¿Qué quiero de mi sistema de organización?

De la misma manera que necesitas una visión, misión y valores para tus proyectos personales y profesionales, es importante que definas qué pretendes obtener de tu sistema de organización individual. En caso contrario, difícilmente obtengas uno que funcione.

“Quien no sabe a donde va, jamás llega a destino”

dice el viejo refrán.

En un artículo anterior nos preguntábamos ¿porqué organizarse?, y nos enfocábamos en la definición de la real academia española que dice que organizar es “Establecer o reformar algo para lograr un fin, coordinando las personas y los medios adecuados”.

Tu sistema de organización tiene que ser funcional a ese fin, que puede ser a modo de ejemplo “cumplir con mis objetivos laborales de acuerdo a las condiciones y reglas de juego de la empresa a la que pertenezco”. 

Aquí restringimos la discusión al ámbito del trabajo, pero queda claro que puedes ir más allá tanto como gustes ampliando el alcance de los fines que persigues.

Los Pilares

Tu sistema de organización debería ser:

1. Eficaz: que tenga la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.

2. Confiable: que sea alta la probabilidad de que funcione bien

3. Sencillo: que no ofrezca dificultad

4. Escalable: que pueda hacerse más grande sin perder calidad en los servicios ofrecidos

5. Flexible: que es susceptible de cambios o variaciones según las circunstancias o necesidades. Avanzamos sobre este punto con mayor profundidad en el artículo titulado "Flexibilidad es el Nombre del Juego"

Si contrastas tus técnicas para organizarte con los atributos  arriba mencionados, tendrás una manera bastante objetiva de verificar si has elegido bien o si tal vez debes hacer algún ajuste.

Veamos un ejemplo

Asume que tu día de trabajo tiene ocho horas y te toma dos horas por día organizarte empezando bien temprano al llegar a la oficina. Asume por un momento que tu sistema cumple con las reglas 1, 2, 3 y 5 (es eficaz, confiable, sencillo y flexible).

Pero… ¿es escalable? Difícilmente puedas llamarlo así. Si tener todo funcionando y operativo te demanda normalmente un 25% de tu tiempo, qué ocurriría en caso de tener una sobrecarga de trabajo (de esas tan comunes en las empresas)? Simple. Tendrías que dedicar “más tiempo” (incluso fuera de tu horario laboral) para tener todo en orden. Tal vez puedas. Tal vez no. 

Y en ese caso, podrías decir que tu sistema es muy bonito, pero no es adecuado “para tí” porque no es “escalable”, y según la probabilidad de tener sobrecargas de trabajo tampoco será confiable, porque será mayor la probabilidad de que no funcione bien.

Un sistema dejará de ser “confiable” cuando no mantenga por ejemplo la consistencia de los datos de manera tal que un evento o acción importante no sea contemplada.

O no será “sencillo” si el esfuerzo para mantenerlo consistente es de tal magnitud que no se justifica dado el resultado que quieres obtener.

Y definitivamente no será “eficaz” si no alcanza el objetivo buscado, es decir que empiezas a proceder de determinada manera, y no logras alcanzar el grado de orden que buscas.

En resumen

Antes de proceder a implementar un nuevo esquema de organización es muy importante tener en claro qué quieres lograr, y plantearte a conciencia como vas a asegurar luego que el remedio no sea peor que la enfermedad, contrastando si tu nuevo sistema cumple los objetivos que te has propuesto.

Enlaces Relacionados

• Bibliografía Recomendada
• ¿Porqué Organizarse?
• Planificación y Organización - Dos caras de una misma Moneda  
• Flexibilidad es el Nombre del Juego 
• Multitarea vs Monotarea