miércoles, 30 de noviembre de 2011

Flexibilidad es el nombre del juego

Uno de los atributos más importantes que debes pedirle a tu sistema de organización es que sea “Flexible” para que sea capaz de adaptarse a los constantes cambios que la realidad te presentará a diario.



En un artículo anterior, titulado 



mencionábamos a la flexibilidad como algo importante a pedirle a nuestro sistema de organización.

Recordando la definición del diccionario:

Flexible: que es susceptible de cambios o variaciones
según las circunstancias o necesidades.

“Adapt or die” (adáptate o muere) es la máxima del darwinismo. Cualquier especie que no pueda adaptarse a su medio ambiente morirá y aquellas que sí lo hagan sobrevivirán. De esa manera la evolución ha ido marcando a lo largo de millones de años la existencia de la vida en la tierra. Es un mecanismo duro sin dudas, pero muy eficaz para crear especies complejas que resistan las enormes fuerzas del universo.

De la misma manera, tu sistema de organización, expuesto a constantes cambios, deberá adaptarse a la realidad que se le presente. Si no logra pasar la prueba, deberás adaptar el sistema o “eliminarlo” por otro que sí lo haga. 




Crudo como suena, es la más pura verdad. Si tu clientes (internos y externos) no están satisfechos, elegirán a alguien que los sirva mejor. Poner como excusa a tu sistema de organización no te será nunca de ninguna ayuda.

Así como quien diseña un edificio elevado debe pensar en cimientos fuertes, debe dotarlo a su vez de cierta flexibilidad para que los vientos no lo quiebren. Que sea capaz de soportar un cierto acompañamiento a la fuerza de ese viento, “sin perder el rumbo hacia las alturas”. Todo arquitecto sabe que si no lo hace, su edificio no resistirá el paso del tiempo, porque tarde o temprano soplarán los vientos (del cambio) y podrían desmoronarlo. Especialmente cuando se llega a las grandes alturas.

Quisiera remarcar aquí que “Flexibilidad” no significa que puedas hacer cualquier desarreglo. En el ejemplo del edificio, los cimientos deben mantenerse en su lugar así como las columnas y vigas deben mantener sus anclajes porque si las estructuras básicas que dan forma al edificio se desdibujan, el edificio tampoco resistirá mucho tiempo.

Ser flexible en el sentido que queremos darle aquí a la palabra significa que a la vez que creas un sistema de organización lo suficientemente robusto es imperioso que también sea “adaptable” a una realidad siempre cambiante. Así es como podrás incrementar dramáticamente tu capacidad de hacer en el día a día, con la suficiente habilidad para tratar los cambios cotidianos sin perder tu rumbo.

Los cimientos de este "edificio" serán tus hábitos y las columnas y vigas serán las herramientas que utilices para administrar tu  quehacer cotidiano: la agenda, el cuaderno de notas, la lista de tareas, la lista de contactos, algún software que te ayude a trabajar. Tus hábitos deberán ser lo suficientemente sólidos para sostener el edificio, mientras que tus herramientas deberán ser lo suficientemente flexibles para adaptarse a los constantes cambios que te presente la realidad a la que estés expuesto.

En Resumen

"Flexibilidad es el nombre del juego", porque lo único constante es el cambio. Si no te adaptas a  éste con un sistema de organización que además de confiable y eficaz sea lo suficientemente flexible sólo sufrirás stress y tu rumbo se perderá sin permitirte alcanzar tus más preciadas metas y objetivos.



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miércoles, 23 de noviembre de 2011

Hábitos – Seamos Ordenados


Adoptar un sistema de organización, cualquiera que sea, es un buen camino para poner bajo control el caos en el que solemos estar sumidos. Pero más importante que el sistema en sí es el hábito de ser ordenado como norma. Mi esquema de organización puede ser el más eficaz del mundo pero si lo “dinamito” con regularidad no podrá funcionar nunca. Tengo que ser ordenado todo el tiempo, y si no lo soy incorporar el hábito a mis costumbres de alguna manera.



Desde chico mis padres me enseñaron a ser ordenado, algo que su vez trato de transmitirles a mis hijas en la actualidad. Con los años incorporé además la habilidad de convivir con cierta dosis de caos, algo que es muy útil por cierto en este alocado mundo en que vivimos.

