¿No sabes si invertir en una agenda electrónica o seguir con la de papel? Hay ventajas y desventajas en ambos casos...
Cuando uno trata de ver cómo se organiza, ésta
decisión suele terminar influenciada por cuestiones económicas y hasta generacionales
que van desde la más sencilla que es trabajar sobre papel, hasta las más
elaboradas y costosas como un Microsoft Outlook sincronizado con un Smartphone
y hasta con una Tablet.
Como regla general, soy partidario de inclinarse por “aquello que funcione”. Y punto!
Desde el estricto punto de vista de
nuestra organización personal, si una simple agenda en papel resuelve el
problema, no parece razonable gastar nuestro valioso dinero en un artefacto que
encima hay que aprender a usar.
El conflicto viene cuando algo produce un cambio y nuestra forma de organizarnos se empieza a estrellar contra una nueva realidad. Cuando lo que hacemos deja de funcionar hay que adaptarse, y a veces esto nos lleva a pensar en usar algo "más elaborado”, por así decirlo.
Comienza mi derrotero
A lo largo de los años fui pasando por distintas etapas. Reconozco que la agenda de papel cubrió mis necesidades durante un cierto tiempo, pero el tener que andar pasando teléfonos de una agenda a otra cada nuevo año me resultaba una verdadera molestia. Sobre todo con esas agendas chicas que buscaba al principio para poner en el bolsillo del saco.
Para aquellas personas que podían usar agendas con anillas que permiten apertura y cambio de hojas, éste por supuesto no era un problema.
Una de las cosas que me suelen decir quienes adoran las agendas en papel es el placer que les da tachar una actividad realizada y ver todas las que eliminaron al final del día. Un auto-regocijo que comprendo y hasta comparto, pero que a mí no me alcanza para volver al formato físico.
Para mí la agenda electrónica da un
nivel de flexibilidad que no tiene punto de comparación. Por ejemplo con el
manejo de los contactos, de lo único que uno debe preocuparse es de mantener
actualizados los datos. Cuando empecé a usar mi primera agenda electrónica Casio, allá por
mediados de la década del 90, esto fue un gran avance.
Cuando en 1998 empecé a usar una Palm III,
la posibilidad de escribir con el sistema graffiti hizo que mi control de la
agenda mejorara considerablemente. La única salvedad es que la escritura, a
pesar de estar muy simplificada por hacerla a mano, me siguió conviniendo sobre la versión de
software para computadora, el Palm Desktop. Si era muy necesario escribía en el
dispositivo de bolsillo, pero por lo general con la PC me alcanzaba y sobraba.
Así seguí por años con las diferentes
versiones de Palm que pasaron por mis manos. La última hasta me permitía sacar
fotos y escuchar música, lo cual me liberaba de tener que comprarme un dispositivo
adicional como el mp3. Ya tenía suficientes artefactos encima, y andar a
lo Dilbert por la vida tampoco me entusiasma.
Pero es muy cierto que andar por la vida
con un celular y una agenda electrónica por separado no era muy práctico. Por
ejemplo para llamar a alguien tenía que buscar el número de teléfono para luego
marcarlo en el teléfono móvil. A dos manos…
Y se hizo la luz
Temporalmente resolví el problema de los dos aparatos usando Bluetooth entre ambos, pero finalmente
cuando en la empresa me asignaron un Blackberry, la evolución hacia el Smartphone se volvió "natural".
Simplemente escribo el nombre o el de la
empresa, elijo el número telefónico y listo. Es un cambio enorme y parece
mentira, pero cuando uno tiene que estar todo el día hablando telefónicamente
con muchas personas esta simplificación tiene un enorme impacto. Si es en la
calle más aún.
La otra gran ventaja que me trajo el Smartphone fue la sincronía con la carpeta de Microsoft Outlook, un estándar de mercado en el mundo corporativo. De repente el calendario tenía mucho sentido pasarlo a esta
aplicación que hasta ese momento me resistía a usar. Es más, era de indudable
valor el manejo inmediato de zonas horarias en las citas para conferencias telefónicas
con otros países. Cuando uno trabaja con dos, tres o cuatro países
simultáneamente, cada uno en una zona horaria diferente, créanme que esto es
una “enorme” ventaja.
Se me seguían resistiendo las “tareas”. Tenía mi
manejo de éstas aún en un software para Palm que apreciaba mucho: el Agenduz. Este me permitía usar el
modelo por cuadrantes basados en “Urgente/Importante” que describe Stephen Covey en su
excelente libro:
Cuando recibí un curso sobre el uso de Outlook y me explicaron el manejo de tareas, citas, mensajes y contactos integrado en la misma plataforma tuve que dejar de resistirme a lo evidente.
Conclusión
Tenía en mis
manos una plataforma demasiado poderosa que estaba desperdiciando
miserablemente. Terminé de migrar a Outlook para potenciar aún más mi Smartphone aún pagando algunos costos sobre hábitos que tenía muy arraigados. Toda la inversión en tiempo que hice valió la pena y la verdad es que volvió con creces.
Interesante y algo retro. Tu utilizas un sistema de organización algo antiguo y entiendo que lo sigas utilizando, te funciona.
ResponderEliminarPero hay algo en lo que no estoy de acuerdo, es en las agendas y en Outlook, obviando de por medio el pobre e ineficiente sistema que es BlackBerry.
Existen pocos contextos, realmente pocos, en los que veo que el sistema de la agenda sigue siendo útil, realmente ya no puede llevar la vida de hoy en día. Para nadie. En el caso del papel.
Ahora, Outlook, solo se lo recomiendo a mi peor enemigo. No es eficiente, no permite comunicarse con muchos otros sistemas y no es flexible. Cuando alguien me pregunta que utilizo para llevar toda la información que el lleva en Outlook siempre contesto que Evernote es más potente de lo que parece.
En lo personal, y no declaro que esta sea la solución para todos, utilizo una combinación de Evernote + RTM. Me permite usar el método GTD y compensar en las esquinas que este flaquea para mi organización personal. Es importante mantenerse a raya con la cantidad de programas que uno utiliza.
Outlook no es organización, Outlook no es GTD.
Cristobal, como bien has notado desde mi perspectiva la clave es usar el método que a uno más le funcione. No hay una receta única por la sencilla razón que no todas las realidades son iguales.
ResponderEliminar¿Porque uso Outlook y Blackberry? Porque son las herramientas que me ofrece la corporación para la que trabajo. Agregar mas cosas sólo me produce más engorro. Blackberry tiene muchas cosas difíciles de manejar, pero estoy lejos de llamarlo ineficiente. Tengo otro tipo de adjetivos, pero no puedo dejar de reconocer que potencia la actividad, si se la logra domar.
Lo mismo con Outlook. Es un sistema muy complejo, que bien manejado es poderosísimo.
Muchas gracias por tu comentario