viernes, 5 de abril de 2013

Movilidad en Papel-La Carpeta de Transporte


Cuando hablamos de la organización de nuestra “movilidad” se suele asociar el término al problema de los artilugios electrónicos portátiles, cuando hasta el día de hoy buena parte del tema requiere administrar papeles cuando nos encontramos fuera de nuestro escritorio o de nuestro hogar.



A pesar de vivir en una época tecnológicamente avanzada en la cual podemos llevar buena parte de nuestro trabajo con nosotros utilizando una computadora portátil, una tablet o un smartphone, la organización personal siempre incluyó, y todavía lo hará por un buen tiempo, el manejo de papeles mientras nos encontramos fuera de nuestros tradicionales espacios de trabajo o en el tránsito entre ambos.

Más allá de nuestro insustituible cuaderno de notas, el cual siempre queremos tener a mano, hay otro de los sistemas de apoyo en “moléculas” que para mí al menos es irreemplazable por la parafernalia electrónica (la cual por supuesto me encanta). Me refiero a La carpeta de transporte de papeles.

Aquí podemos estar hablando de facturas por pagar que debemos transportar de un contexto a otro. Por ejemplo, si tengo definido que por cuestiones prácticas determinada servicio lo voy a pagar desde la oficina, tan pronto reciba la factura la introduciré en mi carpeta de transporte, para tenerla disponible al momento de efectuar el pago.

Si me preguntan es difícil que considere a dicha carpeta un bandeja de entrada al estilo de las IN de David Allen en GTD. Es para mí más como un componente de apoyo para no tener los papeles desordenados en tránsito entre un espacio de trabajo y otro.

Una de las características que le pido es que sea “realmente práctica”. Por ejemplo no puede crecer indefinidamente en tamaño. No resultaría adecuada en un escenario de movilidad. Y esto es por cuestiones eminentemente operativas. Necesito que no me sume un peso excesivo a un maletín en el cual ya de por sí llevo una computadora; no quiero tener encima algo que se desordene con frecuencia (ni encima ni en ningún otro lado). O puedo tener papeles sensibles al tiempo, por ejemplo que requieran acciones sobre eventos con vencimiento.

Otra de las variantes es si tengo algún material para leer en papel (por supuesto algo que no sea demasiado voluminoso) y lo quiero tener a mano por si me surge algún hueco en mi apretada agenda. Me da la flexibilidad (lo siento, no puedo evitar este principio) de leer el material en cualquier tiempo y lugar.

La carpeta de transporte tiene a los efectos dos áreas claramente delimitadas.

1)    Area de Intercambio

2)    Area de Material Disponible

Dependerá de lo que consiga en la librería la forma de implementarlo. En mi caso, la carpeta que me resultó práctica es la de la imagen que muestro a continuación:



El área de intercambio es para papeles que deben pasar de un contexto a otro. Las facturas en su tránsito a mi oficina y de regreso para su posterior archivado. Los papeles que debo entregarle a alguna persona o entidad para cualquier tipo de trámite. Notas que deben viajar entre ámbitos y que debo incluir en mi bandeja de entrada material, tanto en la oficina como en mi casa.

Por supuesto esto requiere algunas disciplinas implementadas a través de hábitos. Tan pronto llego a un contexto, tengo obligatoriamente que abrir la carpeta para extraer el material de intercambio y distribuirlo a sus correspondientes destinos.

El área de “material disponible” es para papeles con los que estoy trabajando concretamente en ese tiempo y que por algún motivo quiero tener siempre a mano. Esto quiere decir que sé positivamente que puedo usarlos en cualquier momento y lugar, y necesito disponerlos sin exponerme a demoras. Aquí entran por ejemplo los materiales de lectura, que pueden ser desde White Papers hasta recortes de periódico de notas que no tuve tiempo de leer con anterioridad. Podría incluir hasta garabatos de ideas que estoy elucubrando para algún loco proyecto. Lo importante aquí es que estén a mano.

Como pueden ver, no todo es electrónico en el moderno mundo en que vivimos. Seguimos dependiendo del papel en montones de aspectos y encontrar la mejor manera de equilibrar el mundo de los bits con el de las moléculas para organizar nuestra movilidad sigue siendo importante. Y seguirá siéndolo por mucho tiempo más.

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