sábado, 20 de agosto de 2011

¿Agenda Electrónica o en Papel?

¿No sabes si invertir en una agenda electrónica o seguir con la de papel? Hay ventajas y desventajas en ambos casos...
La Raíz del Problema
Cuando uno trata de ver cómo se organiza, ésta decisión suele terminar influenciada por cuestiones económicas y hasta generacionales que van desde la más sencilla que es trabajar sobre papel, hasta las más elaboradas y costosas como un Microsoft Outlook sincronizado con un Smartphone y hasta con una Tablet.

Como regla general, soy partidario de inclinarse por “aquello que funcione”. Y punto!

Desde el estricto punto de vista de nuestra organización personal, si una simple agenda en papel resuelve el problema, no parece razonable gastar nuestro valioso dinero en un artefacto que encima hay que aprender a usar.

El conflicto viene cuando algo produce un cambio y nuestra forma de organizarnos se empieza a estrellar contra una nueva realidad. Cuando lo que hacemos deja de funcionar hay que adaptarse, y a veces esto nos lleva a pensar en usar algo más “elaborado” por así decirlo.


Comienza mi derrotero

A lo largo de los años fui pasando por distintas etapas. Reconozco que la agenda de papel cubrió mis necesidades durante un cierto tiempo, pero el tener que andar pasando teléfonos de una agenda a otra cada nuevo año me resultaba una verdadera molestia. Sobre todo con esas agendas chicas que buscaba al principio para poner en el bolsillo del saco. 


Para aquellas personas que podían usar agendas con anillas que permiten apertura y cambio de hojas, éste por supuesto no era un problema.

Una de las cosas que me suelen decir quienes adoran las agendas en papel es el placer que les da tachar una actividad realizada y ver todas las que eliminaron al final del día. Un auto-regocijo que comprendo y hasta comparto, pero que a mí no me alcanza para volver al formato físico.


Para mí la agenda electrónica da un nivel de flexibilidad que no tiene punto de comparación. Por ejemplo con el manejo de los contactos, de lo único que uno debe preocuparse es de mantener actualizados los datos. Cuando empecé a usar mi primera agenda electrónica Casio, allá por mediados de la década del 90, esto fue un gran avance.

Cuando en 1998 empecé a usar una Palm III, la posibilidad de escribir con el sistema graffiti hizo que mi control de la agenda mejorara considerablemente. La única salvedad es que la escritura, a pesar de estar muy simplificada por hacerla a mano, me siguió conviniendo sobre la versión de software para computadora, el Palm Desktop. Si era muy necesario escribía en el dispositivo de bolsillo, pero por lo general con la PC me alcanzaba y sobraba.

Así seguí por años con las diferentes versiones de Palm que pasaron por mis manos. La última hasta me permitía sacar fotos y escuchar música, lo cual me liberaba de tener que comprarme un dispositivo adicional como el mp3. Ya tenía suficientes artefactos encima, y andar a lo Dilbert por la vida tampoco me entusiasma.

Pero es muy cierto que andar por la vida con un celular y una agenda electrónica por separado no era muy práctico. Por ejemplo para llamar a alguien tenía que buscar el número de teléfono para luego marcarlo en el teléfono móvil. A dos manos…


Y se hizo la luz

Temporalmente resolví el problema de los dos aparatos usando Bluetooth entre ambos, pero finalmente cuando en la empresa me asignaron un Blackberry, la evolución hacia el Smartphone se volvió "natural".

Simplemente escribo el nombre o el de la empresa, elijo el número telefónico y listo. Es un cambio enorme y parece mentira, pero cuando uno tiene que estar todo el día hablando telefónicamente con muchas personas esta simplificación tiene un enorme impacto. Si es en la calle más aún.

La otra gran ventaja que me trajo el Smartphone fue la sincronía con la carpeta de Microsoft Outlook, un estándar de mercado en el mundo corporativo. De repente el calendario tenía mucho sentido pasarlo a esta aplicación que hasta ese momento me resistía a usar. Es más, era de indudable valor el manejo inmediato de zonas horarias en las citas para conferencias telefónicas con otros países. Cuando uno trabaja con dos, tres o cuatro países simultáneamente, cada uno en una zona horaria diferente, créanme que esto es una “enorme” ventaja.

Se me seguían resistiendo las “tareas”. Tenía mi manejo de éstas aún en un software para Palm que apreciaba mucho: el Agenduz. Este me permitía usar el modelo  por cuadrantes basados en  “Urgente/Importante” que describe Stephen Covey en su excelente libro: 


Cuando recibí un curso sobre el uso de Outlook y me explicaron el manejo de tareas, citas, mensajes y contactos integrado en la misma plataforma tuve que dejar de resistirme a lo evidente.

Conclusión

Tenía en mis manos una plataforma demasiado poderosa que estaba desperdiciando miserablemente. Terminé de migrar a Outlook para potenciar aún más mi Smartphone aún pagando algunos costos sobre hábitos que tenía muy arraigados. Toda la inversión en tiempo que hice valió la pena y la verdad es que volvió con creces.

Desde entonces sigo muy bien organizado con mi Agenda Electrónica. Y difícilmente me puedan convencer algún día de volver al papel ...


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