariales, es de una importancia superlativa en lo que se refiere a la organización personal. Es por donde empieza la travesía. Es la piedra angular del despliegue que cada uno de nosotros pondrá en juego a lo largo de una ajetreada jornada.

Entiendo que el uso de la palabra "visión" viene de la importancia que tiene el sentido de la vista en el funcionamiento de nuestra mente. Como bien dice el dicho, “una imagen vale más que mil palabras”. La abundante información que proporciona el ojo es procesada por nuestro cerebro el cual puede luego organizar los datos de manera tal que pueda ser asociada con datos, conceptos o estructuras guardados previamente en nuestra memoria y que ofrezcan así un significado de lo observado a nuestra mente.

La visión, en el contexto que estamos discutiendo, se relaciona con nuestros fines. Representa la imagen del resultado deseado, como producto de una de las características que  nos distinguen como seres humanos respecto de los simples mamíferos: la imaginación.

La imaginación es una de las herramientas más poderosas de nuestra especie. Nos permite crear universos enteros completamente libres de nuestras ataduras a las leyes de la física. Y la mente, mas allá de la capacidad de procesar imágenes provenientes de la vista, es a su vez capaz de generarlas provenientes de nuestros procesos internos así como también es capaz de hacernos percibir como reales esas imágenes.

Toda herramienta tiene sus ventajas y desventajas, y nuestra imaginación no está exenta de ellas. Podemos crear mentalmente lo que queramos. Es muy cierto. También podemos crear imágenes de resultados imposibles de alcanzar.

Ahí entran en juego nuestra experiencia y capacidad de raciocinio. Ese material primigenio que proyecta nuestra mente, puede ser moldeado a nuestra voluntad para convertirlo en algo factible e incluso desafiante, pero alcanzable.

Una vez que tenemos la imagen de lo que queremos alcanzar, todo lo que nos queda es ponernos manos a la obra para analizar cómo conseguir el resultado buscado. Pero nadie puede llegar a puerto si no sabe a dónde va.

Así que el punto de partida de nuestro accionar es siempre una visión de lo que esperamos alcanzar. En caso de fracasar no alcanzaremos nuestra meta.

Pero si somos exitosos, los resultados que obtendremos tendrán una relación estrecha con la visión de la que partieron. Si nuestra visión es mediocre, nuestros resultados serán sin duda mediocres. Si nuestra visión es grandiosa y ambiciosa, en caso de tener éxito nuestros resultados serán así de excelentes.

Así que todo plan y todo sistema de organización asociado a él comienza por partir de una visión poderosa. Por poderosa quiero decir  motivadora. Atractiva.  Que impulse a la acción con fuerza determinante. Todas las grandes empresas humanas de la historia han partido de una visión tan poderosa que impulsaron a sus líderes a actuar, así como facilitaron a estos el comunicar esa imagen de manera tal que sus colaboradores los siguieron incondicionalmente.

Podemos tener las mejores herramientas, el mejor entrenamiento y los mejores métodos para actuar. Pero si carecemos de una visión poderosa seremos incapaces de mover las fichas en la dirección correcta y fallaremos la mayoría de las veces. Sin una visión poderosa el tener éxito dependerá mucho más de la suerte y de factores externos fuera de nuestro control que de nosotros.

Es muy común ver gente muy trabajadora e incluso con excelentes habilidades pero que no produce resultados significativos o de  valor ni para sus clientes ni para sí. Puede haber muchas causas para esta carencia de efectividad, pero es muy común observar el origen en una pobre visión, o peor aún, la carencia absoluta de ésta.

Para ser honestos, nadie carece completamente de una visión. En el fondo todos nos movemos sobre la base de una imagen que tenemos formada ya sea por nuestra educación o por el entendimiento general de la sociedad en la que estamos inmersos.




Pero si queremos alcanzar resultados que nos interesan realmente aprovechando al máximo nuestros recursos, tendremos que pasar a un nivel superior dando forma a nuestra imagen de los resultados buscados. Y ese es un esfuerzo que no todos están dispuestos a realizar. 

Lamentablemente no hay atajo para este proceso. Si queremos movernos con destreza y agilidad en el vertiginoso mundo moderno no podremos mantener en una nebulosa mental aquello que queremos obtener. Necesitaremos nuestra visión a mano y en claro todo el tiempo, para que nuestra atención pueda volcarse completamente en realizar aquellas acciones que nos conduzcan directo hacia ella.


