miércoles, 30 de mayo de 2012

Cómo escribir una Tarea

El texto descriptivo de una tarea puede tener una influencia importante en nuestra capacidad para tomar decisiones. La manera en que la escribimos influye en nuestra manera de operar sobre el tema en cuestión y el seguir unas pocas reglas básicas hace una gran diferencia.


La parte flexible de nuestra agenda, la lista de tareas, es un elemento poderoso de nuestro sistema de organización, pero a la vez mal o pobremente implementado se convierte en algo completamente inútil. Este es uno de esos casos donde las formas lo son todo porque una mala manera de describir una tarea puede afectar directamente a nuestros resultados.

Este aspecto de las tareas es independiente del hecho de estar usando una  agenda electrónica o una agenda de papel. Como lo he dicho muchas veces, para mí la flexibilidad es muy importante, pero siempre se puede armar un sistema lo suficientemente flexible en formatos duros como el papel siempre que se mantenga una cierta rigurosidad en la metodología de trabajo. Ahora bien, esta rigurosidad es un costo administrativo que decidimos pagar en beneficio de un mayor control sobre nuestra organización. Obviamente ese costo lo veremos cristalizado en cierto tiempo dedicado al mantenimiento permanente de la lista, pero es tiempo muy bien invertido por cierto. Es el tipo de inversión que nos lleva a dar en el clavo en el momento preciso.

El punto donde quiero poner foco aquí es en el lenguaje utilizado para describir las tareas. Al ser un espacio de texto libre se presta a la apertura del lenguaje coloquial, lo cual es bueno por un lado porque nos permite usar nuestra propia manera para describir las cosas pero por otro lado es demasiado abierto para una función que es en esencia “específica”. Las listas de tareas son listas de “acciones”. Cuanto más alejada esté una descripción de tarea de ésta noción más improductivo tenderá a ser el resultado de su ejecución.

Los atributos que personalmente recomiendo para cualquier texto descriptivo de una tarea son los siguientes:

a)    DEBE describir una acción concreta. Específicamente “la siguiente acción”.
b)    Ser lo más simple/corto posible (no digo minimalismo, pero cerca)
c)    Comenzar con un identificador de “contexto”

El primer atributo es muy bien conocido pero no siempre lo suficientemente respetado. David Allen lo señala con insistencia cuando menciona que lo que se debe describir es la “siguiente acción”. Esta característica pone a nuestra mente en el modo adecuado de trabajo. Nos prepara para actuar y concretamente en lo que tenemos que hacer “ahora”. Evita ambigüedades y dificulta el proceso de demorar inútilmente algo con trampas mentales que sólo buscan esquivar el asunto. Lo que hay que hacer es ESTO. Bien concreto.
La regla básica para describir cualquier acción, es también más que conocida: Empiece la oración con un “verbo”. Hacer, comprar, buscar, retirar, pagar, etc.

La simplicidad del texto, nuestro segundo atributo, nos ayuda especialmente a identificar y visualizar mentalmente la acción con rapidez. Esto puede parecer una trivialidad por la velocidad con la que podemos leer, pero el momento donde el valor de ésta característica se hace notorio es cuando las listas son muy largas. El poder identificar cada acción con rapidez nos permite recorrer una lista de tareas grande con mayor velocidad. El tiempo es dinero.
Si bien es un consejo aplicable tanto a la agenda electrónica como a la agenda de papel, piense en el tiempo que le demora escribir cada tarea a mano. Y multiplíquelo por “cientos de tareas”. Ahora, imagine recortar ese tiempo un 30% al menos. Saque sus propios números…



El último atributo mencionado es un identificador de contexto. Aquí no me refiero a los contextos de GTD del tipo “escritorio” o “en Casa” o “andando por ahí”. Me refiero al contexto de trabajo. Eventualmente un proyecto o sub-proyecto. Cuando las listas son cortas, esto no representa un problema. Pero cuando tenemos muchas actividades en la cabeza, el lenguaje que usamos normalmente puede aplicarse a más de un proyecto a la vez. Esto tiene la cualidad de obligarnos a buscar en nuestra mente a qué proyecto nos estábamos refiriendo cuando escribimos la tarea, sobre todo cuando pasó mucho tiempo desde su creación.
Un identificador del contexto al principio del texto de la tarea (por supuesto lo más corto posible) ejerce un efecto de “ajuste grueso” que nos permite rápidamente posicionarnos en el tema adecuado para entender a continuación qué es lo que tenemos que hacer. Es una técnica muy sencilla y de un efecto inmediato.