Pero no por eso dejo de poner esfuerzo en encauzar mis cosas a diario. ¿Por qué? Por que el universo tiende a salirse de curso con facilidad y una cosa es tener que lidiar con un problema fuera de control y otra muy distinta es tener que hacerle frente a múltiples fuerzas afectándome simultáneamente. Es la mejor manera de entrar en situación de stress y multiplicar las chances de tener que dejar problemas sin resolver. No, gracias. Paso.

Un típico caso de esta manía en tratar de mantener mis cosas ordenadas es que cuando recibo un documento que tengo que almacenar, si puedo siempre trato de guardarlo en el preciso lugar en el que debo dejarlo dentro de mi “Sistema deArchivos”. Sólo si estoy en medio de otra cosa más importante y realmente no puedo dedicarle el tiempo a ver donde me conviene guardarlo, lo dejo en la bandeja de entrada. Ahí la bandeja cumple un papel que para mí es inestimable. El elemento no queda en cualquier lugar. Si no está donde debería hay un único sitio donde  encontrarlo

Por supuesto me dirán: “si vacías tu carpeta IN durante tu revisión diaria eso no te ocurrirá, porque a lo sumo al día siguiente tu sistema entrará en caja”.
Bien, lo entiendo. ¿Pero que pasa si la vorágine del día siguiente me impide tomarme el tiempo de guardar todo ese material que quedó sin clasificar?
Simple: acumulo más desorden para procesar en mis ratos libres, que por cierto no abundan como tampoco los suyos.

Honestamente, enviarlo derecho y por defecto siempre a la bandeja de entrada (IN) me genera una carga acumulada para vaciarla después que a mi entender es contraproducente. A la velocidad en que recibimos material en este mundo digital, dejar archivos en un sitio para ordenarlos después es una práctica que puede descarrillar nuestra organización con demasiada facilidad, y uno de los requisitos para misistema de organización es que sea “confiable”. Aquí entra en juego el balance, el sentido común o como quieran llamarlo. Si tengo tal nivel de actividad que no tengo alternativa más que guardarlo después, uso la bandeja de entrada, pero si puedo evitarlo, trato de guardarlo lo más rápido que pueda y sigo con lo mío (es vital aquí tener un rápido acceso al sistema de archivos).

De igual manera actúo con los papeles. Cuando pasan por mis manos, si luego de usarlos necesito guardarlos, lo hago de inmediato y sin dudarlo. Si no los necesito más, van derecho a la basura en un segundo. Si puedo aprovecharles espacios en blanco, siguiendo la tendencia ecológica de nuestros días, tacho lo que ya usé para no confundirme y me lo quedo en una pila aparte para usar de borrador en otra oportunidad. Y sólo si tengo que hacer algo más importante que no puede esperar y no tengo alternativa, lo dejo en mi bandeja física “IN” para ordenarlos después. Esto último es siempre la excepción.

Estas costumbres me ayudan a mantener mi escritorio libre de papeles al igual que la información en mi computadora fácilmente accesible. Y las ventajas de tener las cosas ordenadas como norma de trabajo superan por mucho el pequeño esfuerzo cotidiano de poner cada cosa en su lugar. Es un hábito valioso que debemos cultivar y propiciar en nuestro ambiente laboral y familiar, sin caer en exageraciones pero con la suficiente firmeza para que sea haga tan natural como el respirar. El rédito que nos dejará realmente lo justifica.


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miércoles, 16 de noviembre de 2011

Planificación y Organización - Dos caras de una misma Moneda

La planificación y la organización son como las dos caras de una moneda. O como la teoría y la práctica. Es difícil trabajar sobre una sin considerar a la otra.


“Las grandes ideas necesitan tren de aterrizaje y alas”




Mi sistema de organización debe ser funcional a mi sistema de planificación porque es la herramienta que me permite ejecutarlo. A la vez mi planificación no puede ignorar como me organizo para la acción pues en caso contrario el esfuerzo de cristalizar un plan terminará quedando en pura teoría y como consecuencia habrá sido una mala inversión de nuestro tiempo y esfuerzo.

La base de cualquier plan

En esencia la preparación de cualquier plan tiene por objetivo responder a tres preguntas clave:

¿Donde estamos ahora?