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viernes, 12 de abril de 2013

Prioridades - El Método del Bombero


A la hora de asignar prioridades nuestra mente rápidamente recurre a un viejo y antiquísimo método. El del bombero. Pero ¿es o no útil? ¿Debemos descartarlo por completo o saber cuándo utilizarlo?



El proceso mental de asignar prioridades es complejo, y como ya hemos conversado en “Saber priorizares fundamental” éste es individual, subjetivo y siempre cambiante. Lo que no son cambiantes son los principios que lo rigen, los cuales están asociados directamente con las consecuencias lógicas de la acción humana.

Ahora bien. ¿Qué es el tan mentado método del bombero? Significa en principio concentrarme exclusivamente en lo que se necesita “AHORA” o, como se suele decir, en “Apagar los Incendios” a medida que van apareciendo. Trasladado a la Matriz de Eisenhower, significa enfocarse exclusivamente en la dimensión de urgencia casi con exclusividad.

Una urgencia es algo que requiere ser atendido con prontitud o que requiere una acción inmediata. Es un concepto íntimamente ligado al tiempo y de uso práctico para la mente humana por cuanto vincula a la toma de decisión con el escenario “presente”.

Enfocarnos exclusivamente en la urgencia particularmente no me gusta, y tengo buenas razones para ello. Entre sus desventajas podemos mencionar:
  • Visión de “Corto Plazo”
  • Propicia el perfil del “bombero” (apaga incendios)
  • Expone la priorización al mundo exterior


Cada vez que una persona menciona la palabra mágica “urgente” se prende una especie de luz de alarma interior que dispara nuestra adrenalina y nos pone en acción. De idéntica manera ocurre con aquellas cosas que por experiencia sabemos que tienen consecuencias graves, con lo cual ante el menor síntoma de repetir las consecuencias indeseadas nos ponemos con celeridad a detener el principio de incendio.

¿Esto es bueno o malo? Para el corto plazo es excelente. Para el largo plazo un verdadero problema.

Para entender esto un poco mejor es bueno comprender entonces cuáles son las ventajas de priorizar sólo por nivel de Urgencia. Aunque intuitivamente tenderíamos a decir que no las tiene, si miramos mejor, nos encontramos con que:

  • Trata con problemas Visibles/Concretos
  • Motiva rápida y fácilmente a la acción
  • Alcanza con entender “sólo” el momento actual


La urgencia es una variable relevante en nuestro proceso de toma de decisiones, y es por eso que una y otra vez las personas caemos en su uso. Recuerden que el tiempo juega un rol fundamental en la acción humana. No es lo mismo para nosotros un beneficio hoy que mañana, pasado mañana o el año entrante. Es tan importante que incluso en finanzas se lo refleja cuando se asigna un peso menor en un flujo de fondos a los ingresos o egresos que se postergan.

Lo anteriormente expuesto sólo busca que bajemos a tierra un poco y no olvidemos que el largo plazo es importante pero que el corto plazo lo es mucho más. Es concreto, es decisivo y es “el único tiempo en el que actuamos”.






¿Es importante dominar el método del bombero? Sin dudas! Si no me creen, pregúntenle a un bombero. Si no prioriza tomando con seriedad lo que ocurre en el instante en el que está intentando apagar el incendio es muy probable que las llamas provoquen mayores daños humanos y materiales. Las vidas de las que es responsable, incluyendo la suya, dependen de su buen criterio para evaluar la realidad presente.

En los ámbitos laborales y personales esto es igual de importante. Un buen piloto de tormentas es siempre un activo en cualquier tipo de organización. Las tormentas siempre surgen. Por mejor que sea nuestra planificación para el largo plazo si no superamos el presente nunca llegará el futuro. El capitán de un barco ante un tifón tiene que asegurar de cualquier manera la flotabilidad del barco, con independencia del cambio de rumbo que la tormenta le imponga. No llegará nunca a destino hundido en el fondo del mar.

John Maynard Keynes, un reconocido economista británico nacido en Cambridge solía decir una frase que se hizo muy famosa: en el largo plazo estaremos todos muertos. Sus críticos en el plano económico (entre los que me incluyo), le adjudican el haber inundado de un cortoplacismo excesivo a la ciencia económica. Creo que la crítica es acertada prima facie, aunque le reconozco que en escenarios de crisis proporciona una saludable cuota de realismo que es imprescindible para la supervivencia en cualquier orden. El punto es a mi entender el adquirir la sabiduría de “cuándo debe aplicarse”. Y desde ya, si siempre operamos en modo bombero significa que vivimos de emergencia en emergencia y suele ser síntoma de que algo se está haciendo mal.