Si logramos describir las tareas utilizando estos simples criterios y los mantenemos de manera consistente a lo largo de una o varias listas completas, éstas permitirán establecer un patrón sólido de trabajo, eficiente y eficaz. Nos ayudará a tomar decisiones con más rapidez, permitiéndonos hacer luego el ordenamiento de las tareas de acuerdo al criterio que podamos considerar conveniente en el momento adecuado.


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miércoles, 23 de mayo de 2012

De a las Cosas la Importancia que Realmente Tienen


Pocas cosas son tan nefastas para la productividad personal como la incapacidad de identificar y actuar sobre las cosas verdaderamente importantes. De a las cosas la importancia que realmente tienen. Ni más, ni menos.



Si uno quiere aprender a priorizar de manera efectiva y eficiente, debe aprender a darle a las cosas la importancia que realmente tienen. Esto se aplica tanto a la organización personal como a cualquier otro aspecto de nuestras vidas, pero en el contexto de nuestra capacidad de hacer es dónde más puede palparse el resultado de su aplicación.

La primera definición que arroja el diccionario de la Real Academia Española  a la palabra “importancia” es la siguiente:

1. f. Cualidad de lo importante, de lo que es muy conveniente o interesante, o de mucha entidad o consecuencia.

Me detengo un instante en la última parte de la definición anterior:

 

“entidad o consecuencia”

Las cosas importantes son aquellas que tienen “mucha entidad o consecuencia”. Conscientemente quiero evitar entrar en ésta etapa en la discriminación entre consecuencias positivas y negativas o qué consecuencias son más graves que otras. Las relaciones entre unas y otras surgirán de las valoraciones personales. Este análisis que propongo es más bien anterior.

La esencia de una cosa importante es que habrá una repercusión relacionada con ella, es decir que toma forma la existencia de una relación de “causalidad” de ese algo con un resultado posterior. Resultado al que también conocemos como “efecto”.

En lo que se refiere a la organización personal, cuando organizamos nuestras actividades por tareas o “siguientes acciones”, ya sea de manera aislada o en el marco de un proyecto, la relación causa efecto se refiere a la realización efectiva de la acción o tarea y luego a su “consecuencia esperada”. Como no podemos adivinar el futuro, recurrimos a nuestra experiencia e imaginación para especular con que conocemos la relación causal entre la acción y el resultado esperado. Esto es el concepto de la “planificación” en su manifestación práctica más elemental.

Cuanto mejores sean los conocimientos del actor, ya sea por haber estudiado bien la teoría o por haber aprendido directamente de la práctica, mejor será la previsión de las consecuencias de una acción dada. Tanto las buenas como las malas.

Si la evaluación de las consecuencias es deficiente, fallará estructuralmente la base para la toma de decisiones que tiene lugar a posteriori, dando lugar a resultados insatisfactorios. Y esto aplica tanto a la existencia de acción como a la omisión de la misma.

A modo de ejemplo, imaginemos por un instante haber considerado erróneamente que la realización de un reporte no tiene consecuencias efectivas. Luego, de acuerdo a nuestra valoración personal, otra tarea de mayor  importancia para nosotros es “priorizada”, y realizada en lugar del reporte. Supongamos que hablamos de la capacitación sobre un tema específico (claramente nuestra capacitación es MUY importante).



Ahora supongamos que ese reporte estaba destinado a ser revisado por alguien de mayor responsabilidad quien al carecer del mismo toma una decisión equivocada.

¿Dónde estuvo el error? ¿En el proceso de priorización o en la falla al evaluar las consecuencias de cada una de las tareas?

Evaluar de manera inadecuada la importancia de las tareas es tan catastrófico para nuestra productividad personal que el solo hecho de detenerse un par de segundos a pensar cuál es la consecuencia de la realización de cada acción vale oro. Podemos decir que es una variante de la recomendación de “pensar antes de actuar”. Aquí diríamos “piense en las consecuencias antes de priorizar”.