¿Hacia dónde vamos?

¿Cómo vamos a llegar a ese punto?


Las declaraciones de misión, visión, valores y otras que se cargan en un plan tienen como fin dar respuesta a estas tres preguntas esenciales.



Entendiendo que nuestro plan nos mostrará los pasos que debemos seguir para llegar desde el punto A hasta el punto B, el sistema de organización que elegimos es el que nos debe permitir:

a)   Que siempre tengamos a disposición todos los pasos que debemos realizar

b)   Que siempre demos esos pasos en la secuencia correcta

c)   Que siempre podamos responder ¿Donde estamos en este momento?

d)  Que siempre podamos responder ¿Cuál es el siguiente paso?

e)  Que siempre cumplamos con los hitos temporales de ejecución del plan


Preparar un plan para cualquier proyecto ignorando la forma en que voy a asegurar todos y cada uno de los puntos anteriores es el equivalente a saber mucho de teoría de algo pero ser incapaz de llevar ese algo a la práctica. Podemos ser unos genios para escribir grandiosos documentos con planes muy vistosos, pero si a la hora de los hechos fallamos en la ejecución será grande nuestra frustración y la de aquellos que dependen de nosotros. No queremos eso…

Nuestro sistema de organización tiene que ser adaptable tanto a la ejecución de planes complejos que requieran herramientas de alto nivel (como los gráficos de GANTT), como a planes sencillos que no sean más que listas de pocos pasos pero que muchas veces tienen tanta implicancia sobre nuestras vidas como los proyectos de gran porte.

¿Por qué tengo que tener un sistema que sea tan adaptable? 

Muy simple. Porque a menos que mi trabajo sea la ejecución de una gran obra y mi única responsabilidad en la vida sea gerenciar su ejecución, el común de las personas tienen múltiples proyectos tanto laborales como personales y todos ellos deben coexistir.
Si tengo un único gran proyecto puedo llegar a  darme el lujo de dedicarle un sistema de organización diferenciado, pero en términos generales todos tenemos sobre nuestras vidas múltiples proyectos que coexisten, grandes y pequeños. Y nosotros queremos asegurarnos que podamos ejecutar exitosamente todos aquellos proyectos alineados con nuestras metas.

El otro punto por el cual la planificación y la organización deben llevarse de la mano es porque el plan no es un documento estático. El proceso de planificación es en sí más valioso que el mismísimo plan y durante su ejecución encontraremos que frecuentemente nos veremos en la necesidad de modificarlo porque la realidad cambia constantemente. Con lo cual tendremos un proceso iterativo entre la planificación y la ejecución que nuestro sistema de organización tiene que facilitar. Si ante el menor cambio es demasiado costoso modificar el plan o el cargar esos cambios en nuestro sistema de organización tendremos serios problemas al adaptarnos (mayor stress) e impactaremos negativamente la ejecución del nuevo escenario.

En Resumen

Nuestro sistema de organización debe ser funcional a nuestro sistema de planificación y viceversa porque son las dos caras de una misma moneda. No puedo planificar ignorando como me organizo, y no puedo organizarme sin considerar el plan.

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miércoles, 9 de noviembre de 2011

¿Qué quiero de mi sistema de organización?

De la misma manera que necesitas una visión, misión y valores para tus proyectos personales y profesionales, es importante que definas qué pretendes obtener de tu sistema de organización individual. En caso contrario, difícilmente obtengas uno que funcione.

“Quien no sabe a donde va, jamás llega a destino”

dice el viejo refrán.

En un artículo anterior nos preguntábamos ¿porqué organizarse?, y nos enfocábamos en la definición de la real academia española que dice que organizar es “Establecer o reformar algo para lograr un fin, coordinando las personas y los medios adecuados”.

Tu sistema de organización tiene que ser funcional a ese fin, que puede ser a modo de ejemplo “cumplir con mis objetivos laborales de acuerdo a las condiciones y reglas de juego de la empresa a la que pertenezco”

Aquí restringimos la discusión al ámbito del trabajo, pero queda claro que puedes ir más allá tanto como gustes ampliando el alcance de los fines que persigues.