Como pueden ver el método del bombero es importante no sólo conocerlo sino también dominarlo, porque es una habilidad importantísima del herramental para alcanzar nuestros objetivos. Si no podemos controlar una situación crítica en el presente, el futuro será una simple ilusión. Si con buen criterio decidimos cuándo es necesario ponerse en modo bombero tendremos un dominio muy superior de nuestros asuntos.

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viernes, 5 de abril de 2013

Movilidad en Papel-La Carpeta de Transporte


Cuando hablamos de la organización de nuestra “movilidad” se suele asociar el término al problema de los artilugios electrónicos portátiles, cuando hasta el día de hoy buena parte del tema requiere administrar papeles cuando nos encontramos fuera de nuestro escritorio o de nuestro hogar.



A pesar de vivir en una época tecnológicamente avanzada en la cual podemos llevar buena parte de nuestro trabajo con nosotros utilizando una computadora portátil, una tablet o un smartphone, la organización personal siempre incluyó, y todavía lo hará por un buen tiempo, el manejo de papeles mientras nos encontramos fuera de nuestros tradicionales espacios de trabajo o en el tránsito entre ambos.

Más allá de nuestro insustituible cuaderno de notas, el cual siempre queremos tener a mano, hay otro de los sistemas de apoyo en “moléculas” que para mí al menos es irreemplazable por la parafernalia electrónica (la cual por supuesto me encanta). Me refiero a La carpeta de transporte de papeles.

Aquí podemos estar hablando de facturas por pagar que debemos transportar de un contexto a otro. Por ejemplo, si tengo definido que por cuestiones prácticas determinada servicio lo voy a pagar desde la oficina, tan pronto reciba la factura la introduciré en mi carpeta de transporte, para tenerla disponible al momento de efectuar el pago.

Si me preguntan es difícil que considere a dicha carpeta un bandeja de entrada al estilo de las IN de David Allen en GTD. Es para mí más como un componente de apoyo para no tener los papeles desordenados en tránsito entre un espacio de trabajo y otro.

Una de las características que le pido es que sea “realmente práctica”. Por ejemplo no puede crecer indefinidamente en tamaño. No resultaría adecuada en un escenario de movilidad. Y esto es por cuestiones eminentemente operativas. Necesito que no me sume un peso excesivo a un maletín en el cual ya de por sí llevo una computadora; no quiero tener encima algo que se desordene con frecuencia (ni encima ni en ningún otro lado). O puedo tener papeles sensibles al tiempo, por ejemplo que requieran acciones sobre eventos con vencimiento.

Otra de las variantes es si tengo algún material para leer en papel (por supuesto algo que no sea demasiado voluminoso) y lo quiero tener a mano por si me surge algún hueco en mi apretada agenda. Me da la flexibilidad (lo siento, no puedo evitar este principio) de leer el material en cualquier tiempo y lugar.

La carpeta de transporte tiene a los efectos dos áreas claramente delimitadas.

1)    Area de Intercambio

2)    Area de Material Disponible

Dependerá de lo que consiga en la librería la forma de implementarlo. En mi caso, la carpeta que me resultó práctica es la de la imagen que muestro a continuación:



El área de intercambio es para papeles que deben pasar de un contexto a otro. Las facturas en su tránsito a mi oficina y de regreso para su posterior archivado. Los papeles que debo entregarle a alguna persona o entidad para cualquier tipo de trámite. Notas que deben viajar entre ámbitos y que debo incluir en mi bandeja de entrada material, tanto en la oficina como en mi casa.

Por supuesto esto requiere algunas disciplinas implementadas a través de hábitos. Tan pronto llego a un contexto, tengo obligatoriamente que abrir la carpeta para extraer el material de intercambio y distribuirlo a sus correspondientes destinos.

El área de “material disponible” es para papeles con los que estoy trabajando concretamente en ese tiempo y que por algún motivo quiero tener siempre a mano. Esto quiere decir que sé positivamente que puedo usarlos en cualquier momento y lugar, y necesito disponerlos sin exponerme a demoras. Aquí entran por ejemplo los materiales de lectura, que pueden ser desde White Papers hasta recortes de periódico de notas que no tuve tiempo de leer con anterioridad. Podría incluir hasta garabatos de ideas que estoy elucubrando para algún loco proyecto. Lo importante aquí es que estén a mano.

Como pueden ver, no todo es electrónico en el moderno mundo en que vivimos. Seguimos dependiendo del papel en montones de aspectos y encontrar la mejor manera de equilibrar el mundo de los bits con el de las moléculas para organizar nuestra movilidad sigue siendo importante. Y seguirá siéndolo por mucho tiempo más.

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