Cuando hablamos de la organización de nuestra “movilidad” se suele
asociar el término al problema de los artilugios electrónicos portátiles,
cuando hasta el día de hoy buena parte del tema requiere administrar papeles
cuando nos encontramos fuera de nuestro escritorio o de nuestro hogar.
A pesar de
vivir en una época tecnológicamente avanzada en la cual podemos llevar buena
parte de nuestro trabajo con nosotros utilizando una computadora portátil, una
tablet o un smartphone, la organización personal siempre incluyó, y todavía lo
hará por un buen tiempo, el manejo de papeles mientras nos encontramos fuera de
nuestros tradicionales espacios de trabajo o en el tránsito entre ambos.
Más allá de
nuestro insustituible cuaderno de notas, el cual siempre queremos tener a mano,
hay otro de los sistemas de apoyo en “moléculas” que para mí al menos es
irreemplazable por la parafernalia electrónica (la cual por supuesto me
encanta). Me refiero a La carpeta de transporte de papeles.
Aquí podemos
estar hablando de facturas por pagar que debemos transportar de un contexto a
otro. Por ejemplo, si tengo definido que por cuestiones prácticas determinada servicio
lo voy a pagar desde la oficina, tan pronto reciba la factura la introduciré en
mi carpeta de transporte, para tenerla disponible al momento de efectuar el
pago.
Si me preguntan
es difícil que considere a dicha carpeta un bandeja de entrada al estilo de las
IN de David Allen en GTD. Es para mí más como un componente de apoyo para no
tener los papeles desordenados en tránsito entre un espacio de trabajo y otro.
Una de las
características que le pido es que sea “realmente práctica”. Por ejemplo no
puede crecer indefinidamente en tamaño. No resultaría adecuada en un escenario
de movilidad. Y esto es por cuestiones eminentemente operativas. Necesito que
no me sume un peso excesivo a un maletín en el cual ya de por sí llevo una
computadora; no quiero tener encima algo que se desordene con frecuencia (ni
encima ni en ningún otro lado). O puedo tener papeles sensibles al tiempo, por
ejemplo que requieran acciones sobre eventos con vencimiento.
Otra de las
variantes es si tengo algún material para leer en papel (por supuesto algo que
no sea demasiado voluminoso) y lo quiero tener a mano por si me surge algún
hueco en mi apretada agenda. Me da la flexibilidad (lo siento, no puedo evitar
este principio) de leer el material en
cualquier tiempo y lugar.
La carpeta de
transporte tiene a los efectos dos áreas claramente delimitadas.
1)
Area de Intercambio
2)
Area de Material Disponible
Dependerá de lo
que consiga en la librería la forma de implementarlo. En mi caso, la carpeta
que me resultó práctica es la de la imagen que muestro a continuación:
El área de
intercambio es para papeles que deben pasar de un contexto a otro. Las facturas
en su tránsito a mi oficina y de regreso para su posterior archivado. Los
papeles que debo entregarle a alguna persona o entidad para cualquier tipo de
trámite. Notas que deben viajar entre ámbitos y que debo incluir en mi bandeja
de entrada material, tanto en la oficina como en mi casa.
Por supuesto
esto requiere algunas disciplinas implementadas a través de hábitos. Tan pronto
llego a un contexto, tengo obligatoriamente que abrir la carpeta para extraer
el material de intercambio y distribuirlo a sus correspondientes destinos.
El área de “material
disponible” es para papeles con los que estoy trabajando concretamente en ese
tiempo y que por algún motivo quiero tener siempre a mano. Esto quiere decir
que sé positivamente que puedo usarlos en cualquier momento y lugar, y necesito
disponerlos sin exponerme a demoras. Aquí entran por ejemplo los materiales de
lectura, que pueden ser desde White Papers hasta recortes de periódico de notas
que no tuve tiempo de leer con anterioridad. Podría incluir hasta garabatos de
ideas que estoy elucubrando para algún loco proyecto. Lo importante aquí es que
estén a mano.
Como pueden
ver, no todo es electrónico en el moderno mundo en que vivimos. Seguimos
dependiendo del papel en montones de aspectos y encontrar la mejor manera de
equilibrar el mundo de los bits con el de las moléculas para organizar nuestra movilidad sigue siendo
importante. Y seguirá siéndolo por mucho tiempo más.
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