Los Pilares


Tu sistema de organización debería ser:

  1. Eficaz: que tenga la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.

  1. Confiable: que sea alta la probabilidad de que funcione bien

  1. Sencillo: que no ofrezca dificultad

  1. Escalable: que pueda hacerse más grande sin perder calidad en los servicios ofrecidos

  1. Flexible: que es susceptible de cambios o variaciones según las circunstancias o necesidades. Avanzamos sobre este punto con mayor profundidad en el artículo titulado "Flexibilidad es el Nombre del Juego"

Si contrastas tus técnicas para organizarte con los atributos  arriba mencionados, tendrás una manera bastante objetiva de verificar si has elegido bien o si tal vez debes hacer algún ajuste.


Veamos un ejemplo

Asume que tu día de trabajo tiene ocho horas y te toma dos horas por día organizarte empezando bien temprano al llegar a la oficina. Asume por un momento que tu sistema cumple con las reglas 1, 2, 3 y 5 (es eficaz, confiable, sencillo y flexible).

Pero… ¿es escalable? Difícilmente puedas llamarlo así. Si tener todo funcionando y operativo te demanda normalmente un 25% de tu tiempo, qué ocurriría en caso de tener una sobrecarga de trabajo (de esas tan comunes en las empresas)? Simple. Tendrías que dedicar “más tiempo” (incluso fuera de tu horario laboral) para tener todo en orden. Tal vez puedas. Tal vez no. 

Y en ese caso, podrías decir que tu sistema es muy bonito, pero no es adecuado “para tí” porque no es “escalable”, y según la probabilidad de tener sobrecargas de trabajo tampoco será confiable, porque será mayor la probabilidad de que no funcione bien.

Un sistema dejará de ser “confiable” cuando no mantenga por ejemplo la consistencia de los datos de manera tal que un evento o acción importante no sea contemplada.

O no será “sencillo” si el esfuerzo para mantenerlo consistente es de tal magnitud que no se justifica dado el resultado que quieres obtener.

Y definitivamente no será “eficaz” si no alcanza el objetivo buscado, es decir que empiezas a proceder de determinada manera, y no logras alcanzar el grado de orden que buscas.


En resumen


Antes de proceder a implementar un nuevo esquema de organización es muy importante tener en claro qué quieres lograr, y plantearte a conciencia como vas a asegurar luego que el remedio no sea peor que la enfermedad, contrastando si tu nuevo sistema cumple los objetivos que te has propuesto.

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jueves, 3 de noviembre de 2011

El Balance entre Vida y Trabajo - El Arte de Administrar Contextos

Los contextos nos presentan un marco de referencia útil para enfocarnos en las actividades que tenemos por delante, que deben ser usados en conjunto con nuestras metas y valoraciones en las proporciones adecuadas para tomar la mejor decisión posible en cada situación.


El alcanzar un balance entre nuestra vida personal y laboral, al igual que la práctica de la medicina, es un arte más que una ciencia. Por más que busquemos no vamos a encontrar fórmulas mágicas que nos den la solución servida en bandeja. 

Mucha gente busca a diario el santo grial del balance adecuado entre la vida personal y laboral. Lamentablemente la experiencia muestra a diario lo duro que es lograrlo, especialmente en un mundo que vive en aceleración permanente. Los compromisos laborales y sociales se suceden uno tras otro, pisoteándose mutuamente y haciendo de nuestra vida un caos del que hacemos grandes esfuerzos por salir.

Un peso excesivo puesto en la vida personal, y nuestra vida laboral se resiente. Y viceversa, un enfoque puesto totalmente en la actividad profesional puede destruir las relaciones con nuestros más valiosos afectos. Difícil decisión cuando no podemos dejar el trabajo y no queremos alejarnos de nuestros seres queridos, como nos pasa al común de los mortales.


El tema es muy largo, pero aquí quiero poner atención en el uso de la herramienta “contexto” para intentar domar el escenario en el que nos encontramos envueltos.

Cuando estamos trabajando decimos que estamos en el “ámbito” o contexto laboral. Y en nuestra herramienta (ya sea una agenda electrónica o en papel), podemos cargar todas las tareas inherentes al trabajo. De idéntica forma ocurre con el aspecto personal u hogareño según el nombre que hayamos preferido para nuestra lista de contextos.