No se pueden tomar decisiones efectivas sin una valoración adecuada de la importancia de la acción a considerar. Y ésta está íntimamente ligada a las consecuencias de dicha acción. Dele a las cosas la importancia que realmente tienen y luego priorice. Así podrá confiar en la calidad de su juicio, especialmente cuando el tiempo para pensar sea escaso. 

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jueves, 17 de mayo de 2012

Pensar antes de Actuar

A diario nos  enfrentamos a situaciones que nos sacan de nuestro plan, y por lo imprevistas muchas veces tendemos a “reaccionar” para contener la situación en vez de detenernos unos segundos para pensar mejor dónde estamos parados y recién después actuar.



Se puede trabajar de muchas formas. Una de esas maneras, la más elemental por cierto, es trabajar “a demanda” o como también se le conoce, en modo reactivo. El estilo reactivo de hacer las cosas parece muy útil porque otorga un aura de “fuerte actitud trabajadora” a la vez que nos permite quedar bien con todo el mundo cada vez que nos piden algo. Ser solícito con todos los pedidos “paga” desde el punto de vista político. Por supuesto, esto es hasta que no podemos cumplir más con nuestros compromisos o la realidad nos muestre que no podemos obtener lo que esperamos de esa manera.


La otra forma de operar es bajo las guías de un plan, aunque éste sea básico. De esta manera trabajamos de manera más ordenada y avanzamos en una dirección determinada hacia nuestros objetivos. Sólo que de vez en cuando es inevitable que se nos interrumpa y se nos pida que hagamos alguna otra cosa. O sencillamente surge un imprevisto que reviste el pre-supuesto carácter de “urgente” y como tal ponemos manos a la obra para evitar que se nos desborde la situación.

No quiero decir aquí que la actitud de sacarse el tema de encima rápido no sea valiosa. Muy por el contrario, soy un firme creyente en la actitud de “Cerrar Pendientes” o atajarlos antes de que se conviertan en uno.

Ahora bien, si se trata de apenas un par de minutos tal vez sea lo mejor liquidar el tema inmediatamente porque evitará una sobrecarga posterior.

Pero muchas veces el tema merece que uno se detenga apenas unos segundos a pensar, tomar un poco de distancia y re-evaluar la situación.
Tal vez el nuevo escenario merezca que se deje todo y uno se ponga a actuar inmediatamente, en cuyo caso negarse sería poco inteligente.
O tal vez lo mejor sea incorporar el nuevo tema a nuestro sistema de organización, ya sea directamente en nuestra agenda o a través de una bandeja general de entradas y no interrumpir abruptamente nuestra actividad actual que puede por cierto ser lo suficientemente relevante.



Esos pocos segundos en los cuales nos tomamos el trabajo de pensar antes de actuar pueden hacer toda la diferencia entre un día bien aprovechado y uno que no lo es. Porque de esos segundos depende una evaluación y subsiguiente ponderación de los pros y contras de los cursos de acción posibles, y como consecuencia una mejora en el control de nuestro tiempo.

Si lo pensamos detenidamente, son realmente pocas las situaciones bajo las cuales es necesaria una intervención intempestiva que no de tiempo ni siquiera a pensar unos breves instantes. Si incorporamos esto como hábito a nuestra manera de trabajar, lograremos hacer un uso racional de nuestro siempre escaso recurso: el tiempo.

Son sólo unos segundos, pero para todos aquellos que creemos que el tiempo es oro, los segundos donde pensamos antes de actuar representan dinero sabiamente invertido.

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jueves, 10 de mayo de 2012

Deseo de Alcanzar los Objetivos


Si tuviera que elegir de entre las muchas actitudes necesarias para ser más productivo cuál de todas ellas es la más importante, ésta sería por lejos “el deseo ferviente por alcanzar los objetivos”. Todas las actitudes son importantes, pero la motivación para alcanzar la meta es sin dudas aquella de la que menos podemos prescindir.


  


Cuando pensamos en las actitudes necesarias para ser más productivos podemos considerar aspectos relacionados con la parte cotidiana del asunto, tales como la obsesión por cerrar temas pendientes, el rechazo visceral a la pérdida de tiempo y el tratar de mejorar permanentemente nuestra manera de trabajar entre otras. 

