En todas las épocas la información fue crítica. Pero en la actualidad su
rol decisivo adquiere un ritmo vertiginoso. Administrarla correctamente es una
habilidad básica del profesional moderno y para ello es fundamental entender la
diferencia entre dato e información
Algunos profesionales son lo suficientemente jóvenes como para no
haber vivido la época de la computación personal. Otros sin embargo tenemos el
recuerdo de épocas en las cuales la información surgía a ritmos más pausados y
predecibles en los cuales había que leer el diario para conseguir cierta
información, y donde para obtener determinados datos había que moverse
físicamente a los centros donde ésta se acumulaba, léase bibliotecas o archivos
generales. Estos eran lugares inmensos repletos de papeles administrados por
personas cuyo único objetivo era casualmente mantener un orden tal que pudiera
encontrarse el material que se buscara.
Es claro que este escenario ha quedado en la historia.
En la actualidad disponemos de datos a la velocidad de un click.
Internet ha puesto literalmente la información en nuestras manos y no sólo en
nuestras oficinas. Ahora podemos acceder en todo momento y lugar con los
dispositivos móviles. El cambio de paradigma es tan radical que algunos
sencillamente no pueden manejarlo. Las nuevas generaciones se han criado con la
computadora en el living, aunque la revolución de los datos móviles es todavía
reciente.
La organización personal requiere una variedad importante de
datos. Algunos son de uso cotidiano. Otros de uso eventual. La esencia del
problema es que en todos los casos lo importante es disponer de la información
necesaria en el momento adecuado para tomar las decisiones correctas y poder
así actuar para alcanzar nuestros objetivos. Menudo detalle…
Para empezar a poner en caja este caos hay que poner “primero lo primero”. Debe entenderse la diferencia entre “dato” e “información”.
Los datos son elementos en crudo (físicos o virtuales) que por sí
mismos no tienen significado ni valor alguno. La información es el resultado de
tomar esos datos, organizarlos de acuerdo con algún criterio y analizarlos de
tal manera que nos agreguen conocimiento que sirva a nuestros propósitos. La
información es entonces, conocimiento adquirido con base en los datos a los
cuales, mediante un procesamiento se les ha dado significado y utilidad.
Todos los sistemas de organización, ya sea personales o empresariales dependen de una forma u otra de los sistemas de información.
En algunos casos el método de organización será básico y en otros será más
sofisticado, pero la esencia de la administración de datos e información es
siempre la misma.
Como pueden ver de lo aquí mencionado, la fuente de la información
son los datos y los sistemas de información nos proveen maneras de organizarlos
y procesarlos de manera tal que nos ofrezcan información de utilidad.
El trabajo que dedicamos a manipular los datos los convierte en
información. Esto requiere que estos estén disponibles de acuerdo al contexto
en que sean necesarios y que su manera de almacenarlos ayude a nuestra tarea.
Los datos se almacenan en lo que se conoce como Bases de Datos. En
esencia todo el material que manipulamos, ya sea en hojas de papel, libros,
folletos, garabatos, archivos, documentos, etc, constituyen una base de datos
que acumula elementos. Estos carecen de valor a menos que se los convierta en
información haciéndolos formar parte como mínimo de un sistema de organización.
De nada nos sirve tener millones de datos almacenados si no representan
información alguna, ya sea porque no la podemos encontrar a tiempo o porque el
desorden es de tal magnitud que no podemos aplicarla correctamente. La
estructura que elijamos para ordenarlos ya es el primer paso para convertirlos en
información. Los análisis que surjan de esos datos una vez recuperados le
agregan valor. A mayor procesamiento mayor valor. Como contrapartida, también
requerirá que se le dedique más tiempo.
Caray, tiempo. Nuestro siempre escaso recurso…
El gran desafío para los profesionales en el mundo moderno es
administrar estos grandes volúmenes de datos, extraer de ellos la información que necesitan y todo ello sin morir en el intento.
Aquí entrarán a pesar aspectos como la ventaja relativa de encontrar lo que
buscamos rápidamente versus el tiempo que se le debe dedicar a encontrar el
mejor lugar y darle la mejor manipulación para que tenga el mayor valor.
También entran a jugar aspectos como el valor decreciente con
respecto al tiempo. No es lo mismo una información actual que una antigua,
aunque cada una tiene su impacto dependiendo de su uso. Un documento legal
contiene información válida por la duración del contrato o a perpetuidad en
caso que no caduque. Pero por ejemplo en materia tecnológica, la información
pierde valor violentamente con el correr del tiempo, salvo los casos de tecnología
de base.
Cada caso merece un análisis particular porque cada profesión
tiene sus propias necesidades. El sistema de archivos (o base de datos) debe
prepararse atendiendo los requisitos específicos del usuario, y la correcta
elección del método de organización puede ofrecernos un
impacto significativo en nuestra productividad personal.
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