Todos queremos separar Vida y Trabajo, pero esto es en el fondo una quimera. Pocas actividades permiten esto, y si somos de esas personas que se esfuerzan y logran crecer en la vida, a lo largo de los años nuestros compromisos con el mundo exterior, y más importante aún, con nuestro mundo interior serán cada vez mayores.

Nuestros valores y objetivos jugarán aquí un papel fundamental a la hora de la toma de decisión, y allí nuestra herramienta auxiliará a nuestra mente con la información crítica para la misma. Difícilmente pueda lograrse esto usando el concepto de “contexto” de manera taxativa.

¿A qué me refiero? Bien, supongamos que tomo mi lista de tareas del contexto “trabajo” porque estoy en horario laboral y sólo tengo apuntadas las actividades de mi trabajo. Mi energía puesta en la ejecución de mis actividades difícilmente me recuerde que tengo que llamar al maestro de mi hija al colegio a media tarde, a pesar de estar en la oficina, o que tengo que hacer un trámite en alguna oficina gubernamental que por supuesto no opera fuera de mi propio horario laboral. De la misma manera, si mi agenda se fija en el contexto “hogar”, va a costarme mucho recordar que tengo que preparar una documentación que me pidió mi jefe a último momento para mañana a primera hora.

Con lo cual nos encontramos ante la necesidad de “mezclar” contextos. Esto puede parecer un doble trabajo, pero a veces no queda alternativa. Es parte de la misma discusión sobre si debo tener una agenda para mis temas personales y otra para mis actividades profesionales. En los hechos, soy una sola persona. No puedo darme el lujo de perderle pisada a ambos contextos, de la misma manera que mi cerebro no puede olvidarse que debe lograr que respire mientras me concentro en una lectura.

Algunos me dirán que por eso el método GTD recomienda poner contextos tales como “Escritorio”, “Llamadas”, y otros por el estilo. Aquí me sumo a mis amigos los minimalistas. Hay que encontrar la “menor” cantidad de contextos posible.

Por ejemplo intenté alguna vez usar el contexto llamadas, pero perdía completamente el beneficio que pretende David Allen, porque al menos en mi caso, éstas formaban parte de la actividad de mis proyectos y actividades, tanto en mi trabajo como en mi vida personal. Terminaba dejando colgadas las llamadas, porque no me acordaba de cambiar el contexto. Y no tenía sentido armar “otra regla más” para asegurarme de no olvidarlo.

Asimismo, el contexto “Escritorio” también me complicaba. Muchas veces mi trabajo se desarrolla en la calle, o incluso en casa (y no me pongo a recitar lo complicado que es separar contextos en casa…). El contexto @Trabajo tuvo para mí mucho más sentido, porque para mí es un modo operacional claro, en el cual entro por lo general en el horario laboral, y me permite desconectar cuando sí cambio de contexto.

Por otro lado, cuando una actividad se me atraviesa de contexto, ésta termina insertada en ambos. Aquí me resultó muy útil la habilidad del Microsoft Outlook para marcar múltiples categorías a una misma tarea. Cuando tengo que llamar a un familiar en horario laboral sin alternativa de hacerlo en otro horario, la actividad es de mi hogar, pero la puedo simultáneamente cargar en el contexto laboral, de manera de poder verla en el momento que corresponde al contexto en el que esté.

Por último, un punto importante. Mirar nuestra agenda en el contexto al que vamos a cambiar justo antes de hacerlo. Es mucha la tentación de no mirar la agenda personal hasta no llegar al hogar, pero puede haber muchos motivos por los cuales uno no llegue a hacerlo. Podría ocurrir que tenga que hacer frente a una actividad imprevista. Si uno hace en su agenda un cambio rápido de contexto y da una mirada a lo que viene a continuación, rápidamente sabrá si puede o no concentrarse en el imprevisto o tiene algo más relevante que hacer y negociar lo último para un mejor momento.


En Resumen

Como sea, el balance entre la vida personal y laboral tiene un gran auxiliar en la administración de contextos. La práctica hace al maestro reza el refrán, y seguramente habrá casos particulares a considerar. Pero más que separar totalmente la vida personal de la laboral en nuestra organización resulta más crítico decidir cuando algo tiene sentido hacerlo en tal o cual contexto.