 

Pero de todas las actitudes que podemos enumerar, considero que la más importante por lejos es una gran pasión o deseo ferviente por alcanzar los objetivos.

Uno puede tomarse el trabajo de elaborar complejas metodologías de organización y sostener férreas disciplinas diarias, pero sin el impulso vital hacia la obtención de nuestros objetivos todas esas herramientas carecerían de la energía necesaria para ponerlas en marcha.

Podemos tener una gran visión, una excelente misión, y el más sólido plan. Sin las ganas de llegar a la meta, serán documentos huecos sin significado alguno.

Es un hecho que es de suma importancia armonizar el conjunto. Por ejemplo, si le ponemos mucha voluntad a un trabajo, si siendo éste muy complejo no lo habíamos planificado bien estaremos cayendo con mucha probabilidad en un esfuerzo estéril. Sin embargo, muchas veces la mera fuerza de voluntad logra alcanzar objetivos de una manera tal que una planificación y meticulosidad excesivas no podrían reemplazar.

Aquí volvemos a la vieja idea de ¿por qué me organizo? En el fondo lo que busco es alcanzar mis metas, y de ser posible quitar del camino todo aquello que no esté alineado con ellas. Si mis metas y todo lo que genero como herramientas para alcanzarlas están hechos de manera inteligente, me motivarán lo suficiente como para impulsar mis acciones y corregir cualquier error que pudiera cometer en el camino, porque tendré claro hacia donde voy y porqué. El desarrollar  metas lo suficientemente motivadoras es por obvia consecuencia una actividad de relevancia dentro de mi sistema de organización.

Podríamos caer en la tentación de emparentar ésta actitud con la de “cumplir la tarea”. Se le parece bastante, especialmente cuando la tarea cumplida coincide con la meta. Pero rara vez ocurre esto, porque por lo general las visiones que nos motivan suelen ser el resultado de proyectos que tienen un proceso más o menos elaborado para ser completados, mientras que las tareas son pasos intermedios que me tendrían que llevar una vez realizados al cumplimiento del objetivo.

Si la tarea que tengo terminar está alineada con mi visión y misión, seguramente podré poner mi empeño con mayor determinación. Mi deseo ferviente por alcanzar mis objetivos me impulsará con fuerzas a completarla porque una vez hecha me habrá acercado un poco más a mi visión.

Si en cambio la tarea es una de esas que tengo que hacerla porque no me queda más remedio, ya sea por obligación o porque sencillamente no puedo decir que no, la actitud es más bien la de “tengo que sacarme de encima esto cuanto antes”. Y no digo que no sea importante ésta última, pero no es la que me hace sentirme más productivo, sino todo lo contrario. Me deja el sabor amargo de haber perdido mi tiempo, porque tenía cosas más importantes que hacer.

Lo que en el fondo creo que no debemos perder de vista es que nos sentiremos productivos si alcanzamos nuestros objetivos en los tiempos previstos o incluso antes. Si todo lo que hacemos es trabajar sin parar sobre tareas que no nos llevan hacia la meta, habremos hecho muchas cosas por cierto, pero al final del día no le importarán a nadie. Y peor aún, no nos importarán a nosotros.

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jueves, 3 de mayo de 2012

El Tiempo como Bien Escaso

A todos los efectos es válido considerar al tiempo como "un bien escaso" que requiere de una administración inteligente para sacarle el mayor provecho...
Las reglas del tiempo son bien conocidas. La cantidad que disponemos de él es limitada, fija e inmutable. Su paso es inexorable.


“El tiempo es dinero”. “El tiempo pasa”. “No desperdicies tu tiempo”.

Todas frases famosas acuñadas a lo largo de los siglos para recordarnos que no debemos perder nuestro tiempo, porque disponemos de él en una cantidad limitada. El día tendrá siempre veinticuatro horas. Ni una más. Ni una menos.

Existe un concepto un tanto engañoso en la idea de “ganar tiempo”. En principio esto no es posible. Estamos en condiciones de operar sobre la cantidad de tiempo que demandan las actividades en las que nos vemos envueltos, pero no estamos en condiciones de alterar el tiempo.

La noción del tiempo como un bien escaso se basa en el principio económico por el cual “las necesidades son siempre ilimitadas, mientras que los recursos son siempre escasos”.

