miércoles, 6 de junio de 2012

Tareas - Listas Cortas vs Largas

¿Qué tan largas conviene armar las listas de tareas? ¿Largas o cortas. ¿Cargamos todo cuanto queremos hacer o sólo aquello sobre lo que debemos concentrarnos ahora?



Las listas de tareas son un auxiliar eficaz de nuestra organización personal pero los resultados que se obtienen de ellas tienen mucho que ver con la calidad y consistencia en la preparación de las mismas.

La Descripcion

Tomada la decisión de si usamos una agenda de papel o una agenda electrónica y sin perder de vista la importancia que siempre le damos a la flexibilidad lo siguiente es el contenido del texto descriptivo. En el artículo de la semana pasada, titulado “Cómo escribir una Tarea” describíamos las características recomendables al escribir su texto. 

Sólo el seguimiento de estas pautas nos revela la estructura intrínseca de nuestra organización, porque las tareas estarán asociadas automáticamente a un contexto de trabajo (en el sentido de contexto de un proyecto), y siempre serán sentencias relativamente cortas que incluyen un verbo.

Si trabajamos sobre un sistema de organización electrónico, esto nos permitirá una ventaja inmediata: nos dará la oportunidad de ordenar las tareas por “asunto” o campo descriptivo. Cuando son pocas tareas puede no parecer relevante, pero si la cantidad es elevada esto ya permite agrupar acciones rápidamente puesto que los encabezados (si mantenemos consistencia en nuestra forma de escribir los textos) van a dejar las cosas en una sección concreta del listado. Y lo más importante, permite ubicar una tarea específica relacionada con el tema que se esté trabajando con mayor rapidez. No tendremos que recorrer la lista entera.

El trabajar con listas en papel no tiene la ventaja del ordenamiento inmediato, pero de todas maneras la consistencia en la forma de escribir ayuda a poner la mente en el tema a tratar con rapidez. El criterio sigue siendo válido, aunque el listado sea más “duro” de ordenar porque significaría re-escribir el listado.


Ahora bien. ¿Listas cortas o listas largas?


Las listas cortas tienen la ventaja de la ejecutividad. De un simple vistazo puedo entender el panorama y tomar decisiones sobre lo que debo o me conviene hacer.

El inconveniente de una lista corta es que su alcance es limitado para proyectos grandes o para grandes cantidades de proyectos, casos en los que se suele requerir cierta habilidad "multitarea". O reelaboramos continuamente la lista de tareas a medida que vamos haciendo las cosas, o trabajamos con una lista más larga que contemple más temas.

En principio lo recomendable si uno quiere hacer bien su trabajo es disponer de una lista completa de TODAS las tareas, algo que debería hacerse en la fase de planificación (diaria, semanal, mensual o la que corresponda). Aquí el problema es la pérdida de enfoque. Como decíamos en otra nota hay un tiempo para todo y una lista muy completa debe contemplar de alguna manera en que debería concentrarme en el momento concreto en que estoy consultándola.

El grave problema de una lista larga es lo poco práctica que puede resultar cuando hay que tomar decisiones rápidas con muchos temas o proyectos activos simultáneamente. Si mi sistema de organización no es lo suficientemente efectivo me va a provocar demoras poco oportunas, porque por efecto de nuestra vieja y querida Ley de Murphy me demoraré más en encontrar la tarea que estoy buscando así como en encontrar la información relevante a la misma. La paradoja es que el listado largo/completo tenía por objeto “mejorar mi productividad” cuando el resultado es un freno permanente a mi capacidad de operar.



Las listas cortas por el contrario son muy efectivas en entornos donde la ejecutividad es primordial porque permiten enfocarse fuerte en lo que se está haciendo. El panorama se puede resolver mentalmente de un solo “vistazo”, y esto fortalece la capacidad de tomar decisiones con rapidez.

El principal inconveniente de las listas cortas es precisamente que por definición no son completas. Cuando uno tiene que trabajar con proyectos de gran tamaño es importante tener toda la información existente a la mano para motorizar el avance. Del mismo modo, una cantidad grande de proyectos de poca envergadura provoca que necesitemos tener a disposición la mayor cantidad posible de información relevante (léase “la siguiente acción”) de cada uno de los proyectos, también para asegurarse que cada uno tenga avances.


En Resumen

Ejecutividad vs Completitud. Ese es el dilema de las listas cortas respecto de las largas. Cualquiera sea el formato de preparación de la lista que hayamos elegido, éste tendrá un impacto medible en nuestra productividad. Sin duda tendremos que elegir el que mejor se ajusta a nuestras características personales, así como encontrar algún tipo de balance en la eventualidad que tengamos que poner en juego ambas características.


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