miércoles, 23 de noviembre de 2011

Hábitos – Seamos Ordenados


Adoptar un sistema de organización, cualquiera que sea, es un buen camino para poner bajo control el caos en el que solemos estar sumidos. Pero más importante que el sistema en sí es el hábito de ser ordenado como norma. Mi esquema de organización puede ser el más eficaz del mundo pero si lo “dinamito” con regularidad no podrá funcionar nunca. Tengo que ser ordenado todo el tiempo, y si no lo soy incorporar el hábito a mis costumbres de alguna manera.



Desde chico mis padres me enseñaron a ser ordenado, algo que su vez trato de transmitirles a mis hijas en la actualidad. Con los años incorporé además la habilidad de convivir con cierta dosis de caos, algo que es muy útil por cierto en este alocado mundo en que vivimos.

Pero no por eso dejo de poner esfuerzo en encauzar mis cosas a diario. ¿Por qué? Por que el universo tiende a salirse de curso con facilidad y una cosa es tener que lidiar con un problema fuera de control y otra muy distinta es tener que hacerle frente a múltiples fuerzas afectándome simultáneamente. Es la mejor manera de entrar en situación de stress y multiplicar las chances de tener que dejar problemas sin resolver. No, gracias. Paso.

Un típico caso de esta manía en tratar de mantener mis cosas ordenadas es que cuando recibo un documento que tengo que almacenar, si puedo siempre trato de guardarlo en el preciso lugar en el que debo dejarlo dentro de mi “Sistema deArchivos”. Sólo si estoy en medio de otra cosa más importante y realmente no puedo dedicarle el tiempo a ver donde me conviene guardarlo, lo dejo en la bandeja de entrada. Ahí la bandeja cumple un papel que para mí es inestimable. El elemento no queda en cualquier lugar. Si no está donde debería hay un único sitio donde  encontrarlo

Por supuesto me dirán: “si vacías tu carpeta IN durante tu revisión diaria eso no te ocurrirá, porque a lo sumo al día siguiente tu sistema entrará en caja”.
Bien, lo entiendo. ¿Pero que pasa si la vorágine del día siguiente me impide tomarme el tiempo de guardar todo ese material que quedó sin clasificar?
Simple: acumulo más desorden para procesar en mis ratos libres, que por cierto no abundan como tampoco los suyos.

Honestamente, enviarlo derecho y por defecto siempre a la bandeja de entrada (IN) me genera una carga acumulada para vaciarla después que a mi entender es contraproducente. A la velocidad en que recibimos material en este mundo digital, dejar archivos en un sitio para ordenarlos después es una práctica que puede descarrillar nuestra organización con demasiada facilidad, y uno de los requisitos para misistema de organización es que sea “confiable”. Aquí entra en juego el balance, el sentido común o como quieran llamarlo. Si tengo tal nivel de actividad que no tengo alternativa más que guardarlo después, uso la bandeja de entrada, pero si puedo evitarlo, trato de guardarlo lo más rápido que pueda y sigo con lo mío (es vital aquí tener un rápido acceso al sistema de archivos).

De igual manera actúo con los papeles. Cuando pasan por mis manos, si luego de usarlos necesito guardarlos, lo hago de inmediato y sin dudarlo. Si no los necesito más, van derecho a la basura en un segundo. Si puedo aprovecharles espacios en blanco, siguiendo la tendencia ecológica de nuestros días, tacho lo que ya usé para no confundirme y me lo quedo en una pila aparte para usar de borrador en otra oportunidad. Y sólo si tengo que hacer algo más importante que no puede esperar y no tengo alternativa, lo dejo en mi bandeja física “IN” para ordenarlos después. Esto último es siempre la excepción.

Estas costumbres me ayudan a mantener mi escritorio libre de papeles al igual que la información en mi computadora fácilmente accesible. Y las ventajas de tener las cosas ordenadas como norma de trabajo superan por mucho el pequeño esfuerzo cotidiano de poner cada cosa en su lugar. Es un hábito valioso que debemos cultivar y propiciar en nuestro ambiente laboral y familiar, sin caer en exageraciones pero con la suficiente firmeza para que sea haga tan natural como el respirar. El rédito que nos dejará realmente lo justifica.


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