jueves, 19 de diciembre de 2013

Hábitos - Saber Escuchar

¿Oyes o escuchas? ¿Te la pasas hablando o dedicas tus sentidos a entender lo que se te dice? Si quieres mejorar tu escucha, evalúa practicar la “escucha activa”



A menos que trabajes sólo en una isla, mejorar tu capacidad de escucha puede provocar un salto de calidad en tu productividad personal. Y no sólo eso. Además de llevarte a trabajar con información de mejor calidad te dará un mejor trato con tus colaboradores, jefes y clientes.


Un problema de comunicación…


Se dice que tenemos dos oídos y  una boca para escuchar dos veces más de lo que hablamos.

Seguramente has escuchado mil veces el latiguillo: “Es un problema de comunicación

Pero el problema es que en términos generales la gente no sabe escuchar. Se han realizado pruebas que indican que la persona media recuerda apenas la mitad de lo que se supone que oyó apenas terminada la conversación. Y que ese porcentaje se reduce a un mísero 25% sólo dos meses después.

Regla Mnemotécnica: 

Apenas nos hemos enterado de algo tendemos a olvidar 
de un 33% a un 50% del contenido 
en las primeras ocho (8) horas.





Presta atención


Lo que hace más complicado prestar atención durante la escucha es que piensas más rápido de lo que hablas, y esto es con independencia de lo inteligente que seas. Las palabras habladas llegan a un ritmo del orden de 125 palabras por minuto. Pruébate a ti mismo cuantos conceptos e ideas pasarán por tu cabeza en el mismo lapso. 

Así que es necesario decidir que hacer con los "espacios en blanco" que hay entre lo que se te dice y lo que piensas, para enfocar tu mente en la conversación y no convertirla así en un aburrido monólogo improductivo para ambas partes.

Camino de Mejora


Una de las técnicas que se utilizan para mejorar tu nivel de concentración durante una conversación es lo que se conoce como escucha activa.

El enfoque al que apunta la escucha activa es el de proveer realimentación a tu interlocutor a medida que habla. Por supuesto en el proceso también te ayuda a incrementar tu concentración.

Esto puedes hacerlo por ejemplo reformulando o parafraseando lo que escuchaste, dando así una confirmación a tu contraparte de la correcta recepción del mensaje. En términos simples, lo que haces es “mantener viva” la línea de comunicación.

Alguna vez te ha pasado estar hablando por teléfono y luego de un largo silencio preguntar ¿estás ahí? Bien, lo que te ocurre es que un silencio largo te induce a pensar que estás hablando en vacío. Que se cayó tu llamada.

De la misma manera, piensa en cómo percibes a una persona a la que le hablas de frente mientras ésta mira por sobre tu hombro o se pone a hacer jueguitos con sus manos o sus pies. Tienes la sensación de que “está en otra sintonía” no?


Algunas recomendaciones:  

  • Mantén contacto visual con tu interlocutor
  • Orienta el cuerpo hacia quien habla 
  • Cuida tu lenguaje corporal. Involucra a tu cuerpo en el proceso de escucha 
  • Presta atención a su lenguaje corporal (puede decirte mucho más) 
  • De tanto en tanto reformula o parafrasea el contenido para confirmarle que lo has escuchado. 
  • No prejuzgues el mensaje de tu interlocutor. 
  • Haz más preguntas de las abiertas y menos de las cerradas. Déjalo expresarse. 
  • Abstente de las evaluaciones hasta que tu interlocutor termine. 
  • Concéntrate en lo que dice tu contraparte, y no en lo que vas a decir cuando te toque hablar.


En Resumen


Para incrementar tu productividad con tus clientes o colaboradores, practicar la escucha activa te llevará a tener una comunicación mucho más eficaz que no sólo te evitará malos entendidos sino que fortalecerá tus vínculos con las personas. No te arrepentirás!

Enlaces Relacionados

  •  Are you listening? Ralph Nichols & Leonard Stevens, McGraw-Hill Book Company Inc., 1957



jueves, 12 de diciembre de 2013

Salud-Trucos para Hidratarte

El cuidado de la tu salud requiere que te mantengas atento a tu hidratación. Pero con nuestra complicada vida moderna a veces esto se te complica. Aquí te cuento algunos trucos para beber suficiente agua.


Cuida tu herramienta crítica de productividad 


Nuestro cuerpo, la herramienta de productividad más importante con la que contamos, requiere que se lo cuide y se le brinden los elementos adecuados para su correcto funcionamiento.

Horas de descanso, alimento, agua. Sólo algunas de las cosas básicas sin las cuales no podrás dar lo mejor de ti de manera sostenida.

Pero en la vorágine actual es muy común que pases por alto o que sencillamente descuides algo tan elemental como beber suficiente líquido.

Las razones médicas estoy seguro que las conoces, pero en términos generales tu cuerpo está compuesto mayormente por agua. Mantener el nivel de hidratación adecuado es una recomendación universal de los doctores.


