La planificación y la organización son como las dos caras de una moneda. O como la teoría y la práctica. Es difícil trabajar sobre una sin considerar a la otra.
“Las grandes ideas necesitan tren de aterrizaje y alas”
“Las grandes ideas necesitan tren de aterrizaje y alas”
Mi sistema de organización debe ser funcional a mi
sistema de planificación porque es la herramienta que me permite ejecutarlo. A
la vez mi planificación no puede ignorar como me organizo para la acción pues
en caso contrario el esfuerzo de cristalizar un plan terminará quedando en pura
teoría y como consecuencia habrá sido una mala inversión de nuestro tiempo y
esfuerzo.
La base de cualquier plan
En esencia la preparación de cualquier plan tiene por objetivo responder a tres preguntas clave:
¿Donde estamos ahora?
¿Hacia dónde vamos?
¿Cómo vamos a llegar a ese punto?
Las declaraciones de misión, visión, valores y otras que se cargan en un plan tienen como fin dar respuesta a estas tres preguntas esenciales.
Entendiendo que nuestro plan nos
mostrará los pasos que debemos seguir para llegar desde el punto A hasta el
punto B, el sistema de organización que elegimos es el que nos debe permitir:
a) Que siempre tengamos a disposición todos los pasos que
debemos realizar
b) Que siempre demos esos pasos en la secuencia correcta
c) Que siempre podamos responder ¿Donde estamos en este
momento?
d) Que siempre podamos responder ¿Cuál es el siguiente
paso?
e) Que siempre cumplamos con los hitos temporales de
ejecución del plan
Preparar un plan para
cualquier proyecto ignorando la forma en que voy a asegurar todos y cada uno de
los puntos anteriores es el equivalente a saber mucho de teoría de algo pero
ser incapaz de llevar ese algo a la práctica. Podemos ser unos genios para
escribir grandiosos documentos con planes muy vistosos, pero si a la hora de
los hechos fallamos en la ejecución será grande nuestra frustración y la de
aquellos que dependen de nosotros. No queremos eso…
Nuestro sistema de
organización tiene que ser adaptable tanto a la ejecución de planes complejos
que requieran herramientas de alto nivel (como los gráficos de GANTT), como a
planes sencillos que no sean más que listas de pocos pasos pero que muchas
veces tienen tanta implicancia sobre nuestras vidas como los proyectos de gran
porte.
¿Por qué tengo que tener un sistema que sea tan adaptable?
Muy simple. Porque a menos que mi trabajo sea la ejecución de una gran obra y mi única responsabilidad en la vida sea gerenciar su ejecución, el común de las personas tienen múltiples proyectos tanto laborales como personales y todos ellos deben coexistir.
Si tengo un único gran
proyecto puedo llegar a darme el lujo de
dedicarle un sistema de organización diferenciado, pero en términos generales
todos tenemos sobre nuestras vidas múltiples proyectos que coexisten, grandes y
pequeños. Y nosotros queremos asegurarnos que podamos ejecutar exitosamente
todos aquellos proyectos alineados con nuestras metas.
El otro punto por el cual la
planificación y la organización deben llevarse de la mano es porque el plan no
es un documento estático. El proceso de planificación es en sí más valioso que
el mismísimo plan y durante su ejecución encontraremos que frecuentemente nos
veremos en la necesidad de modificarlo porque la realidad cambia
constantemente. Con lo cual tendremos un proceso iterativo entre la
planificación y la ejecución que nuestro sistema de organización tiene que
facilitar. Si ante el menor cambio es demasiado costoso modificar el plan o el
cargar esos cambios en nuestro sistema de organización tendremos serios
problemas al adaptarnos (mayor stress) e impactaremos negativamente la
ejecución del nuevo escenario.
Creo que la mayoría de los proyectos fracasan debido a que la planificación no llega al nivel detallado necesario para que esta sea útil, y tu mencionas claramente que si no se tienen claras las acciones y aún más preciso cual es la o las próximas acciones, es recurrente encontrarse con tareas que se debieron realizar antes, sin embargo, ya es tarde y nos atrasó el proyecto, y lo peor, generalmente con un costo más alto – y no me refiero a solo dinero..
ResponderEliminarFelicitaciones por tu entrada!!
Muchas gracias por tu comentario Julio.
ResponderEliminarSaludos
JC