El tiempo es un recurso como cualquier otro, pero que tiene una característica particular: todos los seres humanos lo disponemos por igual y en la misma cantidad. Decir “no tengo tiempo” es hasta cierto punto un error. Sin importar ningún detalle de nuestra vida particular,  todos y cada uno de nosotros tendremos veinticuatro horas diarias para atender la totalidad de nuestras necesidades.






Como condición de contorno es clara. Sólo podemos actuar sobre las tareas a las que nos dedicamos para que ese tiempo alcance. Dedicarles más o menos tiempo; enfocarnos en unas en desmedro de otras o sencillamente algunas cosas dejar sencillamente de hacerlas.

Lograr administrar este recurso es todo un arte. No es una ciencia exacta por la sencilla razón que cada caso es un mundo. Lo que le sirve a uno no le sirve a otro y es complicado sacar conclusiones generales.

La ciencia económica se dice que no es una ciencia exacta, sino praxeológica, es decir que versa sobre la estructura lógica de la acción humana.

La administración del tiempo es a mi modo de ver también una ciencia praxeológica, porque debe considerar todos aquellos factores que afectan a nuestras acciones como individuos en tanto nos permite alcanzar nuestros fines con los siempre escasos medios que disponemos.

Los principios de la acción humana son los siguientes:

§  El hombre actúa;
§  Prefiere unas cosas a otras;
§  Concurre a la acción para alcanzar sus siempre mudables, pero en cada momento concretos y específicos, fines;
§  El factor tiempo influye en su accionar.

Observemos el rol del tiempo. No es un elemento más.

El ser humano tiene a la “preferencia temporal” como un factor clave en su proceso de toma de decisiones. Si a igualdad de condiciones tiene que elegir entre obtener un mismo beneficio “ahora” ó “después”, va a preferir disfrutar el beneficio ahora, en el presente. Si posterga algún disfrute en el “hoy” es porque le trae alguna ventaja hacerlo en el futuro, al menos desde su particular punto de vista. Y como dijimos anteriormente, las valoraciones son siempre personales, con lo cual es difícil medir la calidad de su decisión basados en nuestra propia escala de valor.

Cuando nos vemos en la necesidad de “administrar el tiempo”, debemos ser conscientes que “administrar” es una acción, y que para que ésta tenga lugar nos debemos encontrar ante una situación de insatisfacción. En nuestro caso, esa insatisfacción viene del hecho de que el tiempo que tenemos disponible no nos está alcanzando para cumplir con todas las obligaciones y/o deseos que tenemos. Como consecuencia, debemos “hacer algo”. Debemos “actuar”, y en nuestro caso ese algo es “gestión de tiempo”. Gestión de "nuestro" tiempo.

Al actuar, deberemos dar “preferencia” a algunas cosas sobre otras. Esto es lo que comúnmente llamamos “priorizar”. Y al preferir una cosas sobre otras, estaremos tomando decisiones que implicarán algún coste, es decir que estaremos dispuestos a “pagar las consecuencias” de no hacer aquellas cosas que elegimos “conscientemente” no hacer.

Como podemos ver, el priorizar está en la misma esencia de la administración de nuestro tiempo. Nosotros tenemos fines o metas que queremos alcanzar, y el uso adecuado de nuestro tiempo es crítico para poder cumplirlas. A veces podremos compatibilizar nuestras metas con otras actividades de menor importancia para nosotros. Otras veces no.

Desde ya que el uso de metodologías elaboradas como la propuesta en GTD por David Allen nos pueden ayudar a incrementar nuestra capacidad de hacer. Y en algún momento hasta podemos llegar a una situación en la cual podemos tener la “ilusión” de ser capaces de hacerlo todo.

Pero la realidad siempre tiene la capacidad de sobrepasar nuestros mejores planes y métodos. El ejemplo más claro es la persona que dice a todo lo que le piden un sencillo “SI”. A ésta persona no hay capacidad de multitarea que le alcance. No importa el método de productividad personal que use, siempre existirá un punto en el cual no habrá medios “físicos” para cumplir con todo lo que prometa. Y le guste o no, el problema no estará en la forma en que revisa sus listas de tareas o la cantidad y precisión de los contextos que usa. El problema radicará en no haber sabido decir que “NO” a tiempo.

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