Recomendaciones


El consejo que más se escucha es ingerir alrededor de dos (2) litros de agua diarios. Y estoy hablando de “agua”. No de gaseosas, leche, café o bebidas alcohólicas.

Una de las mejores maneras de asegurarte que le das a diario a tu cuerpo lo que necesita es estimular unos pocos hábitos.





Cada caso es un mundo, pero aquí te presento algunos sencillos trucos para mantener tu hidratación en alto:


  • Bebe un abundante vaso de agua apenas te levantas de la cama.Arrancarás mucho mejor tu día.

  • Ingiere un vaso de agua antes de cualquier taza de té o café.Si eres de los que se tomó la costumbre de beber infusiones cada dos por tres, pegarás la ingesta de agua al primer hábito y contribuirás a tu hidratación simultáneamente.
  •  Usa el truco de los tres vasos del dispensador de agua.Si trabajas en una oficina y tienes dispensadores de agua disponibles, estima la cantidad de agua que entra en cada vaso de plástico o en un número que te resulte práctico de esos vasos.
    La medida normal da alrededor de tres (3) vasos por cada 500 cm3. Es decir que ingieres medio litro cada tres vasos. 
    Por ejemplo, si distribuyes tres vasos por la mañana y tres por la tarde, habrás tomado un litro de agua sólo en tu horario de oficina. Si le agregas un vaso antes de cada infusión habrás agregado casi seguro medio litro adicional durante la jornada.

Como puedes ver son trucos sencillos que puedes poner en práctica con muy poco esfuerzo.


Recuerda

Hidratarte adecuadamente te permitirá obtener el máximo rendimiento de la más importante de todas tus herramientas de productividad: tu cuerpo.


Enlaces Relacionados



jueves, 5 de diciembre de 2013

Backup-Usa Versiones de tus Archivos

¿Recuerdas la última vez que te pasó estar trabajando en un archivo muy importante y de repente se inutilizó? Hay una forma sencilla de minimizar los riesgos de tener que hacer “todo de nuevo”…



Se suele asociar el término “backup” a los archivos que resguardan la totalidad del contenido o ciertos directorios del disco rígido de la PC. Esto es correcto en general y el hábito de hacer este tipo de respaldos es muy recomendable, como ya hemos mencionado en alguna ocasión.

Pero con esto y todo a veces no alcanza.


Crea diferentes versiones de un mismo archivo


Hay una práctica sencilla de respaldo que no se ve tan difundida pero que salva muchísimas situaciones:

Guarda diferentes versiones de un mismo archivo mientras lo generas.

El método es sencillo. Al final del nombre del archivo crea un apéndice, justo antes de la extensión, que indique un número de versión. Puedes separarlo del nombre usando un guión.

Por ejemplo:

Mi valioso archivo-v1.doc

ó

Mi laborioso cálculo de impuestos-v1.xls





En estos ejemplos, separo el nombre con un guión y una “v” que indica número de versión. A medida que realizas cambios, incrementas el número de versión: -v1; -v2, etc.

Esta práctica es común entre programadores de computadoras, pero no se la ve tanto en otros ámbitos. Y es una pena, porque salva muchísimas situaciones complicadas.


Los Típicos Problemas

¿Nunca te ocurrió estar creando un archivo muy grande y que éste se corrompiera? Cuando esto ocurre no puedes accederlo más o si lo haces el contenido aparece en un formato inutilizable o que te demanda tanto tiempo para corregir como si tuvieras que crearlo nuevamente.

Los documentos en Microsoft Word o Excel muy grandes y complejos, especialmente aquellos que involucran cantidades importantes de imágenes y funciones avanzadas me han traído (y siguen haciéndolo) grandes dolores de cabeza. No sabes cómo, ni porqué, pero de repente no puedes abrir más el archivo y cuando tratas de recuperarlo te encuentras un desastre de formatos y códigos que lo hacen muchas veces inutilizable.

Y todo esto sin contar errores propios, donde por Ley de Murphy fuiste a tocar justo la función que no debías y por supuesto te olvidaste de salvar el archivo antes.


El hábito de crear nuevas versiones


El hábito a incorporar es sencillo.

  • Cada vez que terminas una parte importante de tu trabajo y debes empezar una nueva etapa simplemente salvas el archivo con el número de versión al final del nombre.

  • Luego copias el mismo archivo e incrementas en uno (1) el número de versión y continúas tu trabajo en éste último archivo.


Luego, si el archivo se corrompe y no puedes recuperarlo, sólo recurres a tu antigua versión.


En Resumen

Si te tomas la costumbre de hacer versiones consecutivas de tus archivos importantes de trabajo minimizarás el riesgo de tirar a la basura muchas horas de valioso esfuerzo. Protegerás tu tiempo invertido y llegado el caso incluso el de tu equipo de colaboradores.