El texto descriptivo de
una tarea puede tener una influencia importante en nuestra capacidad para tomar
decisiones. La manera en que la escribimos influye en nuestra manera de operar
sobre el tema en cuestión y el seguir unas pocas reglas básicas hace una gran
diferencia.
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La parte flexible de
nuestra agenda, la lista de tareas, es un elemento poderoso de nuestro sistema
de organización, pero a la vez mal o pobremente implementado se convierte en
algo completamente inútil. Este es uno de esos casos donde las formas lo son
todo porque una mala manera de describir una tarea puede afectar directamente a
nuestros resultados.
Este aspecto de las tareas
es independiente del hecho de estar usando una agenda electrónica o una agenda de papel.
Como lo he dicho muchas veces, para mí la flexibilidad es muy
importante, pero siempre se puede armar un sistema lo suficientemente flexible en
formatos duros como el papel siempre que se mantenga una cierta rigurosidad en
la metodología de trabajo. Ahora bien, esta rigurosidad es un costo
administrativo que decidimos pagar en beneficio de un mayor control sobre
nuestra organización. Obviamente ese costo lo veremos cristalizado en cierto
tiempo dedicado al mantenimiento permanente de la lista, pero es tiempo muy
bien invertido por cierto. Es el tipo de inversión que nos lleva a dar en el
clavo en el momento preciso.
El punto donde quiero
poner foco aquí es en el lenguaje utilizado para describir las tareas. Al ser
un espacio de texto libre se presta a la apertura del lenguaje coloquial, lo
cual es bueno por un lado porque nos permite usar nuestra propia manera para
describir las cosas pero por otro lado es demasiado abierto para una función
que es en esencia “específica”. Las listas de tareas son listas de “acciones”.
Cuanto más alejada esté una descripción de tarea de ésta noción más
improductivo tenderá a ser el resultado de su ejecución.
Los atributos que personalmente
recomiendo para cualquier texto descriptivo de una tarea son los siguientes:
a)
DEBE describir una acción concreta. Específicamente “la siguiente
acción”.
b)
Ser lo más simple/corto posible (no digo minimalismo, pero cerca)
c)
Comenzar con un identificador de “contexto”
El primer atributo es muy
bien conocido pero no siempre lo suficientemente respetado. David Allen lo
señala con insistencia cuando menciona que lo que se debe describir es la
“siguiente acción”. Esta característica pone a nuestra mente en el modo
adecuado de trabajo. Nos prepara para actuar y concretamente en lo que tenemos
que hacer “ahora”. Evita ambigüedades y dificulta el proceso de demorar
inútilmente algo con trampas mentales que sólo buscan esquivar el asunto. Lo
que hay que hacer es ESTO. Bien concreto.
La regla básica para describir
cualquier acción, es también más que conocida: Empiece la oración con un “verbo”.
Hacer, comprar, buscar, retirar, pagar, etc.
La simplicidad del texto,
nuestro segundo atributo, nos ayuda especialmente a identificar y visualizar
mentalmente la acción con rapidez. Esto puede parecer una trivialidad por la
velocidad con la que podemos leer, pero el momento donde el valor de ésta
característica se hace notorio es cuando las listas son muy largas. El poder
identificar cada acción con rapidez nos permite recorrer una lista de tareas
grande con mayor velocidad. El tiempo es dinero.
Si bien es un consejo
aplicable tanto a la agenda electrónica como a la agenda de papel, piense en el tiempo
que le demora escribir cada tarea a mano. Y multiplíquelo por “cientos de
tareas”. Ahora, imagine recortar ese tiempo un 30% al menos. Saque sus propios
números…
El último atributo
mencionado es un identificador de contexto. Aquí no me refiero a los contextos
de GTD del tipo “escritorio” o “en Casa” o “andando por ahí”. Me refiero al
contexto de trabajo. Eventualmente un proyecto o sub-proyecto. Cuando las
listas son cortas, esto no representa un problema. Pero cuando tenemos muchas actividades
en la cabeza, el lenguaje que usamos normalmente puede aplicarse a más de un
proyecto a la vez. Esto tiene la cualidad de obligarnos a buscar en nuestra
mente a qué proyecto nos estábamos refiriendo cuando escribimos la tarea, sobre
todo cuando pasó mucho tiempo desde su creación.
Un identificador del
contexto al principio del texto de la tarea (por supuesto lo más corto posible)
ejerce un efecto de “ajuste grueso” que nos permite rápidamente posicionarnos
en el tema adecuado para entender a continuación qué es lo que tenemos que
hacer. Es una técnica muy sencilla y de un efecto inmediato.
Si logramos describir las
tareas utilizando estos simples criterios y los mantenemos de manera
consistente a lo largo de una o varias listas completas, éstas permitirán
establecer un patrón sólido de trabajo, eficiente y eficaz. Nos ayudará a tomar
decisiones con más rapidez, permitiéndonos hacer luego el ordenamiento de las
tareas de acuerdo al criterio que podamos considerar conveniente en el momento
adecuado.
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