lunes, 23 de marzo de 2015

La Mejora Contínua

Organizarse para ser más productivo es un proceso de “mejora contínua”. No hay tal cosa como un estado final y universal de la organización personal.  
Es muy común que las personas caigan en la falsa idea de que una vez que encontraron la solución a su problema de organización personal no tienen que preocuparse más del asunto. Es como que ya tienen “el método” de trabajo que funciona y lo pueden aplicar sin importar lo que pase.

Un sistema para tí y tu realidad

En realidad la organización personal es una forma de arreglar tus asuntos de manera tal que los mismos satisfagan tus expectativas. Expectativas que deben ser entendidas en términos de tus metas y tus más caras ambiciones. Que entre otras cosas pueden incluir incrementar tu productividad personal.

Como una herramienta para alcanzar tus metas, tu sistema de organización debe adaptarse al contexto en que te desenvuelves. Es único para ti y tu coyuntura. Si quisieras pasarle tu sistema exactamente como lo usas a otra persona es muy probable que ésta fracase. Esa persona deberá adaptarlo a su propia manera de ser y a su propia realidad.

De la misma manera que el sistema tiene que considerar a la persona y a la realidad en que se encuentra, no olvides que ésta es siempre cambiante. Y que tú mismo cambias conforme pasa el tiempo. De repente cambias de puesto de trabajo, y tu sistema ya no sirve para tus nuevas metas. O adquieres un nuevo conocimiento que mejora tus habilidades y lo que hacías en un día pasas a hacerlo en apenas una hora. O tal vez pasa lo contrario. 


Se produce un evento que hace que algo que tenías resuelto en apenas un rato pasa a tomarte horas.

Adáptate o muere…

Hay infinidad de motivos por los cuales tu sistema de organización deberá cambiar, y es importante que estés preparado para ello. Recuerda que las especies que sobreviven son las que mejor se adaptan.

La única manera de enfrentar un escenario siempre cambiante es estar alerta a la evolución del mismo y actuar en consecuencia. Y para ello deberás considerar a tu sistema de organización como sometido a un proceso de “mejora contínua”.

Para lograr esto deberás mantener tu mente abierta al aprendizaje permanente, integrando cada nuevo conocimiento, habilidad, hábito o método a todo tu marco de trabajo conocido. Y cuando algo no te dé los resultados que buscas, tendrás que explorar alternativas para volver a acomodar tu sistema.

No es una tarea fácil, pero si quieres tener éxito en dominar tus asuntos, ser dueño de tu tiempo y alcanzar tus metas te darás cuenta rápido que no hay muchas opciones.

Haz los cambios de a poco

Presta atención a lo que dejó de funcionar, piensa como podrías arreglarlo y haz la prueba. No tires toda tu organización por la borda de una vez. No necesitas dinamitar toda tu organización. Haz los cambios de a poco, para ver sus resultados y asimilarlos a tu forma de actuar. Luego sigue. Una y otra vez.

Por supuesto hay reglas que tienden a ser universales y difícilmente las tengas que cambiar. Pero existirán muchas otras veces en las que todo aquello que considerabas obvio en relación a tu trabajo y a cómo gestionar tu tiempo deberás revisarlo y ponerlo a consideración para modificarlo.

Hacer una revisión de la agenda antes de iniciar la jornada es una práctica que no parece tener muchas razones para ser cambiada.

Pero si dentro de tu organización está el asignar dos horas diarias bien temprano a la mañana para estudiar un tema que te interesa, y de repente cambian tus condiciones de manera tal que esas dos horas ya no las dispones, tendrás que tomar decisiones. O quitas esas dos horas de otra actividad programada, o reduces el tiempo disponible o buscas la forma de obtener ese aprendizaje por otros medios. Sin pretender ser exhaustivo en tus opciones, la idea de estos ejemplos es que veas que muchas veces tendrás que hacer cambios ya sea forzado por la realidad externa o por un cambio en tus propias metas.


En Resumen

Considera poner a tu organización personal en un estado de aprendizaje permanente, para implementar una mejora contínua. Sólo así podrás hacer frente de manera exitosa a los cambios inevitables que la vida te presentará a diario. 


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