miércoles, 16 de noviembre de 2011

Planificación y Organización - Dos caras de una misma Moneda

La planificación y la organización son como las dos caras de una moneda. O como la teoría y la práctica. Es difícil trabajar sobre una sin considerar a la otra.


“Las grandes ideas necesitan tren de aterrizaje y alas”




Mi sistema de organización debe ser funcional a mi sistema de planificación porque es la herramienta que me permite ejecutarlo. A la vez mi planificación no puede ignorar como me organizo para la acción pues en caso contrario el esfuerzo de cristalizar un plan terminará quedando en pura teoría y como consecuencia habrá sido una mala inversión de nuestro tiempo y esfuerzo.

La base de cualquier plan

En esencia la preparación de cualquier plan tiene por objetivo responder a tres preguntas clave:

¿Donde estamos ahora?

¿Hacia dónde vamos?

¿Cómo vamos a llegar a ese punto?


Las declaraciones de misión, visión, valores y otras que se cargan en un plan tienen como fin dar respuesta a estas tres preguntas esenciales.



Entendiendo que nuestro plan nos mostrará los pasos que debemos seguir para llegar desde el punto A hasta el punto B, el sistema de organización que elegimos es el que nos debe permitir:

a)   Que siempre tengamos a disposición todos los pasos que debemos realizar

b)   Que siempre demos esos pasos en la secuencia correcta

c)   Que siempre podamos responder ¿Donde estamos en este momento?

d)  Que siempre podamos responder ¿Cuál es el siguiente paso?

e)  Que siempre cumplamos con los hitos temporales de ejecución del plan


Preparar un plan para cualquier proyecto ignorando la forma en que voy a asegurar todos y cada uno de los puntos anteriores es el equivalente a saber mucho de teoría de algo pero ser incapaz de llevar ese algo a la práctica. Podemos ser unos genios para escribir grandiosos documentos con planes muy vistosos, pero si a la hora de los hechos fallamos en la ejecución será grande nuestra frustración y la de aquellos que dependen de nosotros. No queremos eso…

Nuestro sistema de organización tiene que ser adaptable tanto a la ejecución de planes complejos que requieran herramientas de alto nivel (como los gráficos de GANTT), como a planes sencillos que no sean más que listas de pocos pasos pero que muchas veces tienen tanta implicancia sobre nuestras vidas como los proyectos de gran porte.

¿Por qué tengo que tener un sistema que sea tan adaptable? 

Muy simple. Porque a menos que mi trabajo sea la ejecución de una gran obra y mi única responsabilidad en la vida sea gerenciar su ejecución, el común de las personas tienen múltiples proyectos tanto laborales como personales y todos ellos deben coexistir.
Si tengo un único gran proyecto puedo llegar a  darme el lujo de dedicarle un sistema de organización diferenciado, pero en términos generales todos tenemos sobre nuestras vidas múltiples proyectos que coexisten, grandes y pequeños. Y nosotros queremos asegurarnos que podamos ejecutar exitosamente todos aquellos proyectos alineados con nuestras metas.

El otro punto por el cual la planificación y la organización deben llevarse de la mano es porque el plan no es un documento estático. El proceso de planificación es en sí más valioso que el mismísimo plan y durante su ejecución encontraremos que frecuentemente nos veremos en la necesidad de modificarlo porque la realidad cambia constantemente. Con lo cual tendremos un proceso iterativo entre la planificación y la ejecución que nuestro sistema de organización tiene que facilitar. Si ante el menor cambio es demasiado costoso modificar el plan o el cargar esos cambios en nuestro sistema de organización tendremos serios problemas al adaptarnos (mayor stress) e impactaremos negativamente la ejecución del nuevo escenario.

En Resumen

Nuestro sistema de organización debe ser funcional a nuestro sistema de planificación y viceversa porque son las dos caras de una misma moneda. No puedo planificar ignorando como me organizo, y no puedo organizarme sin considerar el plan.

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