miércoles, 14 de marzo de 2012

¿Cómo saber si se tiene el control?


Cuando logramos tener bajo control nuestras actividades, tanto las obligaciones como nuestros más caros proyectos personales, se produce una sensible reducción en nuestros niveles de stress y un incremento de nuestra capacidad creativa. ¿Cómo podemos saber si hemos llegado a una situación adecuada o si tenemos que seguir mejorando nuestro sistema de organización aún más?



Saber que tengo mis cosas bajo control es una de esas sensaciones tranquilizadoras que me permite dedicarme a aquellos asuntos que más me gustan. Aún más, cuando tengo que hacer frente a mis obligaciones, si se trata de tareas delicadas que requieren mucha atención, el saber que no tengo algún tema explotando por ahí me permite sostener el enfoque en lo que hago.

David Allen trata sobre este tema en “Getting Things Done” desde la óptica de lograr un estado tal que al confiar plenamente en nuestro sistema de organización nos liberamos del stress que nos provoca tener nuestros asuntos pendientes flotando permanentemente entre nuestro consciente e inconsciente. Y tiene toda la razón.

El punto al que quisiera referirme en éste artículo está más vinculado con el proceso por el cual vamos evaluando nuestro grado de control. ¿Cuánto control realmente necesitamos? ¿Debemos mejorar nuestra metodología o con lo que hacemos ya alcanza?

La diferencia entre tener o no el control de las actividades es sustancial desde cualquier punto de vista que queramos verlo. Pero la gran pregunta a mi modo de ver es la siguiente:

¿Cómo sabemos si nuestras cosas están
verdaderamente bajo control?

Bueno, una de las maneras de saberlo es notando como en ese estado las emergencias se reducen drásticamente. Cuando uno tiene en orden sus temas, los puede ir trabajando por adelantado, con lo cual es difícil que se vea sorprendido en falta sin tiempo suficiente para hacer algo que demoró hasta último momento. Lo qué si es seguro es que no debería padecer una emergencia por algo que estuvo en sus manos evitar. Y si se logró esto, ya es bastante decir.



Otra característica del estado “bajo control” es que uno termina estando mejor preparado para hacer frente a los imprevistos. Las cosas se salen de cauce a diario, y nuestros planes suelen dárselas contra la realidad a cada momento. Si tengo mi situación general en estado “bajo control” puedo mantener la cabeza enfocada en el problema que surge, ya sea algo no considerado en mis planes como algo totalmente repentino e imprevisible pero de lo cual no puedo evitar tener que hacerme cargo.

Un sistema de organización que me permita tomar decisiones rápidamente, me ayudará sin dudas a mantener el control con más frecuencia. Porque tengo claro mi norte, porque sé a conciencia lo que tengo pendiente, así como su relevancia y urgencia. Sabré a cada momento qué hacer y qué consecuencias acarrea esa decisión al conjunto de mis compromisos internos y externos.

De lo arriba expuesto se desprende que un sistema de organización demasiado complejo corre también serios riesgos de falla en situaciones de elevada intensidad de actividades. Y esto aplica ya sea que se trate de muchos temas de corta duración o de pocas actividades pero con elevado consumo de tiempos. Si el esfuerzo que hay que poner para tener toda la información disponible excede de lo razonable, no se podrán tomar las decisiones adecuadas ni en tiempo ni en forma.

Para evaluar si un sistema de organización nos está ayudando a tener nuestras cosas en orden, una clave puede ser observar si está siendo confiable en no dejarme problemas pendientes con frecuencia, especialmente si el surgimiento de los mismos era previsible. Pero aún en los casos en que surjan temas imprevistos, la capacidad de hacer todo a un lado  y hacerle frente a la emergencia sin mayores consecuencias en mis otras actividades es un muy buen indicador de que “la casa está en orden”.

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